業務デジタル化でWebデータベースが有効な利用方法を考えてみた

皆さんは「Webデータベース」と聞いて、どんなイメージが浮かびますか?
なんとなく難しそうと感じている方はぜひ今回の記事をご覧ください。
読み終わった時に「あの紙なくせそう」「デジタル化すれば、もっとテレワークできる」など、具体的なイメージを持っていただけたら幸いです。

「すでに理解しているよ」という方にはこちらの記事をオススメします。

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「Webデータベース」とはなんでしょうか?そもそも「データベース」という言葉がよくわからない。よくわからない「データベース」が「Web」と合体することで、なにが便利になるのか?

Webデータベースを身近なものに例える

ワークスタイルの変化によってオフィスへの通勤が激減したという方も少なくないと思いますが、「Webデータベース」を皆さんの身近なものに例えると電車やバスになります。少なくとも私の中では(乗り物に特段詳しいわけではありません)。

電車やバスでは座る場所や立って吊り革につかまる場所などが決まっており、それぞれ利用できる人数も定められています。7人掛けシートに8人座ることはできませんし、吊り革に乳幼児がつかまることもできません。「Webデータベース」も同様、予め決められた場所には決められた情報の種類・数しか入れることができないのです。これは「Webデータベース」固有のことではなく、例えば氏名項目に住所を入力してはいけない、というのは紙の業務でも同じことですよね。

Webデータベースを電車に例えた図

このように予め定まった型の業務をデジタル化するのに「Webデータベース」は効力を発揮します。
とはいえ、業務は大なり小なり変化するのが当たり前で、その度にシステム部門に頼んでなんかいられません。

業務部門の方が「Webデータベース」を選ぶ際には、IT知識を必要としないノーコード / ローコード対応であるかが重要

業務デジタル化の入り口 = Webブラウザ上に今ある紙やExcelを再現する

「Webデータベース」というものがなんとなく理解いただけたでしょうか。
では、次はビジネスで使うメリットについてです。

仕事で使う紙・Excel(場合によってはAccess)の多くがWebデータベースでデジタル化できます。その時に必要なのはITスキルではなく、実は「業務の理解度」。そして、それ以上に必要なのがデジタル化した後のイメージを思い浮かべられるかどうかです。この紙がなくなったら自宅で仕事ができる、Excelを一元化できればデータを都度確認する必要がなくなるなど。

まずは身近にある業務で試してみましょう。
企業にはさまざまな台帳・帳票があり、その管理に苦労されている方は少なくないと思います。台帳・帳票は紙で保管しなければならないなどの決まりごとがあるかもしれませんが、多くの場合にはシステムで保存したデータを紙でも保管しておくことで代替できます。紙を紛失してもデータは残っているメリットも決して小さくありません。

誰が入力した、誰が更新したなどの把握が紙やExcelよりカンタンにできるため、その他では顧客データやアイデア共有などもデジタル化の入り口となる業務には適しています。台帳・帳簿も含めて、せっかく一元管理してもデータを見る融通が効かなければ、社員ごとに独自データを管理する時代に逆戻りしてしまいます。

「Webデータベース」を選ぶ際には、色々な切り口でデータが見えるかなど、紙やExcelでできなかったデジタル化するメリットを明確にする

「Webデータベース」、少しは身近に感じていただけたでしょうか。 次回は「ワークフロー」について書いてみたいと思います。

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マーケティンググループ 梅原

この記事の執筆者:梅原 (マーケティンググループ)

中堅中小向けパッケージメーカーから転身。
ドリーム・アーツでは営業やSI活動などを経験し、現在は大企業向けのマーケティング活動に日々奔走中。パートナーとのアライアンス対応で、システム面でのやり取りも担当中。