業務部門からのシステム化相談をメールで受け付けていませんか？メールはフリーフォーマットのため、人によっては情報が足りず何度もやりとりが発生し、さらには属人化する傾向にあります。そこで、システム化相談の受け付けはワークフロー化してしまいましょう。
システム化相談に必要な事項を「システム化相談シート」として入力フォームを用意すれば、余計なやりとりは不要。あらかじめ情報が揃っていれば、その後の具体的なヒアリングも圧倒的にスムーズになります。ワークフロー化すれば、担当者のアサイン、状況の見える化も実現。責任の所在、組織としてのフォローも可能になります。依頼する側も依頼される側も部門内で状況が把握でき、「あの件、どうなってますか？」と状況をいちいちメールで確認するなどの余計な作業やストレスは激減するため、組織の動きがスピーディになります。
また、会議の議事録や稟議書などの関連ワークフローを紐づけておけば、その後、担当が変わったプロジェクトメンバーが立ち上げまでの経緯を知るなどの情報としても役立ちます。
プロジェクトの立ち上げからクローズまで、管理・共有するべき情報や文書は非常に多くあります。情報管理の仕組みがあるのとないのとでは、プロジェクトの進行に大きな違いが出ます。
たとえばプロジェクトメンバーの管理。複数部門とその関係者、ベンダーとさまざまな立場の人で構成されるうえ、長期に渡るプロジェクトの場合は異動や入れ替えもあり、適切な入出管理、契約管理は必須です。申請と共有をスムーズに行うワークフローの仕組みと、期日管理のためのアラートの仕組みがあれば安心です。
さらに、プロジェクトの情報、文書管理。メンバーの入れ替えに伴う引き継ぎも考慮し、プロジェクト文書へのアクセスのしやすさ、検索性、分類も重要な要素になります。なかには機密性の高い文書もあり、アクセスできる立場を絞る必要性があるでしょう。そうなると厳密な権限コントロールが不可欠です。
情報の鮮度を維持し更新履歴も確認できること、人の手間をなくすため自動化できることも必要ですね。
このように、管理ツールにはハイスペックな機能が求められます。しかし、決まりきったツールはプロジェクト固有の事情に合わせられず、結局は使われなくなることも。
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システムをリリースした後の重大な障害や、セキュリティインシデントでは、その内容、報告、被害の特定、原因分析、対処がスムーズに行われる必要があります。また、報告者は次になにをするべきか把握でき、報告を受ける者は、今どういう状況かを適切に把握し、追跡する必要があるでしょう。また、関係者への情報共有も必須です。問題がクローズした後は、再発防止策が定期的にチェックされるべきです。
このようなときに取るべき行動、流れがワークフロー化されていれば安心です。
また、インシデントの横展開や過去の対応履歴は、会社の資産ともなりうる情報です。情報を一元管理して適切な共有の仕組みを作りましょう。定期的なチェックポイントを設けて報告をする仕組みにしてしまえば、風化も防げます。
業務部門の要望はすべて応えたいものですが、システム化するまでもないものもあります。しかしExcel（エクセル）で対応すると煩雑になり、結局、業務効率を上げるにはシステム化が近道というケースも多々あります。
では、業務部門が自分たちの手で使えるWebデータベースがあればどうでしょうか？ルール決めや適切な権限設定は必要ですが、業務部門で自立して運用し、業務効率アップにつなげられたら言うことはありません。
同じ「SmartDB」を開発基盤として本格的に使うこともできます。APIが整備されているので、複雑な実装は不要。「SmartDB」を画面から操作可能なデータベースとして利用でき、入力フォームもGUIで定義できるので、システムをイチから構築するよりずっと低コスト、しかも短期間で実現できます。
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