文書管理

ひびき®Sm@rtDBは企業内に存在するさまざまなタイプの文書を、ウェブ上で管理、共有するための文書管理データベースとして利用ができます。ビジネスユーザでも数時間で作れる位まで簡易化したGUIによる設計機能を提供しているため、現場部門が『文書管理・共有』に必要なシステムを、業務の要件に合わせて手軽に作る事ができます。

■GUI化された文書管理システムの設計機能

  ・文書登録フォーム設計機能
  ・一覧、閲覧画面の設計機能
  ・ビジネスプロセスに連動した、ワークフローの設計機能
  ・閲覧・編集権限、通知、全文検索などの文書管理機能

使いやすさはそのままで厳格にアクセス管理

■文書単位のアクセス権限設定

各業務プロセスに連携している文書は、厳密なアクセス権限設定の下に管理されます。文書単位で公開レベル、公開先、有効期間の設定、登録・編集・削除などの権限が、組織や役職、個人単位できめ細かく設定できます。

■文書内項目のアクセス権限設定

文書フォームを形成する各レイアウトブロックにまで厳密なアクセス権限を設定可能。
文書に記載されている内容に応じて、特定の表示項目を非表示にしたり、申請者のみ特定の項目を閲覧できるなど、設定をきめ細かく行えます。

■バインダ編集ロック機能

編集中文書の含まれるバインダに編集ロックをかけ、同時アクセスによる上書きミスを防止可能。多くのスタッフが関わる複雑な業務プロセスでも、厳密な更新履歴管理が可能です。

■文書閲覧権限と連動する印刷機能

印刷機能は文書の閲覧権限を持つ担当者のみが利用可能。閲覧許可の無い第3者による印刷はできません。

文書の一元管理で関連情報を常に見える化

■業務プロセス関連文書の一元化

業務プロセスと連携している文書には、ファイル添付も可能。文書を一元管理することで、関連情報が常に漏れなく「見える」状態を作ります。

パワフルな検索・表示機能で情報資産をフル活用

■文書のツリー表示

ツリービューにより、業務プロセスと連携している社内文書の管理・閲覧が容易に。文書の種類、未申請・申請済み等の多彩な切り口で表示できます。

■セキュアな文書全文検索

管理する文書や添付文書まで横断しての全文検索が可能。なお、検索結果は各文書の閲覧権限設定により制限がかかり、権限に応じて「見える」文書が変わります。万全のセキュリティの下、社内の情報資産をフル活用できます。

ドラッグ＆ドロップでできる多彩な文書フォーム作成

■グラフィカルで柔軟な文書フォーム作成機能

グラフィカルなユーザーインターフェースで、フォームレイアウトを一から簡単に作成可能。ドラッグ＆ドロップ操作など、特別な知識無しでも直感的にフォームが作成できます。

■文書フォームの再利用

作成済みの文書フォームをコピーして、再利用が可能。
定型文書などの作成作業を大幅に効率化します。