業務整理の3つのポイントとは？業務デジタル化は下準備が大切！

現在の業務を可視化・把握しておくことが重要

コロナ禍で、業務デジタル化を検討される企業は多いです。一方でデジタル化を検討するなかで何から手を付けていいのかわからないという声も耳にします。

「何に移行するのか」という、ツールの検討も大切です。
しかし、業務のデジタル化を検討するうえでも、ツールを選定するうえでも、「何を移行するのか」という観点で、現在の業務を可視化・把握(業務整理)しておくことが重要だと、ドリーム・アーツは考えております。

業務デジタル化を成功させるため、また業務デジタル化を通して課題を解決するために、業務整理は必要不可欠となります。実際に「SmartDB」で業務デジタル化による効果をあげられているお客さまは、お客さま自身やドリーム・アーツと一緒に業務を可視化・把握するために、業務の棚卸しやフローの整理を行っております。

個別業務の整理　3つのポイント

ドリーム・アーツでは業務整理を「業務全体」と「個別業務」の2つにわけて整理をすることをお薦めしています。

今回は「SmartDB」を検討されるお客様によくご質問でいただく「個別業務」の整理について、特に重要である「個別業務の整理　3つのポイント」をお伝えしていきます。

１．業務改善を大前提にする

単純に現行業務のまま、新たなシステムに当てはめていこうとすると、そのシステムの特性を生かしきれなかったり、 相性が合わない部分も無理やり設計したりすることで、複雑なシステムになりがちです。

「紙業務をそのままデジタル化すればよい」という考え方ではなく、「業務をよりよくするにはどうすべきか」という考え方にシフトすることが大切です。

２．目的を明確にする

業務をデジタル化する際、「デジタル化をすること」「作ること」自体が目的になってしまうことがあります。デジタル化をすることが目的となってしまうと、完成したとしても利用度が上がらずに、メンテナンスもおざなりと、形骸化してしまうことが多いです。

今の課題は何なのか、デジタル化を通じて何を解決したいのかなど現行業務の課題点とデジタル化の先に見据える本当の目的を曖昧にせず、明確にしましょう。

デジタル化をすることはゴールではなく、むしろスタート。継続的な利活用の測定や運用、改善サイクルをかけていくことができるようになります。

３．業務を可視化する

業務整理を進めていく際に、「対象となる業務にまつわる情報を集める」という段階があります。集めた情報も散乱したままでは意味がなく、情報を整理して全体像を掴むことが重要です。

デジタル化の目的を定め、業務についての情報を手当たり次第に洗い出すだけでは情報が散乱しています。情報を一か所に集め、可視化をすることにより、何が必要で何が不要なのか、そしてどこに問題があり何を解決すべきなのかがわかるようになります。

また、業務を可視化することで下記のようなメリットがあげられます。

• 今後の業務の見直しが簡単にできるようになる
• 認識合わせがスムーズになる
• 引継ぎや教育をスムーズに実施できる

まずは身近な業務の業務整理から

業務を整理することで、これまで気づかなかった見直しポイントや業務改善アイデアが見えてくるはずです。まずは身近な業務の業務整理から始められることをおすすめします。
ぜひ、デジタル化を検討される際に抑えるべきポイントとして、何かご参考になれば幸いです。

ドリーム・アーツでは大企業のお客様のデジタル化を進める中で、経験してきたことを簡単な整理ツールとしてまとめております。業務整理にはさまざまなやり方があるかと思いますが、一つの例として皆さまのお役に立てればと思います。
具体的な業務整理の方法、そして業務整理を行ったお客さまの事例をお伝えしている動画はこちらです。

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この記事の執筆者：吉岡　（マーケティンググループ）

新卒でドリーム・アーツに入社
営業として様々な大企業のお客さまを担当し、課題解決に向けた提案活動を実施
マーケティンググループへ異動し、お役に立てる情報提供を目指し活動中