脱Excelか活Excelか?

表計算ソフトのMicrosoft Excelは、業務を進める上で非常に便利なツールです。しかし、活用分野によっては逆に業務の効率を落とす原因になることがあるため、「脱Excel」を目指す企業も少なくありません。本記事では、脱Excelを検討している方に向けてExcelの主な弱点やデータベースでデータ管理をするメリットなどについてご紹介しています。

業務でExcelを活用する課題とトラブル

Excelは、あらゆる企業のさまざまな業務で利用されているソフトです。データ集計やグラフ作成などが簡単にできる上、高度な関数を使ったり図を描いたりすることもでき、非常に便利なものです。また、どの企業でも使われていることから、ファイルの形式などを気にせずにデータをやり取りされています。しかし、万能と思われがちなExcelにも不得意な分野があり、気づかないうちに業務の非効率を招いている可能性があります。

〇Excelが得意なこと ×Excelに不向きなこと
データ集計 大容量のデータ処理
データ抽出 複数人による同時編集
グラフや表によるレポート作成 更新のリアルタイム反映
入力フォーマットのカスタマイズ
(管理項目の増減)
複数データの統合
統計分析 アクセス権限管理
マクロ機能による定型作業の自動化
業務でExcelを活用する課題とトラブル

フォーマットが部署や取引先ごとに異なっており処理に時間がかかる

異なるオフィスや部署、取引先などから受け取る各種書類は、たいていの場合バラバラに作成されたファイルであるため、共通のExcelフォーマットにまとめる作業が必要になります。本来であればExcelの活用によって業務が効率化されるはずです。しかし、まとめること自体の負担が大きくなり、作業をおこなう事務や総務の現場では非常に大きな労力がかかるという問題が生じます。

膨大なファイルの管理工数の多さと最新データの見つけにくさ

いつ作成したか、なんのために作ったのかわからないExcelファイルが、気がつけば膨大にたまっていた、といった経験は多くの人にあることでしょう。また、データを複数人でやり取りして修正を重ねることで、バージョン違いのファイルが複数作成され、どれが最新のデータなのか見つけづらくなるケースがしばしば起こります。このような事態は業務の効率を悪化させ、管理工数が余計にかかってしまう原因になります。また、経営判断に使うデータをExcelにまとめていた場合、最新ではないファイルを参照してしまう恐れがあり、経営上の問題が出てしまいかねません。さらに、やり取りするうちにデータ量が増えすぎると、Excelは大容量のデータを処理するのが不得意なため、ファイルが破損するというリスクもあります。

システム化(マクロ化)が都度必要かつブラックボックス化しやすい

Excelには決まった手順の操作を自動化できる「マクロ」機能があります。作業を効率化できるため、情報システム部などにマクロの作成を依頼する場合もあるでしょう。使う側にとっては便利ですが、作る側にとっては手間がかかるものです。たとえば、マクロの作成を頼まれることが多い情報システム部では、各部署から似たようなマクロの作成を頼まれている場合があります。作成するマクロの内容が似ているなら使い回しが効きそうですが、内容が若干異なっていたりファイルの仕様が不明確だったりするため、使いまわしは実際のところ難しいという事情があります。

また、マクロは適切なメンテナンスが実施されないと業務に支障が出ることがあります。たとえば、マクロの仕様を知っている人が退社してメンテナンスが不可能になり、マクロがブラックボックス化してしまうというケースが考えられます。仕様を把握せずに使っているうちに異常な処理が起きても気づかず、業務に支障をきたす事態につながってしまうのです。

Excel業務の改善に注目「脱Excel」とは

「脱Excel」とは、上記のようなExcelの課題や苦手部分を回避するために、別のツールへ移行することを指します。
Excelは、複数人によるリアルタイムでの同時編集や複数データの管理などには向きません。「ブックの共有」という機能の利用や、クラウド版のExcelであればオンラインでの共同作業などで同時編集自体は可能ですが、編集中のデータは即時反映されないためタイムラグが発生します。また、突然のファイル破損や編集不可能に陥るなどのトラブルが起きることも少なくありません。ほかにも使い勝手の悪い部分があるため、近年ではデータを頻繁に共有する必要がある企業を中心に脱Excelの需要が高まりつつあります。

脱Excelのメリットとは

WebデータベースやBIツールなど業務内容に応じたツールを使い分けることで作業を効率化できます。Excel以外のツールを採用することのメリットとしては、「膨大なデータを管理できる」「データ共有が簡単になる」「データの定型化ができ整合性を取りやすい」といったことが考えられます。

脱Excel化したい業務は何かを考える!

