グループウェアの採用によって、全社共通の情報基盤ができてから数年がたちました。 最初にデータベース（以下DB）を作って以降、業務の見直しや担当者の異動を経た結果、「DBの変更方法がわからず、不便さに目をつぶって運用している」「使えないので使わない」、そんなDBが情報基盤の上にあふれかえり、手がつけられない…。 こんな状態に陥っていませんか？
そんな時は、DBの情報を「組織にとって価値ある情報」として活かす運用に必要なことはなにか考えましょう。
増え続ける「使えないDB」
「情報基盤」としてグループウェアを採用し、業務のすきまを埋めるためのDBを自分たちで作成できるようになりました。 そのDBを作成する権限は、どこまで付与し、どう運用するのがよいのでしょうか。
エンドユーザーにも権限を付与して運用すると、情報システム部門への依頼が減ります。
しかし、何年も運用した結果、以下のような課題が出てきていませんか？
- DB担当者の異動・退職に伴い、メンテナンスができない
- 膨大な数（数百～数千）のDBができてしまった
- 部門ごとに同じようなDBが乱立している
- 使われていないDBが放置される一方で、ディスク増設が必要
このような課題はどう解決したらよいのでしょう？
情報基盤上に簡単にDBを作れるというメリットは維持しながら、メンテナンスし続けられるようにするには、どこまで権限を付与するか？のポリシーを決め、それに合わせた運用フローを整備することがポイントです。
作成・運用を一手に引き受ける！
エンドユーザーに権限を付与するのではなく、情報システム部門で作成・運用を一手に引き受けるとどうなるでしょう。
このような運用では以下のメリットがあります。
- 【無駄の排除】重複した用途のDBを作らない・作らせない
- 【業務ノウハウ共有】他部門のノウハウを別部門に横展開できる
- 【設計ノウハウの蓄積と維持管理】設計・運用ノウハウは情報システム部門に蓄積され維持管理ができる
- 【ポリシーの一貫性を維持】「標準機能で実現する」という一貫したポリシーでの運用が可能
しかし一方で、一手に引き受けるとなると、情報システム部門の負荷が高すぎる！そう思うかもしれません。
その解決策として、「業務に則した基本のテンプレートを作成しておくこと」が有効です。
「基本テンプレート」を業務に合わせてカスタマイズする運用にすれば、少し手を加えるだけで済むので、運用負荷も上がりません。 テンプレートを用意しておけば、システム化の相談を受けてから最短１週間で実現など、素早く形にすることもできます。
このような運用を行いNotesDBを運用していた時に抱えていた問題を解消されたお客さまの事例があります。
【参考記事】サーラグループ様：Notesを刷新、グループ全社員をつなぐ新たな基盤にSmartDBを活用
業務部門と役割分担する運用・notes移行について詳しくはこちらの記事を参考にしてください。
【参考記事】ワークフローを活用して市場変化に強い業務システムにしよう！
【参考記事】Notesは移行すべき？よくある課題と移行する場合のポイントについて
運用負荷を下げる！選ばれる「SmartDB」
情報システム部門で作成・運用を一手に引き受けるなら、そのツールは、できるだけカスタマイズ不要で、簡単なツールであって欲しいですよね。
「SmartDB」には、以下の特徴があります。
- 標準機能で実現できる範囲が広い
- プログラミング不要
- 作成・変更が簡単
「SmartDB」であれば、標準機能で実現できる範囲が広いので、作り込みはほとんど必要なし。
プログラミングの知識は不要です。WEBブラウザによる簡単な操作で作成できるので、エンドユーザーと実現イメージを画面で確認しながら、手戻りなく進められます。
また、運用に合わせてシステムを改善し、より生産性が上がるよう、標準化を進めていけるか？これもポイントです。
「SmartDB」は、変更が容易で柔軟なので、業務に寄り添って改善でき、PDCAサイクルを回していくことができます。
情報基盤には運用しながら育てていけるツールを
作り込まれているがために、変更が難しいシステムでは、運用に合わせて形を変えていくのが困難です。変更が容易であるということは、運用に合わせて、業務に寄り添っていけるということです。
その時に求められているシステムをすぐに実現できる情報基盤ツールは、もはや、なくてはならないものです。
「変更ができない」「業務に追従できない」。そのような「柔軟でない情報基盤」では、手間もコストもかかってしまいます。
業務の改善活動アイデアを素早く実現する。
業務に合わせてシステムを柔軟に変えていく。
その運用は「SmartDB」なら実現できます。
