ワークフロー
紙文書でおこなうワークフロー業務は、決裁までに長い時間がかかります。申請の対象が組織や役職でなく「人」に紐付き、業務が滞留してしまうことも。
「Sm@rtDB」には日本企業でのワークフロー業務に寄り添う、多くの機能が備わっています。
自由自在なプロセス設定
設定画面に応じて担当者が業務プロセスを作成できます。
画面上で遷移の経路を繋げていくだけで、プログラミングの知識がなくても担当者ご自身での設定が可能です。
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条件による分岐
金額などの一定の条件により、自動で業務プロセスの処理ルートを変更することができます。
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組織改正時のメンテンナンス
連携する企業情報ポータル「INSUITE」にて組織情報が組み変わると、「Sm@rtDB」上の承認者も自動で変更されます。組織変更や人事異動の際のメンテナンスコストを大幅に削減できます。
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並行処理ができるサブプロセス機能
業務プロセスを並行処理させることができます。
「合議」や「他部署への申請」を同時進行させる事で、意思決定のスピードが向上します。
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自動処理
「入力された内容のコピー」「他文書やシステムへの連携」など、処理の内容が決まっている業務は「Sm@rtDB」に自動で行わせることで、人によるミスの発生を防ぐことができます。
画面上からかんたん申請
「Sm@rtDB」のフォームから必要事項を入力し、「業務開始」をクリックするだけでワークフローが開始します。
再利用や取り戻し
一度申請してワークフローが進んでいる文書でも、「再利用」や「取り戻し」をおこなうことができます。何度も書く申請書・見積書などは「再利用」することで、書類作成時間を削減できます。
ステータスをチェック
自分が申請した文書が、現在「誰」まで回っているかを常に確認することができます。
手早く承認
「ワークリスト」から申請された文書を確認し、「承認」「否認」などの判断をします。
申請業務がきたらメールで通知、などのお知らせもワークフローごとに設定することができます。
ワークリストから承認
ワークリストから文書を選び、「承認」「否認」などを実行します。モバイル上でも確認ができるので決裁までの時間短縮に繋がります。
コメント追加が可能
申請に対して補足事項がある場合に、文書を直接編集したり、コメントを入力することができます。埋もれてしまいがちなメールでの指示を、ワークフロー文書のコメント内で直接指示することで、確実に情報を伝えることができます。
代行者設定
長期休暇や不在時などの場合に、期間を指定して自分の業務の処理代行者を設定することができます。この代行者設定機能を使うことで、業務の属人化や滞留を防ぐことができます。
連携でもっと手軽に
タイムライン上に通知される申請に対して、スワイプ操作をおこなうだけで、承認・否認などのアクションが完了。
申請に対するコメントも入力ができます。サクサクと承認が進み、ワークフロー業務の進行スピードが向上します。
スワイプで承認
タイムライン上に通知される申請に対して、スワイプ操作をおこなうだけで、承認・否認などのアクションが完了。申請に対するコメントも入力ができます。サクサクと承認業務が進み、ワークフロー業務の進行スピードが向上します。
ワークフロー状況の管理
管理者であれば、「Sm@rtDB」に流れるワークフローを一覧で見ることができます。
管理者には、システム部門の管理者だけでなくて部門の責任者を設定することができます。
業務の滞りをチェック
処理が流れずに滞留している業務の担当者や、申請からの経過日数などがわかります。気になる担当者に直接連絡を取り、状況を確認することができます。
決裁ルート自動生成機能
ワークフローは、新たに作成するよりも既に作成されたワークフローのメンテナンスコストが高いことが課題です。大組織であればあるほど、数百個の承認経路を、組織変更のたびにメンテナンスする必要があり、膨大なコストが発生しています。
「決裁ルート自動生成機能」を使うことで、メンテナンスが容易になります。
決裁専用の組織図を作成
まずは、普遍的な組織図を「Sm@rtDB」上で作成します。
企業で一般的に策定されている、「職務権限表」の“権限と経路”をそのまま当てはめることができます。
申請ごとの権限を決定
作成した普遍的な組織図に、「それぞれのワークフローがどこまで決裁される必要があるか」を設定していきます。
出張申請は「部」単位で決裁終了、稟議申請は「経営会議」で確認、など、ワークフロー単位で設定することができます。
複雑な業務への対応
外部プログラムと連携させて、複雑なビジネスロジックにも対応することができます。
外部プログラムとの連携
「Sm@rtDB」上の情報を取得し、外部プログラムへ情報を渡すことができます。外部プログラムからの戻り値を「Sm@rtDB」に設定するなど、基幹システムとの連携を実現します。
ログの管理
企業にとって、内部統制は必須事項です。「Sm@rtDB」は、内部統制に必要なログ出力機能を備えています。
監査ログの出力
誰が、いつ、何の情報に「登録」「更新」「削除」などの操作を加えたのか、監査ログを出力します。
