25種類の「アイテム」をドラッグ＆ドロップで組み合わせるだけで、文書の入力フォームが完成します。
作成したフォームは、そのままワークフロー機能で使用することができます。
「SmartDB」内の情報を参照し、紐付けることができます。例えば更新の頻繁な「顧客情報」などは、データベースを切り分けて管理することで、情報が常に正確になります。文書同士の連携は、ボタンから選ぶ「ワンクリック」操作だけで完了します。
例えば担当者や部署ごとに入力項目を分けたい場合などに有効です。入力項目を分けることで文書の蓄積・管理も効率的に。
紙文書だと分かりにくい更新履歴。「SmartDB」上で管理することで「誰が・いつ・何を」編集したかを記録に残すことができます。
「最新・正確」な情報が常に更新され、「SmartDB」によって「属人的な文書管理」を解決することができます。
あらかじめ設定された入力フォームに従い、必要な情報を入力していきます。編集時には明示的にロックすることができ、編集の衝突を回避できます。
一部だけを編集した場合でも、更新履歴を残して「誰が・いつ・何を」編集したのか確認することができます。
フォームから入力された文書の情報を、「新着7日分」や「ステータス別」などの指定条件でフィルタをかけて見ることができます。
蓄積した文書の表示方法をや、その公開範囲をなどを設定することで、データの振り分けや共有の時間を大幅に削減できます。
新しい文書だけを見たい場合に。わざわざソートする必要が無くなります。
対象の分類で見たい場合に。分類ごとのツリー表示も可能です。
「SmartDB」内での横断検索ができます。異なるデータベース間も一括で検索。添付ファイルの中に含まれる文字までヒットします。
検索結果には職務権限を反映することができ、情報管理に役立ちます。
検索の対象は「SmartDB」内のすべて。添付ファイルの中の文字まで検索することができ、欲しい情報が「すぐに」見つけられます。
機密性の高い文書は、検索するユーザの立場によって検索結果をコントロールすることができます。扱いの難しい「経営や人事関係」の情報も、「SmartDB」ならしっかりと管理。
登録した文書内の金額部分などを、データベース内で集計することができます。表計算ソフトなどによって計算している情報も、「SmartDB」で管理することで、複数人で作業ができます。文書内の集計項目を指定してレポートも作成可能です。
登録した文書内の数値部分を計算することができます。在庫数やセミナー参加人数の把握などに役立ちます。
登録した文書内で、集計項目を指定してグラフ表示することができます。集計レポートの作成時間が、ぐっと短くなります。
登録文書を帳票として印刷したり、CSV形式で一括のインポート・エクスポートをすることができます。
新規に大量の文書を登録する場合や、分析のために文書を一括して出力したい場合に便利です。
登録データを印刷することができます。印刷フォーマットも設定することができ「SmartDB」上で行った見積管理を、印刷して見積書にすることもできます。
文書単位、ブロック単位、部署や役職、といった細かなアクセスを設定することができます。
組織や立場によって、閲覧・編集・データ出力などのアクセス権を管理したい場合に役立ちます。
同じ文書内でも、特定のブロックについては「部長以上のみ閲覧可能」など、ブロック単位で「閲覧」や「編集」の権限を管理できます。
「印刷」「CSV」の権限設定をすることができます。 機密性の高い情報の外部への持ち出しを制限できます。
各データベースの利用度を細かくチェックすることができます。
「登録データの容量」や「データの閲覧数」などから、「利用度」を計る指標として大きな役割を果たします。
各データベースの利用状況を「閲覧数」「登録数」などのカテゴリで確認することができます。
各データベースの利用状況を「月ごと」「日ごと」など切り分けて確認することができます。
社内業務につきものの定期的なデータ管理。あらかじめ条件を設定しておくと、その後は「SmartDB」が自動で処理を実行します。
初期設定さえすればコストがかからないため、業務の効率化が図れます。
例えば「入力後1年」を過ぎたデータを「削除する」など、「期間」と「処理」を指定して業務にフィットした処理を作りだすことができます。
「毎月◯日」、「第◯月曜日」など、業務でよく使う間隔で実行のタイミングを設定できます。
「決算期の3月と9月に更新」といったような設定も可能です。
これまで手動で作成した設計書は、「SmartDB」が自動で生成。出力してファイリング、保存することもできます。
データベースの概要や各フォームの定義情報など、出力したい項目にチェックを入れるとプレビューで確認ができ、印刷できるようになります。ドキュメントの作成を大幅に削減できます。
企業にとって、内部統制は必須事項です。「SmartDB」は、内部統制に必要なログ出力機能を備えています。
誰が、いつ、何の情報に「登録」「更新」「削除」などの操作を加えたのか、監査ログを出力します。
