複数部門による並列承認や条件分岐から別のワークフローへの連携まで、複雑な稟議・決裁などの承認ルートも簡単に実現できます。
簡易なワークフロー機能を搭載したグループウェアはもちろん、専門ワークフローシステムでもここまでの自由度はありません。
合議など複数部門の承認が必要なシーンでは、並列で承認ステップを進められる並列承認が可能です。紙の申請書ならではの価値と考えがちな融通も、「SmartDB」の並列承認を使えば決裁までの期間を圧倒的に短縮させることができます。
差し戻しや否認が発生した場合は、並列承認中であってもワークフローの進行をストップさせ、申請者に戻すことができます。
申請書に記載された分類や関係部門、金額などの条件をもとに設定された条件に基づき、自動的に同じ承認ルートを判定し、分岐します。これにより、さまざまな紙業務をワークフローシステムで実現することができます。
申請内容について承認ルート担当者だけで判断できない場合、他の部門に「コメントを求める」ことができます。求められた部門のコメントは、承認履歴として記録されます。紙の申請書でしかできないと考えていた複雑な業務も、簡単にシステム化することが可能です。
ワークフローの特定ステップをキーに、さらに別業務のワークフローを開始することができます。こうした自動処理は、業務効率化だけでなく、ミス防止など業務精度の向上にもつながります。
突発的なルート変更が発生した場合も、紙の申請書のようにその場で担当者が回付先を変更できます。
業務の内容や組織内での役割が流動的で承認ルートをパターン化できない場合には、申請者が内容に応じて適切な承認者をマスタから名前で指定するようなワークフローを作成できます。
受け取った申請内容の可否が自分だけでは判断できない、申請・業務内容によって担当者が違うという場合に備え、自分の前後に承認者を追加したり、別の業務担当者に変更したりといった自由度の高いワークフローを簡単に作成できます。
申請書を出した後に取り戻して追記事項などを修正したい場合には、回付中でも申請者自身で取り戻すことができます。取り戻しを許可する範囲も承認ルート設定の中で指定することができます。
入力フォームに表示/表現の柔軟性がある一方、権限制御の堅牢性も持ち合わせています。
使いやすさとセキュリティの両面で、グループウェアの簡易ワークフロー機能や専用ワークフローシステムにはない強みがあります。
ワークフローで使用するWebフォームを簡単な操作で作ることができます。縦、横、繰り返し行など自由なレイアウトと25種類の多彩な部品項目を配置して、入力フォームをノンプログラミングで作成できます。
申請書の項目が多くなっても申請者が迷わないよう、申請書の分類などの条件に応じて、入力する項目や選択肢を出し分けることもできます。直感的なインターフェイスにより、業務変化に合わせた対応・改善を業務担当者自らが行うといった継続的な業務改善も可能です。
各項目には、文字列、数値、ファイル、日付など部品ごとの入力タイプに応じた堅牢性の高い入力チェックが用意されています。必須入力には条件判定を加えることもでき、ある項目に値がある場合のみ必須チェックを行うなど柔軟な入力チェックを実現。一定条件を満たさなければ申請できない開始条件や、重複申請させないといったことも実現できます。業務効率を高めるだけでなく、これまでは申請の出し直しが紙の申請書ではコストになっていましたが、この面でも電子化することでの効力を発揮します。
操作するユーザの立場に応じて、項目の表示や編集の制御が可能です。「すべてのユーザに公開する項目」「公開するが編集は制限する項目」「一部のユーザにのみ公開する項目」「CSV出力や印刷を許可しない項目」など業務シーンに応じて設定できます。業務内容によって「見せる」「見せない」の出し分けが可能で、紙の申請書にはない柔軟性を持ち合わせています。
ワークフローシステムには欠かせない承認や操作の履歴もしっかりと記録しています。
人為的ミスはもちろん、不正業務に気づくことに役立ちます。
稟議や決裁に至るまでの「やりとりの記録（いつ、だれが、どういうコメントを残し、なにをしたか）」、ひとつひとつの項目レベルの「更新の記録（いつ、だれが、なにを、どのように更新したか）」、これらの操作履歴はすべて記録されており、画面から証跡として確認ができます。
「いつだれが申請書を見たのか」「申請書のファイルをダウンロードしたか」といった、
より細かなレベルでの操作履歴も監査ログより追跡することができます。
自動処理やシステム連携（別ワークフローシステム含む）を利用することで、さらに高度な業務を実現できます。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との連携を想定した機能を備えています。また、条件に合致した場合に自動処理を実行できます。定形業務や処理量の多い業務に適しています。
システム内の複数業務の連携、さらなる業務を繋ぐ別のワークフローシステムとの連携を想定した機能を備えています。
標準機能では実現できない複雑な業務ロジックがあるワークフローシステムには、アドオン開発という選択肢があります。アドオン開発を想定した豊富なAPIが用意されています。
「SmartDB」のワークフローは大企業で選ばれています。
大企業がどのような課題に取り組み、どのようにして解決したのかをご紹介します。
