組織でエクセルを課題管理に使うとこんなことに

日々の業務を遂行するにあたり、さまざまな課題が発生すると思いますが、それらの課題をどのように管理していますか。通常のプロジェクトにおける課題管理では、エクセルなどの表計算ソフトを使用することが多いのではないでしょうか。今回は、エクセルによる課題管理の問題点と、Webデータベース化することのメリットについてご紹介します。

エクセルを使った課題管理のデメリット

さまざまな業務で発生する課題をどのように管理していますか?大きなプロジェクトであれば、専用の管理システムを導入することもあるかもしれません。しかしながら、管理システムが導入されることは稀で、会社から支給された端末に入っていたエクセルを使うことが多いのではないでしょうか。

しかし、エクセルを使って課題を管理する場合、以下のようなデメリットがあります。

組織でエクセルを課題管理に使うとこんなことに
  • 共有モードで更新したけど、だれかのデータで上書きされた。
  • それぞれがファイルのコピーを持っていて、どれが最新かわからない。
  • だれかが列を追加したことで、入力すべき項目が増え続けている。
  • 長文が入力されると、途中までしか表示できない。

エクセルは、あくまでも表計算ソフトです。入力した数値を整理、加工して表やグラフで表示することは得意ですが、複数のメンバーで参照・更新するといった使いかたには向いていません。

Webデータベースで課題を管理しよう

課題管理のように、常に最新版を関係者全員が参照・更新するようなものは、Webデータベースで管理しましょう。

Webデータベース化には、以下のようなメリットがあります。

  • 情報が1ヵ所に集まる状態を維持できる。
  • Web化されることで、最新の情報を共有できる。
  • 項目を管理された状態で使用できる。

さらに、ワークフローを追加することで、課題への対応状況の入力やステータス管理なども実施しやすくなります。

Webデータベースで一元管理

「Sm@rtDB」を使うことのメリット

Webデータベース「ひびき®Sm@rtDB」を課題管理に使えば、以下のようなメリットがあります。

リアルタイムな情報共有

課題を簡単に登録することができ、登録と同時に、関連するメンバーにリアルタイムで共有されます。リアルタイムな情報共有により、課題への対応スピードが向上します。ビジネスチャット「知話輪®」と連携すれば、さらにスピードアップ!

「Sm@rtDB」とビジネスチャット「知話輪」の連携

ワークフローによるステータス管理

課題が登録されてからクローズするまで、ステータスを管理することができます。ワークフローを使用すれば、だれがボールを持っているのか責任がハッキリします。うやむやの内にクローズとなることもありません。

変更に対する高い柔軟性

管理するための情報を、運用しながら追加したり、変更したりすることも簡単です。業務にあわせて柔軟に対応することができます。当然ですが、項目の追加・変更を管理者のみに制限することもできます。

Webデータベース化して課題解決に集中しよう

「Sm@rtDB」を使って、課題管理をWebデータベース化しましょう。Webデータベース化により、最新の情報が1カ所に集約されます。最新版を探すといった無用な作業をなくし、課題の解決に集中できる環境になれば、生産性のさらなる向上が期待できます。

「Sm@rtDB」のWebデータベース機能はこちら
(参考事例)横浜ゴム様:短期間で大規模「脱Notes」を成功させるプロジェクトの進め方