商談を円滑に進めるには、見積書を提示するスピードも重要です。しかしサービスメニューが複雑な場合や作業スケジュール調整が必要な場合、価格調整が入った場合など、営業担当だけで完結できないことがあります。関係部署との連携が必要な見積書作成はどうしていますか。関係部署が増えるほど、状況は見えづらくなり、確認と手間が増え、時間がかかります。効率的にやる方法はないのでしょうか?

メールを使う場合の問題点

他部署への依頼のやり方として一般的なのはメールです。依頼や成果物のやりとりをメールで行うと、どんなことが起きるでしょうか。たとえば、下記のような問題が考えられます。

  • 関係部署のだれ宛てで送ればよいのかわからない
  • 担当者が作業してくれているかわからないので、さらに状況確認のメールをする
  • 返信が来ていたが他のメールに埋もれていて気づかなかった
  • 関係部署内でチェックされたものかどうかわからない
  • 回答を見積書に転記するのに異なる案件を参照して転記してしまった

このような状態では、依頼した営業担当は締切りに間に合うかが予測できません。そもそも、状況確認のメールを出したり、情報を抽出するためのメールを探したり、転記したりと無駄な作業が多いです。加えて、ミスがないように繰り返しの確認が必要になりさらに時間がかかるという悪循環。作業効率が非常に悪いですね。

依頼される方も、依頼元からの依頼先が固定化されることで、業務が属人化されます。さらに、休暇や気づかなかった場合には周囲ではフォローできず無理な締め切りに対応することも。このように業務が属人化されてしまうと、特定の人に負荷が集中し、作業時間が増え、残業を強いる恐れもあるのです。

メールでのやりとりは、依頼元にとっても依頼先にとっても、非効率やリスクを抱えており、好ましい状態ではありません。改善する方法を考えてみましょう。

メーリングリストを使う場合の問題点

担当者と担当者が個人間でやりとりするのはよくないので、関係者を入れたメーリングリストにしてみましょう。また転記作業が発生しないようファイルサーバー上のファイルを直接編集してもらうことに。
この場合でも、下記のような問題が考えられます。

  • やはり作業状況がわからないので状況確認のメールをする
  • 自分の担当外の案件のメールも受信するのでメールの数がむしろ増えた
  • 依頼元はだれが担当するのかわからない・依頼先もだれかがやるだろうと思っている
  • 関係部署内でのチェックが徹底されない
  • ファイルサーバーにしたが古い情報で上書きされ先祖返りしてしまった
  • 直接編集を避けて、コピーして編集が横行した結果、転記はなくならずに、最新版もわからなくなった

メーリングリストに変更することで、個人間でのメールよりは、気づかずに放置されてしまう危険は減るかもしれません。しかし、状況がわからないという問題は解消されません。さらに、宛先が不特定多数になることでだれが担当者なのか不明瞭になるため、より悪化しているとも考えられます。結局は、気づいた人、責任感の強い人が一生懸命フォローする状態になり、特定の人に負荷が集中してしまう状況は変わりません。

ファイルサーバーの利用は便利なようですが、自由にコピー、追加ができるので、ルールの共有と徹底で縛ることを考えなくてはならなくなります。

ワークフロー化すれば解決できる

見積書作成といった共同作業を複数部署で円滑に進めるには、どういったことが必要なのでしょうか?
「成果物が完成するまでの業務の流れ」と「各ステップがスムーズに進むためにシステムに必要な要素」を整理しましょう。

No. 業務の流れ システムに必要な要素
1 依頼者は必要な情報が抜け漏れないように依頼情報を整理する ・依頼情報を整理するための細目を明確にする
2 締め切りを明確にして、回答を依頼する ・気づかない場合のために、指定したタイミングでの自動アラート
・工程ごとの状況(ステータス)を明確にする
3 依頼を受けた部署で担当者とフォロー担当をアサインする ・受け付けた部署ごとに担当者とフォロー担当を指定できる
4 依頼を受けた部署の責任者が作成した見積書をチェックする ・回答前に責任者チェックの承認を実施する
5 依頼者に回答する 責任者チェックの結果が依頼者に通知される
6 依頼者は受領した内容を確認して提示する ・回答された情報が、そのままエクセルやPDFファイルとして出力できる

このように、見積書作成には仕事の流れがあるのです。そこに複数の部署、人が登場するので、進捗を管理したり、状況を「見える化」することが必要になってきます。 このような複雑な業務フローをシステム化するには、ワークフローの仕組みが有効です。

さらに、システムの情報をエクセルやPDFファイルとして出力することで、ファイルの転記や先祖返りの問題に対応できます。

業務プロセスを整理してワークフロー化しよう

関わる人が多く、成果物を作成するまでの工程を業務プロセスとして整理できたら、ワークフローシステムを使ってワークフロー化しましょう。「SmartDB®」なら、業務プロセスのワークフロー化を実現する豊富な機能が用意されています。工程に問題が見つかった場合には関係者自らがメンテナンスすることも可能です。業務プロセスはPDCAサイクルを回し、変えて効率化をし続けていくべきものです。運用や組織に柔軟に合わせてワークフローを構築できる「SmartDB」を使えば、独自性が高いとシステム化をあきらめていた業務も効率化できます。

見積書だけでなく、複数部署との協働が必要なら、ワークフロー化を検討してみませんか。

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