さまざまな商習慣に合わせて業務の流れを電子化する、最強のワークフロー「Sm@rtDB」
複数の部門による並列承認や条件分岐、別のワークフローへの連携まで、複雑な承認ルートを実現します。
合議など複数部門の承認が必要なシーンでは、並列で承認ステップを進められる並列承認が可能です。並列承認で決裁までの期間を圧倒的に短縮します。
差し戻しや否認が発生した場合は、並列承認中であってもワークフローの進行をストップさせ、申請者に戻すことができます。
申請書に記載された分類や関係部門、金額などをもとに設定された条件に基づき、自動的に承認ルートを判定し、分岐します。
申請内容について担当者だけで判断できない場合、承認ルートにいない部門に「コメントを求める」ことができます。求められた部門のコメントは、承認履歴として記録されます。
ワークフローのステップで、さらに別のワークフローを開始できます。こうした自動処理はミスの防止につながります。
突発的なルート変更も、紙のようにその場で担当者が回付先を変更できます。
業務の内容や組織内での役割が流動的で承認ルートをパターン化できない場合には、申請者が内容に応じて適切な承認者を名前で指定するようなフローを作成できます。
受け取った申請内容の可否が自分では判断できない、担当者が違うという場合に備え、自分の前後に承認者を追加したり、別の担当者に変更するようなフローを作成できます。
申請書を出した後に取り戻して修正したい場合には、申請者自身で取り戻すことができます。取り戻しを許可する範囲も承認ルートで指定できます。
入力フォームは表現に柔軟性がある一方で、権限制御の堅牢性も持ち合わせています。
ワークフローで使用するWebフォームを簡単な操作で作れます。縦、横、繰り返し行など自由なレイアウトと25種類の多彩な項目を配置して作成できます。
申請書の項目が多くなっても申請者が迷わないよう、申請書の分類などの条件に応じて、入力する項目や選択肢を出し分けることもできます。
各項目には、文字列、数値、ファイル、日付などタイプに応じた入力チェックが用意されています。必須入力には条件判定を加えることもでき、ある項目に値がある場合のみ必須チェックを行うなど柔軟な入力チェックを実現。一定条件を満たさなければ申請できない開始条件や、重複申請させないといったことも実現できます。
操作するユーザの立場に応じて、項目の表示や編集の制御が可能です。「すべてのユーザに公開する項目」「公開するが編集は制限する項目」「一部のユーザにのみ公開する項目」「CSV出力や印刷を許可しない項目」など業務シーンに応じて設定できます。
ワークフローには欠かせない承認や操作の履歴もしっかりと記録しています。
決裁に至るまでの「やりとりの記録（いつ、だれが、どういうコメントを残し、なにをしたか）」、ひとつひとつの項目レベルの「更新の記録（いつ、だれが、なにを、どのように更新したか）」、これらの操作履歴はすべて記録されており、画面から証跡として確認ができます。
「いつだれが申請書を見たのか」「申請書のファイルをダウンロードしたか」といったより細かなレベルでの操作履歴も監査ログより追跡できます。
自動処理やシステム連携を利用することで、さらに高度な業務を実現できます。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との連携を想定した機能を備えています。また条件に合致した場合に自動処理を実行できます。
システム内の複数の業務連携、システム間の連携を想定した機能を備えています。
標準機能では実現できない複雑なビジネスロジックがあるワークフローには、アドオン開発という選択肢があります。アドオン開発を想定した豊富なAPIが用意されています。
「Sm@rtDB」のワークフローは大企業で選ばれています。
大企業がどのような課題に取り組み、どのようにして解決したのかをご紹介します。