脱Excelをすると決めたのはいいものの、まずはどこから手を付ければよいのか悩む方も多いでしょう。まずは、「連携する業務」を優先的に脱Excel化するべきです。たとえば、部署を横断して情報を取り扱う業務や異なる部署同士が同じ方法で作業する業務、情報を蓄積して将来的に活かす計画がある業務などが当てはまります。また、いわゆる「Excel方眼紙」や印刷して手書き記入する用途でのフォーマット作成といった、本来の機能と逸脱した使用ケースでは脱Excelすることをおすすめします。

脱Excelか活Excelか

Excelを完全になくす必要はない

これまで「脱Excel」にフォーカスしてお伝えしてきましたが、実際にはこれまでの業務から完全にExcelをなくす必要はありません一連の業務を行う上で大変な部分を他のツールに移行すれば良いだけであり、Excelが得意としている部分まで無理に移行することはありません。したがって、Excelでうまく運用できている部分はそのまま残しつつ、作業が煩雑になりがちな部分やExcelが苦手な部分だけ他のツールに移行するのがベストです。Excelを完全になくすのではなく、Excelと他のツールそれぞれの得意な部分を掛け合わせた「活Excel」を目指すことで、今の業務がより効率的かつ有用になります。

Excelを完全になくす必要はない

大切なのは「仮説検証型企業」になること

VUCA時代、競合他社との勝負に勝ち抜く生産性の高い企業になるためには、外部環境の変化を察知し、ビジネス課題に対して仮説をたて素早く検証し業務を改善していく、「仮説検証型企業」であることが重要になります。そのためには社員一人ひとりが考え、業務を改善していくマインドセットを持つことが必要となります。
「VUCA時代:自律的業務デジタル化の夜明け」

Excelは特別なITスキルがなくとも直感的な操作で、業務部門含めて一人ひとりがデータ分析をおこなうことができるツールであることから、データ活用を重要視し、仮説・実践・検証型のサイクルを繰り返す企業では、Excelを使ったデータ分析講習会の開催や、Excelを使ったデータ分析スキルを昇給基準に含めるなどの工夫を実施している場合もあるほどです。Excelは確かに、仮説検証型企業になるためには必要なツールなように思えますが、企業活動においてこれまでと比較にならないほど膨大な情報やデータを扱うようになった今、Excelの利用時に前述のようなさまざまな制限や限界の影響をより強く受けることは間違いなく、どう共存していくか検討が必要となっていきます。

Webデータベース「SmartDB」に移行するメリット

Webデータベース「SmartDB」で脱Excel

脱Excelの第一歩としてWebデータベース機能を持つ「SmartDB」をご提案します。
【参考:「Webデータベース」について知りたい方はこちら】

「SmartDB」を活用するメリットとして、「管理データを一元化できることによる手間の減少」「生産性の向上」「仕事の品質の確保」「膨大なデータを管理できる」といったことが期待できます。「SmartDB」はノーコード・ローコードツールなので、ITになじみの少ない業務部門でもデジタル化を推進しやすいです。また、このVUCA時代には業務プロセスの変更は日常茶飯事でしょう。Excelであればメールに添付してのやり取りなどで共有の仕方がかなり煩雑になりますが、SmartDBはプロセスまでもデジタル化が可能です。業務プロセスに変更があった場合、システムにも即反映が必要になりますが、「SmartDB」は画面からの設定操作のみでプロセス変更も簡単にできるので、社員一人ひとりがデジタルツールを用いて業務改善に取り組むことが可能です。これにより、業務改善の高速化と社員の改善意識の向上にも繋がり、「仮説検証型企業」の実現に貢献するでしょう。脱Excelの一環として「SmartDB」を導入することで、Excelの苦手な分野を補えるほか、社員の一人ひとりがデジタルデータを活用し、業務改善に取り組んでいけるような環境を構築できます。
【参考:Excelによる台帳管理はもうやめたい!】

Excel帳票を取り込んで入力フォームを作成

「SmartDB」は既存Excelの活用もできます。ここでは「SmartDB」と既存のExcelファイルを連携させて活用する方法をご紹介します。すでに作成されたExcel帳票をドラッグアンドドロップの操作で「SmartDB」に取り込むだけで、入力フォームを自動で作成し、Webデータベースを作ることができます。ITが苦手という方にこそお使いいただきたい機能です。もちろん、プログラミングやマクロの知識などは一切不要。属人化したシステムはメンテナンスに悩みますが、そんな心配からは解放されます。
【参考:簡単かつ瞬時にデジタル化!SmartDB「業務アプリ」作成ステップご紹介】

Excel帳票を取り込んで入力フォームを作成

Webデータベース「SmartDB」で活Excel

「SmartDB」にはWebデータベース上に蓄積したデータをExcelで活用するための機能もあります。帳票出力機能とCSV出力機能です。帳票出力機能では「SmartDB」のWebデータベース上で蓄積したデータを規定のフォーマットのExcelファイルに出力してダウンロードできます。Excelで出力できることも実は大きなメリットです。BIツールを使わずとも、Excel上で気軽にデータを分析したり、「SmartDB」を利用していない外部の方への共有はファイル形式を気にしないExcelの方が便利だったりと、Excelだからできることももちろん多いのです。CSV出力機能ではWebデータベース上に蓄積したデータをCSV形式で出力することができます。ピポットテーブルやグラフ作成用のデータを取得するのに便利な機能です。ビュー機能と組み合わせることで、どの項目のデータをどの順番で出力するのかも画面操作のみで簡単に設定できるので業務部門でも自分たちでデータ分析を簡単におこなうことができる環境を構築できます。

このような機能を備える「SmartDB」なら、Excelの弱点をカバーしつつ脱Excelと「活Excel」の両立も図れます。Excelでの業務の進め方に課題を持ち、業務効率したいと感じている方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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マーケティンググループ 金井

この記事の執筆者:金井 (マーケティンググループ)

大手SIerからベンチャー企業に転職。
データ分析・活用をきっかけにエンジニアからマーケティングに職種をチェンジし、現在はマーケティング業務とカスタマーサクセス企画業務を兼務。