ペーパーレス化検討を進めるには?働き方を変えるためのヒントをご紹介

いつでも自由に書き込める紙は、利便性がよく、業務では手放しがたいもの。
しかし、テレワークにより、紙を前提とした働き方が難しくなっている現在、業務そのものの見直しが必要に迫られています。
働く人の業務効率を上げるためには、1人1人の持つ情報をいかに素早く連携できるかが重要となるため、検索性や情報一元化、情報の見える化が求められるようになりました。

ペーパーレス化はこれまでの働き方を見直すきっかけとなり、ペーパーレス化を推進していくことで本来注力すべき業務の時間を創出し、働く人のゆとりを作ることができると考えています。
ではどのようにペーパーレス化を進めていくのか、本記事では検討の流れに沿ってご紹介します。

ペーパーレスとは

あなたは「ペーパーレス」と聞いてどのような紙業務を思い浮かべますか?

「契約書」「文書管理」「申請承認」「会議資料」・・・

前述したように、「ペーパーレス」は、さまざまな紙の資料や文書を減らし生産性向上を図る取組みです。紙の資料・文書を削減し、デジタル化することで情報の検索性を高め、業務効率を高める効果があります。

しかしながら、「ペーパーレス」の対象は広く、なかなか検討が進みにくい取り組みでもあります。

私たちドリーム・アーツも、これまでペーパーレス化に関して多くのお問合せをいただいてきました。どのように「ペーパーレス」の検討を進めていくのか、お客さまの取組みから得たヒントをご紹介いたします。

ペーパーレス化 検討の流れ

1.目的を明確にして、経営層を巻き込んだ全社プロジェクトとして進める

なぜペーパーレス化を行うのか、現状の課題は何か。
ペーパーレス化は、紙媒体をそのまま電子化するのではなく、業務そのものを変え、効率化していく取組みとなります。そのため、目的を明確にした上で経営層がリードすることで、全社的な取り組みとしてペーパーレス化を推進することが重要です。ドリーム・アーツからお客さまへご提案した目的やメリットの一例をご紹介します。

目的例

  • 情報共有スピード向上による業務効率化
  • 意思決定スピード向上による競争力強化

メリット例

  • 情報整理に費やす時間とコストの削減
  • 情報共有や検索がスピーディーに
  • 情報が見える化され、申請や報告がスピーディーに
  • 情報漏洩、紛失防止により情報セキュリティ強化

2.ペーパーレス化対象の紙媒体を決める

全ての紙媒体をペーパーレス化対象とする必要はありません。「ペーパーレス化」に取り組む際、紙の資料や文書は大きく2つの型に分類されます。

情報蓄積型
資料や文書、ノウハウを蓄積し、共有を目的とした情報資産。
文書例:掲示板、契約書、正式文書、会議資料、設計書、ヒヤリハット、営業資料…
依頼型
業務遂行のために必要な依頼や承認・決裁などのお伺いを目的とした判断が必要な情報。
文書例:見積依頼書、問合せ管理、稟議・決裁書、人事総務系申請書、業務指示書、商品開発企画書…

まずは、業務影響が少なく、取り組みやすいところからペーパーレス化検討を進めていくことをおススメします。
例えば…「役員会議資料」
経営層が使う場でペーパーレス化のメリットを享受できれば、その後のペーパーレス化の取組みが進みます。

どの文書から始め、展開していくか、ある程度見込みを立てていきましょう。

3.対象とした紙媒体の関係者を巻き込む

関係者に対してペーパーレス化の目的やメリットを共有します。経営層の後ろ盾があることで、優先度を落とさずに推進することができます。

4.計画を立ててペーパーレス化を推進

KPIや体制を整理することで計画が立てやすくなります。計画立てに必要な以下の項目について検討、関係者とすり合わせしていきましょう。項目が埋まれば、あとは実行していくのみです。

計画立てに必要な項目

  • KPI設定 -現状の時間やコストを算出しペーパーレス化によってどのような効果を期待するか設定
  • 現状紙媒体の移行可否
  • ペーパーレス化推進体制構築
  • プロジェクト開始時期
  • 効果チェックポイントの設定

