さまざまな業務の流れを簡単に電子化する、
最強ワークフローシステム
大企業の業務は1人で完結するものはなく、部門を横断して多くの人がプロセスに関わります。
申請書だけでなく、業務そのもののデジタル化をするためには大企業に合ったワークフローシステムが必要です。
こんな人におすすめ
ワークフローシステムは既に導入済みだが、なぜか紙業務がなくならない
部門横断の業務連携ができない
内部統制・監査にも強くて全社で使えるワークフローがない
基幹システムとの連携に苦慮している
こちらでご紹介しているワークフロー機能群を、実際の画面キャプチャを交えてわかりやすくご紹介した機能紹介資料をご覧いただけます。導入の検討にぜひお役立てください。
自由自在かつ簡単に設定できる承認ルート
複雑な稟議・決裁などの承認ルートを簡単実現
複数部門による並列承認や条件分岐から別のワークフローへの連携まで、複雑な稟議・決裁などの承認ルートも簡単に実現できます。
簡易なワークフロー機能を搭載したグループウェアはもちろん、専門ワークフローシステムでもここまでの自由度はありません。
条件分岐
申請書に記載された分類項目や関係部門、金額など、その時設定された条件に基づき、自動的に承認ルートを判定し、分岐します。今まで人手で都度判断していた面倒な振り分け作業も、簡単にデジタル化することができます。
例えば
- 金額によって承認ルート（課内承認 or 部内承認）を分ける
- 申請分類に関係する業務部門にだけ回付する
コメントを求める
申請内容について承認ルート担当者だけで判断できない場合、他の部門に「コメントを求める」ことができます。求められた部門のコメントは、承認履歴として記録されます。紙の申請書でしかできないと考えていた複雑な業務も、簡単にシステム化することが可能です。
例えば
- 契約に関する内容について法務部門に意見を求める
- コンプライアンス部門に申請内容の是非を確認してもらう
複数部門・担当者で並列承認！決裁までの期間を短縮
合議など複数部門の承認が必要なシーンでは、並列で承認ステップを進められる並列承認が可能です。紙の申請書ならではの価値と考えがちな融通も「SmartDB」にお任せ。差戻しや否認が発生時は、並列承認中でもワークフローの進行をストップさせ、申請者に戻せます。
例えば
- 同一の承認ステップの担当者全員が承認するまで次のステップに進ませたくないとき
- 複数部門の業務関係者、部門長が承認するまで次のステップには進ませたくないとき
別のワークフローに連携
ワークフローの特定ステップをキーに、さらに別業務のワークフローを開始することができます。こうした自動処理は、業務効率化だけでなく、ミス防止など業務精度の向上にもつながります。
例えば
- 問い合わせワークフロー完了時、別業務のFAQ作成フローを始める
- 購入申請ワークフローの完了時に、購買ワークフローを開始する
状況に合わせた動的なルート変更
突発的なルート変更が発生した場合も、紙の申請書のようにその場で担当者が回付先を変更できます。
承認者を申請内容ごとに指名
業務の内容や組織内での役割が流動的で承認ルートをパターン化できない場合には、申請者が内容に応じて適切な承認者をマスタから名前で指定するようなワークフローを作成できます。
承認者の追加・変更
受け取った申請内容の可否が自分だけでは判断できない、申請・業務内容によって担当者が違うという場合に備え、自分の前後に承認者を追加したり、別の業務担当者に変更したりといった自由度の高いワークフローを簡単に作成できます。
差戻し/取戻し/再申請も簡単設定
申請書を出した後に取り戻して追記事項などを修正したい場合には、回付中でも申請者自身で取り戻すことができます。取り戻しを許可する範囲も承認ルート設定の中で指定することができます。
