Excelによる台帳管理はもうやめたい!

最近では汎用性の高いExcelファイルなどを使い、台帳をデジタルで管理するケースが多くみられるようになりました。
しかし、台帳管理のデジタル化には注意が必要です。いつのまにかたくさんの台帳が作成され、台帳間で不整合になったデータの修復やメンテナンスに時間が取られていませんか?
ここでは、Excelなどでデジタル化した台帳をWebデータベース化する利点をご紹介します。

Excelによる台帳管理の問題点

企業や商店で、商品の売買額や賃金などの事実・情報を記録しておく帳簿のことを「台帳」と呼びます。保険会社における個人情報管理や契約内容の保全業務、製造業であれば商品や資源・素材の管理など、どのような業種においても台帳は存在します。

台帳の数や関係者が少なければ、Excelなどの表計算ソフトを使って管理をしても整備のゆきとどいた状態を保持できるでしょう。しかしながら、台帳が多かったり、複数部署や多数の人が関わる場合、とくにExcelの管理台帳では下記のような問題点が表出します。

  • 台帳のメンテナンスに時間がとられる
  • 同時に更新ができず、入力待ちの時間が発生する
  • 欲しい情報を見つけるのに時間がかかる

それぞれの問題点を見てみましょう。

台帳のメンテナンスに時間がとられる

基本的に、Excelはファイルをまたいだ情報の同期が難しいアプリケーションです。そのため、業務や部署の異なるExcel台帳で同じ情報を掲載する必要がある場合、各台帳で別々に管理されることになります。

たとえば「問い合わせ管理用」「契約内容管理用」など、お客さまの個人情報を必要とする台帳が複数ある場合です。それぞれの台帳にあるお客さまの会社名や部署名のデータが、常に最新状態になるよう突合したくても、うまく連携できなければ手動で更新しなくてはなりません。
また、データの所在がばらばらなので更新頻度や保存された情報にもばらつきが生じる懸念があり、入念なチェックが必要です。

それらのメンテナンスや確認に時間が取られ、デジタル化で期待した本来業務への集中が実現できないという声も多く聞きます。。

同時に更新ができず、入力待ちの時間が発生する

同じ行やセルを同時に更新してしまい、自分の記入したデータを他のユーザに上書きされるという事象が多々発生します。同時更新していることを知らせる通知やポップアップが存在しないため、あとになってから上書きされたことが発覚することも多く、結局はファイル自体の同時更新を禁止するという運用になることが多いようです。
そうなると、どんなに忙しくても他のユーザが台帳を更新している間は業務を一時停止しなくてはなりません。このような運用では、Excelの利点はまったく活かせません。

欲しい情報を見つけるのに時間がかかる

Excelの基本機能には、ファイルをまたいだ横断検索がありません。複数の台帳から必要なデータを検索しようとすると、最悪の場合、無数のファイルを開いては検索し、なければ閉じて次のファイルを検索……と、しらみつぶしに探さなければなりません。
これまでに蓄積された台帳データから必要な情報を抽出するにも、非常に時間がかかることになります。

Webデータベースなら:編集場所を絞ってルールを徹底!

共通利用が見込まれる情報は、編集可能な状態で散在させるべきではありません。
いくつかの台帳で共通利用されるような情報は1ヵ所に集約し、他の場所で使うときにはリンクを添付するなど、編集をさせない工夫が必要です。

「個人情報マスタ_複製禁止_毎回要確認!」というファイル名で運用するのもいいですが、Webデータベースでお客さまの名前や会社名、部署名などの情報を集約した台帳を作る方がおすすめです。
Webデータベースは情報の蓄積に加え、インターネットやクラウドを通じての円滑な連携を可能にします。そのため、1ヵ所に集めた情報を他の台帳の必要な場所に表示させるような仕組みも容易に作れることが多いです。
こうなればメンテナンスにかかる時間も削減され、情報の整合性や鮮度も一定に保たれますね。

Webデータベースなら:膨大なデータから情報を見つけやすい!

前述のとおり、ファイルで情報管理をおこなう場合は複数の台帳から目当てのデータを見つけるのに時間がかかるケースが非常に多いものです。加えて、ファイル検索を使用したとしても必要な業務以外のデータや重い画像ファイル、業務のやりとりをした時のメール、システムファイルなどが引っかかり、うんざりした経験もあるのではないでしょうか。

一方、Webデータベースでは、複数の台帳を同時に検索することも難しくありません。また、余分なデータや隠しファイルが円滑な作業を阻む心配もありません。ファイルの検索に比べると、何倍も高速にデータを見つけることができます。

「SmartDB」による台帳管理のメリット

ここまでは、一般的なWebデータベースを使った解決法を紹介してきました。
Webデータベース「SmartDB」には、さらに以下のようなメリットがあります。

できる① ワークフロー機能で進捗が管理

「SmartDB」はWebデータベース機能に加え、本格的なワークフロー機能が標準で備わっています。定期的に確認が必要なデータは毎月1日にワークフローを自動開始する、といった設定にすれば対応漏れや作業漏れを防ぐことができるでしょう。
また、お客さまからのお問い合わせ内容を管理する台帳に対応状況を紐づけておき、担当者を決めてワークフローをまわすことで、対応状況の進捗を一元管理する運用も可能です。

できる② 全文検索機能で台帳を横断検索

「SmartDB」は複数の台帳を横断しての検索が簡単にできます。「台帳のカテゴリ」や「台帳名」にあたる大分類・中分類の検索もできますし、台帳内の文書単位での検索もこなせます。(もちろんその両方を同時に検索することも可能ですが、膨大な文書すべてを一気に検索しようとすると所要時間が長くなる場合が多いため、2回に分けておこなうことをおすすめします)

検索結果は、「SmartDB」の大きな特長である役職・部署・個人単位での柔軟な権限設定をしっかりと守った上で表示されますので、セキュリティの面からも安心してご利用いただけます。

できる③ 帳票出力機能で台帳データをExcel出力

Excelファイルの主な利点は、幅広い関数を備えた計算力やグラフ・表単位での自由な設計力、そして多くの人に利用されているという汎用性でしょう。複数部署や大規模組織全体での情報共有にこそ不向きかもしれませんが、多人数でやりとりをしない個人業務においての数値算出や発表用の統計資料の作成などは、Excelの得意分野です。

そのため、情報共有・蓄積には「SmartDB」を活用いただき、蓄えられた台帳データが必要な場合は「SmartDB」からExcel/CSVファイルとして出力し、統計や計算に活用してください。「SmartDB」は台帳内の文書1件ずつでも台帳データ全体でも、データの出力・入力がかんたんに実行できます。

メンテナンス時間や探す時間をゼロにして、業務効率をアップ!

「SmartDB」でデータを一元管理することで、台帳をメンテナンスする時間や台帳を探す時間を削減し、本来業務に向き合う時間を増やすことができます。 業務に集中できる時間を増やしつつ蓄積したデータを適宜活用し、業務効率を大幅に向上しましょう。

さまざまなお客さまに「SmartDB」をご利用いただいています。

事例:バンダイナムコ様 内部統制に関わる文書管理システムの導入で業務を効率化