ペーパーレス化の効果とは

ペーパーレス化を行うことで生産性が上がる、効率化に繋がる、と言葉で分かっていても具体的にイメージしにくいかもしれません。「SmartDB」でペーパーレス化を実施した効果をピックアップしてみました。

ペーパーレス化の効果

  • モバイルからも確認できるので承認スピードが早くなった!
  • 書類の保管スペースが減り、紙代や印刷代もなくなったのでコスト削減できた!
  • 申請業務にかける時間が減って、より付加価値の高い業務へ専念できた!
  • 属人的になっていた確認フローが標準化されるため、漏れなく必要な人へ確認依頼!
  • 文書をリンクやコメントでパッと複数名へ共有でき情報展開がスピーディに!
  • これまで紙でできなかった、他システムとの連携が可能に!
  • 手作業だった集計が自動で簡単に!

具体的な数字効果はご紹介できませんが、「承認スピードが上がった!」という声をお客さまからいただいております。

ペーパーレス化を推進することで、紙の削減という物理的なメリットもありますが、紙で実現しえなかった他システムとの連携や、素早い情報連携によりコミュニケーションスピードの向上など、身近な業務をペーパーレス化しても享受できる効果もあります。体感的に評価をするでもよいですが、効果が図りづらいペーパーレス化については、時間単位で効果計測していくと分かりやすいのでおススメです。

迷った場合は身近な業務からペーパーレス化を

紙の分類を大きく二つ、❶情報蓄積型と❷依頼型に分けましたが、ペーパーレス化の対象が決まったら、業務整理を進めながらどのツールでどのようにデジタル化していくかを考えていく必要があります。

ただ、対象を決めるにも時間がかかってしまうという場合には、まずおススメしたいのが、身近にある業務のペーパーレス化です。いくら全社的な取組みといっても、いきなり部署をまたぐ紙業務を電子化するのは関係部署も増えて大変です。まずはペーパーレス化した、電子化した事例を身近に作り、その成功体験をもとに横展開することをおススメします。皆さま、一番初めはやりたがらないかもしれませんが、ペーパーレスではまずやってみる!を合言葉に進めていただければと思います。

こちらのブログもぜひご覧ください。

関連記事
業務整理の3つのポイントとは?業務デジタル化は下準備が大切!

業務整理の3つのポイントとは?業務デジタル化は下準備が大切!

全社の申請業務や、現場部門の紙・Excelのさまざまな業務のデジタル化を進めていくための第一歩は「業務整理」です。ポイントを3つに絞ってご紹介してます。

関連記事
ノーコード・ローコードツールの選定ポイントは?

ノーコード・ローコードツール選定のポイントとは

どのような観点でツール選びをしていますか?大企業がノーコード・ローコードツールを導入する際のポイントを7つにまとめてご紹介します。

「SmartDB」なら柔軟なフォームや高度なワークフロー作成でペーパーレス化を推進

ペーパーレス検討の進め方、ヒントはご参考になりましたでしょうか?

「SmartDB」は、1.情報蓄積型と2.依頼型の両方に対応できる、文書管理機能とワークフロー機能を併せ持つクラウドサービスです。紙ならではの柔軟なワークフローや閲覧権限など、大企業・複雑な組織を想定した管理機能を持ち合わせているため、ペーパーレス化を幅広く対応していけます。
ぜひ、どんどんペーパーレスを進めていってくださいね!

関連ページ
ノーコード・ローコードで業務をデジタル化

ノーコード・ローコードで業務をデジタル化

大企業の業務デジタル化をノーコード・ローコードで実現できる「SmartDB」の特長を徹底解説します。

マーケティンググループ とぅーま

この記事の執筆者:とぅーま(マーケティンググループ)

沖縄県出身のマーケティング所属。元営業で建設業や通信業、保険業などの大手企業を担当。ブログ記事執筆は初心者ですが、みなさまが持つお悩み解決のヒントになる記事を発信していきたいと思います!