「SmartDB®」とRPAが連携することで何ができるのか、あるクラウドサービスに関する請求処理に対してRPAを導入して、業務を自動化・省力化した例をご紹介します。

クラウドサービスの請求処理ってどうしてるんだろう

最近、クラウド環境を利用したサービスを提供する会社が増えています。1ユーザあたり月額〇〇〇円の利用料でサービスを利用することができて非常に便利ですよね。

とあるクラウドサービスを提供している会社では、サービスチーム(クラウド環境のサービスを運用保守しているチーム)が、「SmartDB」を使って、お客さま情報(お客さま名、ユーザ数、請求予定日など)を管理しています。請求予定日が近づくと、利用ユーザ数を元にお客さまへの請求金額を計算し、基幹システムへ請求情報を登録していきます。

経理チームでは、基幹システムにて請求手続きを行い、それぞれのお客さまへ請求書を発送しています。

毎月の請求処理がたいへん

幸いなことに、クラウドサービスを利用するお客さまが順調に増えてきています。サービスを利用しているお客さまが少ないときは、請求処理を手作業で行っても問題ありませんでした。しかしながら、お客さまが増えてくるにしたがい、サービスチームおよび経理チームにとって、毎月の請求処理が、非常に大きな負荷になってきました。

そこで、近年の「働き方改革」の推進手段として、「RPA(Robotic Process Automation)」に対する注目度が高まっていることもあり、「RPA」を導入して、サービスの請求処理を省力化することにしました。

「RPA」と連携して自動化

「RPA」のロボットは、1日に1回「SmartDB」へログインし、以下の処理を行うように定義します。

  1. お客さま情報バインダをチェックする
  2. 請求予定日の3営業日前となったお客さまを絞り込み、利用ユーザ数などの情報を取得する
  3. サービスの価格表と、利用ユーザ数を元に、請求金額を算出します
  4. 請求内容を確認・承認するためのワークフローを開始する
  5. サービスチームでの確認・承認が完了したものは基幹システムへ登録する

経理チームでは、基幹システムに登録された請求情報を元に請求手続きが行われ、それぞれのお客さまへ請求書を発送します。

「SmartDB」と「RPA」の組合せが最強な理由

「RPA」と人間との連携

「RPA」による自動実行結果のチェックやエラー、イレギュラーパターンの発生時は、人の介在が必要です。人が介在することで、「RPA」の定義をシンプルにできます。

「RPA」専用のアカウント

「RPA」専用アカウントがあることにより、本来自動処理を行いたいバインダやプロセスへの導線が短くなります。その結果、「RPA」の定義やメンテナンスが楽になります。また、バインダやプロセスへ「RPA」の権限を付与するということも不要です。予め実行のための権限が付与されています。

「RPA」向けのHTML属性

文書一覧や詳細画面など、文書の各画面にHTML属性があります。配置や見た目が変わったとしても、HTML属性は変わらないので、「RPA」から部品や操作ボタンの特定方法に変更はなく、メンテナンスも不要になります。

RPAと連携して業務を自動化

「SmartDB」と「RPA」の連携により、さまざまな業務の自動化が加速します。単純に人の作業を自動化させるのではなく、上手く人間を介在させることで「RPA」の処理をシンプルにしましょう。「RPA」の処理がシンプルになることで、メンテナンスが楽になるハズです。「SmartDB」を導入して、人と「RPA」を連携させて、業務の効率をアップしましょう。

SmartDB×RPAは最強!