ワークフローシステムの導入手順とは?

ワークフローシステムを導入すれば、業務の効率化や内部統制の強化に役立てられます。また、競争が激化する市場において、他社に差をつけるのに有効なツールです。本記事では、ワークフローシステムの概要と、導入までの流れ、製品選びのポイントを詳しく解説します。

「ワークフローシステム」とは?

ワークフローシステムについて紹介する前に、ワークフローについて解説します。ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れです。具体的には、社内で運用されるデータや書類、それに関わる人・モノ・時間・場所などの流れを指します。
ワークフローを図式化した「業務フロー図」という資料を元に、業務全体を俯瞰しながら作業工程の最適化などを進め、品質や生産性を向上させるための業務改善をおこなうこともあります。
【業務フロー図をつかった業務整理の進め方はこちら】

ワークフローシステムとは、ワークフロー、つまり業務についての一連のやりとりの流れをシステム化するツールです。書類の電子化、フローの自動化により業務効率をアップさせ、同時に不正やミスを撲滅、内部統制を強化します。また、データの管理・保存コストの削減、セキュリティレベルの向上も期待できます。

ワークフローシステムを導入するメリット

業務フロー図で業務を可視化したり、ワークフローの見直しで業務改善をおこなったとしても、紙ベースの書類回付や押印業務の負担が大きければ、業務の効率化にはつながりません。ワークフローシステムの導入には業務効率のほか、さまざまなメリットがあります。どういったメリットがあるのか詳しく解説します。

電子化によるコスト削減

ペーパーレス化により、紙・保管場所・人件費などの無駄が削減できます。電子化されていない業務においては、稟議書や報告書、議事録などのやりとりが発生するたびに、申請や報告のために必要なテンプレートを探し出し、情報を入力するのが一般的で、回付する場合は印刷と捺印作業も必要でした。たとえ1週間に数回の作業でも、年間で考えると膨大なコストになります。
紙での運用にもよい点はありますが、蓄積し続ける書類を探し出すのは大変です。また、誰かがファイルを持ち出してしまえば、その間書類は閲覧できません。電子化はコスト削減だけではなく、検索作業を効率化し、書類の劣化や紛失も防ぎます。

決裁期間の大幅な短縮

ワークフローシステムを運用すれば、申請から承認、決裁までの時間を大幅に短縮できます。パソコンやスマートフォンなどデバイスを問わずにアクセスできるため、リモートワーク中に出社を求められたり、上司が出張から帰ってくるまで書類や決裁がストップしたりするような事態にはなりません。また、申請書類がどこでストップしているのか、だれがいつ承認したのかが常に可視化されるため、遅延を抑止する効果があります。

内部統制の強化

ワークフローシステムの導入は内部統制の強化にも繋がります。ワークフローシステムは書類のやり取りである承認フローの見える化や自動化・データの更新履歴や操作ログを残すことができます。それによって、適正なフローに沿った「公正な業務」の実現や、データ改ざんなどの不正のリスク防止につながって、内部統制の整備に役立ちます。
具体的には、書類の動きをすべて可視化し、必要最低限のメンバーだけで共有する設定が可能です。また、決裁が完了したデータは編集不可な設定で保管可能であるため、悪用される心配もありません。また書類の閲覧権も制御することで必要以上の人の目につくことも減らすことができます。権限がある人が不正を働いた場合でも履歴が残るので不正の抑止となります。

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ワークフローシステムの導入手順

ワークフローシステムが企業、従業員双方にメリットがあることを理解してもらえば、導入はスムーズです。まずは関係各所と基本的な流れを共有しておきましょう。

ワークフローシステムの導入手順

①現状の調査分析

社内の各書類がどのようなプロセスを経て決裁完了に至っているのか、現状の業務フローを明確にします。次に、提出率や決裁までの時間、ヒューマンエラーの状況など現場にヒアリングし、問題点を洗い出してください。

②改善策の検討

作業効率や内部統制の観点から、工数や経路の改善を図ります。必要のないフローは省略し、コンプライアンス要件を満たしていなければ承認者を増やすなど対応してください。
また、閲覧権限や編集権限については、ワークフローのプロセスごとや、文書ごとはもちろん、文書内の情報の種類ごとの権限についてもしっかりと検討してください。
【業務改善につながる業務整理の進め方はこちら】

③システムの担当者を決める

導入後もフローの見直しやフォーマットの変更が発生します。適切に運用するために、メンテナンス担当者を決めておくと安心です。全社に関わる部分は総務、部門に依る範囲は部門ごとに定めるとよいでしょう。

