個人の課題なら発見から分析、解決までの情報のすべてを自分1人が把握していればいいため、それほど管理には困らないでしょう。しかし、プロジェクトで発生するチームの課題は、数も関係者も多いうえ、チーム全体で協力して対応しなければなりません。こんなとき「課題管理が課題」になってしまい、本来取り組むべき課題解決に集中できないなんてことが起きていないでしょうか。

エクセル課題管理表の限界

エクセルはどこでも、どんなユーザーでも使えるので、課題管理のツールとして用いられることがよくあります。しかし、多くの人が関わるプロジェクトでエクセルの課題管理表を作成し運用していると、次のような問題が起きることがあります。

  • 課題の内容を、狭いセル内に収まるような文字だけで記載した結果、認識違いが発生する
  • いつの間にか担当者に設定されており、自分のタスクがあることを認識できていなかった
  • 期限や優先度の項目はあるが、意識しておらず、強制力がないので守られない
  • 担当者が設定されているが、チーム内でさらに別の担当者にアサインされており状況がわからない
  • 課題のやりとり情報が長文になってしまい、省略せざるを得なかった結果、過去の経緯が把握できない
  • 課題の粒度が大きく、複数人で担当したため、完了条件も状況もわからなくなってしまった
  • 別の人がファイルを更新しているため、自分のタイミングで進捗を更新できず、結局更新が漏れてしまう

これらの問題に対処するために、課題表をメンテナンスする専任者を置いたり、プロジェクトマネージャー自らが各担当者にヒアリングをし、課題管理表を更新する、そんなプロジェクトが多くあります。しかし、課題表を更新する作業に追われた結果、管理者自身がシステムの代替をするという「人間課題管理システム」となってしまうケースが見られます。
本来、プロジェクトマネージャーは課題を解決することに時間を割くべきであり、管理をすること自体が目的になってしまっては、本末転倒です。
課題管理は、プロジェクトに合わせて仕組みを作って、システムに任せ、人間は課題の解決に集中するべきです。
管理する要素が多くあるプロジェクトの課題管理をエクセルでやるのには限界があります。

エクセルを課題管理に使ってはいけない理由

課題管理に必要なポイント

課題管理は、以下のポイントをおさえる必要があります。

正確な課題の情報の共有

プロジェクトの課題は1人で解決できない場合がほとんどです。勘違いや思い込みで無駄な作業を発生させないために、解決すべき課題を正確に共有し、関係者の認識を同じにする必要があります。

対処方針の合意

課題自体が共有できたら、今度は「解決の方向性」や「期限」、「優先度」などを決定し、関係者で合意します。合意した内容はしっかりと記録しましょう。

担当者のアサイン

対処方針が決まったら、担当者をアサインする必要があります。「知らない間に担当者にアサインされていた」とならないように、通知や担当者別の一覧などがあるべきです。大規模なプロジェクトではチームにアサインし、そのチーム内で担当者を決めるという場合もあるでしょう。責任者と実行者が異なることもあるでしょう。責任の所在、現在ボールを持っている担当者を明確にする必要があります。またチームとして管理しておけば、人ではなくチームとしてフォローしあえる状況をつくることもできます。

進捗状況の追跡と記録

ひとつのプロジェクトで、同時に対処する課題が100件を超えるなんてケースも。さらにプロジェクトが長期に渡る場合には、人の入れ替わりも想定されます。課題ごとのステータスはもちろん、経緯や決定事項は正確に記録されていなければなりません。課題の発生から最終確認までの記録を、1人が行うのは現実的ではありません。課題に精通したそれぞれの担当者が、自分が実施した内容を即座に記入でき、状況が常に最新化されていることが必要です。

過去課題の検索

プロジェクトのなかでは類似の課題が発生する場合もあります。そんなときには、当時の課題を検索、参照できれば、すばやい解決につながります。

「SmartDB」なら解決できる

「SmartDB®」はWebデータベースとワークフロー、両方の機能をあわせもつシステムです。進捗状況の追跡やボールの所在を明確にするなら、ワークフロー機能を使えば、厳密な管理ができます。ワークフローを使わずにいつでもだれでも編集可能な台帳として使うこともできます。「SmartDB」なら「課題管理に必要なポイント」を押さえたうえで、プロジェクトマネージャーの手を煩わすことなく、下記のように、むしろ助ける課題管理が実現できます。

  • 文字数制限もなく、ファイルも添付できる入力フォームで、課題の内容や関連情報を正確に記載
  • 課題単位でワークフローを実施することで、実施状況を確実に追跡でき、自動化も可能
  • 「期限」や「優先度」はもちろん、キーワードや日付など様々な情報での絞り込み・ソートが自由自在
  • 停滞している課題やアサインのタイミングで自動通知をして課題の放置を防ぐ
  • 各担当者が記入した内容は更新履歴として閲覧でき、「いつ」「だれが」「なにをしたのか」が一目瞭然
  • 過去の課題の検索も楽々。類似の課題を重複して起票、対処することがなく、対応期間の短縮にもつながる

「SmartDB」を使ってプロジェクトに合わせて仕組み化し、楽々課題管理を実現しましょう!プロジェクトマネージャーを「人間課題管理システム」から解放して、プロジェクトの目的を達成する活動に集中させましょう。

SmartDBのワークフロー機能

導入効果: 情シス部門を強力サポート!4つの活用術