「ワークフローのデジタル化」で動くのを自分からデータに変える

前回の「Webデータベース」に続いて、今回は「ワークフロー」に関する記事です。
つながりを持たせた内容にしていますので、ぜひ前回記事と合わせてご覧ください。

前回の記事
Webデータベースとは?取り組みやすい具体例とは?

Webデータベースとは?取り組みやすい具体例とは?

ワークスタイルの変化によってオフィスへの通勤が激減したという方も少なくないと思いますが、「Webデータベース」を皆さんの身近なものに例えると電車やバスになります。

ワークフローを身近なものに例える

前回、「Webデータベース」を電車(バス)に例えて紹介しましたが、その流れで今回の「ワークフロー」を考えると線路(路線図)になります。つながり重視なので、多少強引なことは承知の上です。

「ワークフロー」は申請内容や条件で経路を変えて進みますが、その承認プロセスは乗り換え時の改札のようであり、申請内容(通勤経路)によってその回数も異なります。

ワークフローを電車に例えた図

また、電車はその大きな車体と動力で多くの方の通勤手段となっていますが、走るべき道が分からなければ進むことができません。 企業でも個人管理や共有資産などは「Webデータベース」で事足りますが、確認・承認といったプロセスが1つでも必要な業務では「ワークフロー」までデジタル化しなければ、紙・ハンコの呪縛から逃れることはできないのです。

ワークフローのデジタル化 = 紙・ハンコ0(ゼロ)実現の最終ハードル

ワークフロー、恐るるに足らず

最終ハードルと書くと身構えてしまいがちですが、日常的に使っている(使っていた)通勤手段に置き換えると「ワークフロー」も幾分身近なものに感じられたのではないでしょうか。

では、続けて「ワークフロー」のデジタル化するメリットについて触れていきましょう。多くの企業では人事・総務部門に提出するような全社規模かつ定型的なワークフローは、すでにデジタル化されているケースがほとんどだと思います。

しかし、部内を見渡してみると、紙・ハンコが前提のワークフロー業務が残されていないでしょうか。まずはそういった業務からワークフローのデジタル化に取り組むことをオススメします。具体的な例を挙げると「日報」や「目標管理」といった、承認プロセスの少ないシンプルな業務が適しているのではないでしょうか。部門内であれば誰でも使う業務のため、シンプルでありながら、デジタル化の効果を部門全体で感じられることも大きなメリットといえます。

自部門の「ワークフロー」デジタル化は、シンプルかつ部門全体が使う業務を

買い物上手はデジタル化上手!?

「ワークフロー」の概要、メリットはなんとなく理解いただけたでしょうか。
とはいえ、システムを選ぶとなると不安が残りますよね。

部門内の紙・ハンコをデジタル化する場合には、「Webデータベース」のように複雑な操作を必要としないノーコードだけで大半の設定が可能なものを選びましょう。何でもできる難しいものより、カンタンに使えて色々できるシステムがオススメです。

ノーコードだけではできない少し複雑な業務をデジタル化する際にも

  • カスタマーサクセスコンテンツ(サポートコンテンツ)を活用する
  • 情報システム部門の力を一部借りる
など社内外と連携することで、少しプログラムを書くローコードでこちらも比較的カンタンにデジタル化することができます。

そして、デジタル化に慣れてきたら、隣の部門を横断するような業務にワークフローの活用領域を広げていきましょう。トラブルの温床となっていた部門別管理、個別管理などの問題も解決することができますよ。

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ここまで来れば、なにか必要な承認があっても、動くのはシステム上のデータだけ。紙・ハンコのために、あなた自身が出社したり、社内を駆けずり回ったりする必要がなくなるのです。業務と他の業務をつなぐ、プロセス停滞しないための工夫など、「ワークフロー」にも色々ありますが、今回は「ワークフロー」のデジタル化を始めるきっかけとなるような部分について書いてみました。

業務部門が「ワークフロー」を選ぶ際には、誰でも使えるノーコードと、その後に組織全体に広げるためのローコードを持ち合わせていること

「Webデータベース」だけでは残っていた紙・ハンコの業務も、「ワークフロー」との組み合わせで1つ先のデジタル化を実現することができます。変わりゆくワークスタイルの変革に合わせたデジタル化を現場からも進めていきましょう。

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マーケティンググループ 梅原

この記事の執筆者:梅原 (マーケティンググループ)

中堅中小向けパッケージメーカーから転身。
ドリーム・アーツでは営業やSI活動などを経験し、現在は大企業向けのマーケティング活動に日々奔走中。パートナーとのアライアンス対応で、システム面でのやり取りも担当中。