短期間で大規模「脱Notes」を成功させるプロジェクトの進め方

3,000超の業務DB移行を完遂した「精鋭チーム」に聞く

企業名横浜ゴム株式会社

事業内容タイヤ製品、自動車用部品などの開発および生産、販売

導入規模約4,000名

利用業務商品開発や商談に関する情報共有、ワークフローなど

TOPICS

大規模な業務用DBの移行を、短期間かつ少人数で完遂
使い勝手にくわえ本質的な業務効率の改善が行われた
トライアンドエラーを繰り返しながらシステムを育てる

情報基盤に蓄積された「データ」と「プロセス」は、その企業が保有する「ナレッジ」そのもの

長い期間にわたって使われ続け、業務に深く根付いた「情報基盤」を刷新するのは、企業にとって、それほど容易ではない決断だ。

情報基盤に蓄積された「データ」と「プロセス」は、すなわち、その企業が保有する「ナレッジ」そのものであり、価値の高い経営資産である。それらを適切な形で新たな基盤へと移せなければ、企業はその資産を自らの手で捨ててしまうことになる。そうした「リスク」をとってまで、移行を進めるべきなのかという不安を前に、計画を前進できない企業も少なくない。しかし、移行が早い段階で行われるほど、企業にとってビジネス上の力強い「武器」となり、将来的に得られるビジネスメリットは、より大きなものになるだろう。

今回、そうした「情報基盤の移行」を決断し、短期間でプロジェクトを成功させた企業として「横浜ゴム」の事例を紹介したい。同社では、約20年にわたって全社で活用してきた「IBM LotusNotes/Domino」による情報基盤を、ドリーム・アーツの提供する業務プラットフォーム「SmartDB®」（以下、スマートDB）へと移行した。

特筆すべきは、全社規模で3,000 以上にのぼった業務用DB の移行を、約2年という短期間、かつ少人数のメンバーで完遂した点だ。果たして、同社はどのような体制とプロセスで、このプロジェクトに取り組んだのだろうか。

「IBM Lotus Notes/Domino」から「ひびきSmartDB」ヘの移行

横浜ゴムでは、1996年前後からNotesによる情報基盤を導入し、メールがグループウェアなどの機能だけでなく、業務アプリケーション環境としても活用されていたという。ただ、今となってはNotesのクライアント/サーバアーキテクチャが重く、時流に遅れたものとなってしまい、情報の検索性も低いといったことが社内の問題となっていた。

同社のIT企画部門では、情報基盤の、よりモダンなウェブアーキテクチャへの移行、情報の検索性向上、モバイル環境への柔軟な対応などを目的として、2012年末に「脱Notes」の方針を決定。経営の了承を得た上で、2013年6月にはNotes上での新規開発をストップし、新たな情報基盤への移行に本格的に着手した。

複数の製品を比較検討した結果、同社が採用したのが「SmartDB」だった。

採用の決め手になったのは

いくつかの製品を見比べる中で、われわれが実施したいと思っていた移行プロセスの進め方や、新たに構築したい情報環境のイメージに最もマッチしていると部内で判断されたのが「SmartDB」でした。実際にデモを見せていただいた上で「これならば、自分たちの手で作業を進めながら、今あるNotes環境からの移行に対応できる」という意見が多く、これが採用の決め手になりました。

チーム内でのタスク管理にも「SmartDB」を駆使

フロントチームでは、このプロジェクトのタスク管理そのものに「SmartDB」を活用しており、メンバーは、それぞれに「SmartDB」の「カスタマイズの容易さ」をメリットとして挙げた。

チームメンバー全員が「SmartDB」での開発方法について理解していたこともあり、情報共有やタスク管理でより良い改善点を思いついたら、すぐに反映させることができた点が良かったです。誰かがつくったバインダー(DB)が、別の誰かの手で改良され、次にアクセスする時には機能が増えているといったこともありました。トライアンドエラーを繰り返しながらシステムを育てることができるツールだと思いました。