ワークフローシステムの選定のポイント

ワークフローシステムを効果的に運用するには、自社にフィットした機能が備わっているかが重要です。また、会社の規模に対応したシステムであるかどうか見極める必要があります。ワークフローシステムを選定する上で押さえておきたいポイントを解説します。

利用者が使いやすいかどうか

当然のことでありますが、利用者が使いにくいシステムは導入後も活用されません。「直感的に操作できるか」「UIが複雑すぎないか」「動作スピードは適切か」などをチェックしておくと良いでしょう。利用者のITリテラシーを考慮することも重要です。

高度な業務プロセスをデジタル化できるか

複数部門にまたがる並列承認や、別の業務フローへの連携を実現しつつ、決裁までの期間を短縮できるかが見極めポイントです。条件分岐の性能が高ければ、金額によって承認ルートを使い分ける、申請分類(項目)に関連する業務にだけ回付する、などの運用が可能です。
また、柔軟な権限制御ができるかなど、システムの堅牢性が十分に備わっているかも確認してください。一定条件を満たさなければ申請できない開始条件や、重複申請を防ぐ設定があれば、人的ミスを減らせます。操作するユーザーの立場に応じ、表示項目や編集制御ができれば、紙の申請書にはない柔軟性をフローに落とし込めるでしょう。

業務プロセスの変化にスピーディーに対応できるか

企業の成長や組織改編により、業務プロセスや申請書類は変化していきます。現場で必要なフローの追加・削除、フォームの項目や入力チェックなどカスタマイズに対応できるか確認してみてください。実際に現場担当者が運用していると入力項目の追加や、承認ルートの見直しなどが発生します。
いくら高度なプロセスを落とし込めても、変化に対応できなければ、時間とともに業務の効率が下がることやコスト増大につながり、システム化する効果が下がります。また情報システム部門などのエンジニアにシステムの変更を依頼する場合、多くの調整が発生し実業務で運用できる状態にするまでに時間がかかりがちです。エンジニアではない現場担当者自らがシステムを変更することができるのかもポイントとなります。中長期で利用するシステムだからこそ、企業や組織ごとの業務要求に対応できるか見極めが必要です。

大規模での運用に対応しているか

大企業のバックオフィス領域では、さまざまなシステムが乱立したまま放置されているケースが多くみられます。こうした状況を改善するには、大規模での運用に対応しているワークフローシステムへの統合が効果的です。
企業規模が大きいほど導入前の評価は難しくなりますが、運用実績を参考に製品を精査してみましょう。複数のワークフローの共通基盤となり、あらゆる業務に適用、システムの統廃合にも耐えられるワークフローシステムを選定してみてください。

メンテナンスの容易さ

数名程度の異動や退職なら現場担当者が手作業で対応できるかもしれません。しかし、数百~数千規模の組織改編の場合、システム管理者に多大な負担が掛かってしまうでしょう。
事前設定や、人事システムと連携が可能なワークフローシステムなら、リアルタイムで変更作業する必要はありません。管理者の負担を減らすために、利用者だけではなく管理者側のメンテナンスの容易さにも着目してみてください。

技術サポートの体制

導入規模が大きいほど、ベンダー側のサポートが必要です。状況に合わせて機能追加の提案があるか、オンサイト支援やプログラマ研修が充実しているか確認してみましょう。

文書管理機能があるか

文書管理機能が備わっていないと、ワークフローシステムを導入したとしても、結局ExcelやPDFを添付するなどの行為が必要になってしまい、効果も薄れてしまいます。また、ワークフローシステムでやり取りした書類についても、毎回手作業で文書管理システムに移行させなければなりません。ワークフローシステムから他のシステムに自動でデータを連携させるなどの手段も考えられますが、それにはシステム構築の高度なスキルが求められるため、一般ユーザーが設定するのは難しいでしょう。両方の機能が備わっているのかは必ず確認してみましょう。

【失敗事例から学ぶ、ワークフローの導入のポイントはこちら】

1,000名以上の大企業を中心に50万名が利用中の「SmartDB」には、ワークフロー機能と文書管理機能が備わっています。わざわざ複数のシステムを連携させることなく、ワークフローのシステム化と企業で使用する文書の一元管理が可能です。ワークフローに関する機能はもちろん、検索機能が充実し、アクセス権限の設定や、入力フォームの改修など、導入後のカスタマイズにも柔軟に対応できます。

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マーケティンググループ ホシ

この記事の執筆者:ホシ (プロモーショングループ)

新卒でドリーム・アーツへ入社
お客様のサービス利用立ち上げ支援を行う部門からマーケティング部へ異動
専門知識がない方にも分かりやすく、サクッと読み進められる記事を書いていく