ドリーム・アーツの社内で実際に運用している「『SmartDB』活用事例」を紹介していくシリーズです。案内役のCello（チェロ）と一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。今回は、就業規則などの会社ルールやマニュアル・業務ノウハウを管理し、業務に必要な情報へ社員が迷わずアクセスできるようにした「業務マップ」についてご紹介します。
こんにちは！今回のテーマは業務情報のマップ化だよ。
業務を進める上で必要な手続きや関連情報が一目でわかり、迷わずにすむんだって。そんな頼りになる「業務マップDB（データベース）」を作って運用しているメンバープロフィールはこちら。
Cello（チェロ）
DB作成者プロフィール
W.Nさん
株式会社ドリーム・アーツ 人事グループ
普段の主な仕事：人事労務業務（就業規則管理、勤怠管理、給与計算など）
趣味・特技など：読書、ゲーム、筋トレ
W.Nさん
株式会社ドリーム・アーツ 人事グループ
普段の主な仕事：人事労務業務（就業規則管理、勤怠管理、給与計算など）
趣味・特技など：読書、ゲーム、筋トレ
システム部門でなくても「SmartDB」で業務をデジタル化することができるんだね！参考になりそう！
社内手続きや業務の入口「業務マップDB」とは
ドリーム・アーツでは、業務で使うシステムや申請書へのリンク、業務マニュアルなどのドキュメントをまとめた、「業務マップ」を活用しています。「業務マップ」は、ドリーム・アーツ社内で「ドキュメント整備委員会」という部門横断の取り組みで作成されたWEBデータベースです。就業規則や、会社ルールのほか、ドリーム・アーツで働く上で発生する手続きに関する情報や業務ノウハウを登録・一元管理しています。業務マップはドキュメントを一元管理する文書管理・リンク集であるとともに、各種申請処理などの「業務の入り口」にもなっています。
就業規則の管理について、以下のような記事も公開しています。
「業務マップDB」の効果
「業務マップDB」を「SmartDB」で実現したことで、以下のような効果がありました。
- 業務に関するドキュメントなど情報資産が体系的に整理・集約され、消失リスクが軽減された
- オーナーが明確になることで、情報の鮮度を保てるようになった
- 業務ルールの明示化により、入社や異動時のスムーズな業務遂行に寄与できた
- 社内から問い合わせが減る、問い合わせがきても情報を集約したページのURL共有だけですぐに解決できる
ドリーム・アーツの業務マップで閲覧数の上位は、1位「社内ネットワーク」、2位「VPN設定」といずれも1,000を超えており、3位以下の約2倍の閲覧数となっているよ。業務マップがリモートワーク時の、ネットワーク設定にも役立ったことがわかるよ！
Cello（チェロ）
「業務マップDB」の便利なポイント
- 情報登録者の入力負荷軽減
分類など入力値によって次に入力する項目の選択肢が絞り込まれ、入力負荷軽減に - 利用者が効率的に情報にアクセス
一覧画面の表示項目や内容、表示色を工夫することで、必要な情報に効率的にアクセス可能 - 管理者が新着情報に気がつく仕組み
新しい情報が登録されると管理担当者へ「Microsoft Teams」（以下Teams）やメールで通知、内容確認の見逃しリスクが軽減
就業規則や業務マニュアルはどの会社にもあるから、参考にできそうだね。作成者にインタビューしながら、「業務マップDB」を紹介していくよ！
Cello（チェロ）DB作成・管理担当者にインタビュー
作成の目的・背景
煩雑になりがちな文書管理はメンテナンスが大変だけど、どうして「業務マップDB」を作ることになったの？
あるあるネタかもしれませんが、ドリーム・アーツでもドキュメントの保存場所や最新ファイルが不明で、必要な情報へ辿り着くまでに時間がかかる状況がありました。
入社や異動があっても誰でもわかりやすい情報整理、継続可能な文書管理を実現したいと思いました。
作成までの道のり
全社で使う文書管理となると、関わるメンバーも多くて大変そうだけど・・・。どう進めたの？
同じ課題を感じていたメンバーで「ドキュメント整備委員会」を立ち上げました。
発足当時、部門横断型で東京・広島・那覇・石垣・大連と超大所帯で（笑）。ミーティングの調整すら難しく、時間外にミーティングをしたり、委員会の中にさらにプロジェクトを作成して小回りがきく状態で運営していました。
メンバーが20名もいたって聞いて驚いたよ！委員会では具体的にどんなステップでゴールを目指したの？
Cello（チェロ）短期・中期の目標を決めて、ゴールに向け計画を実施しました。
- 【短期目標：情報整理と周知】
- 各部門の業務システムやマニュアルを把握し、情報整理と周知を実施
- 【長期目標：継続可能なドキュメント運用】
- 継続的に改変・最新化できるよう、ドキュメント運用の基盤や手法を検討、企画
作成で工夫した３つのポイント
工夫ポイント① 登録フォームの設定
業務カテゴリの入力ミスを防ぐため、大分類を選択するとそれに紐づく中分類のみ選択できるようにしました。[1]
拠点によって異なるルールを管理するため、「利用拠点」フラグを設けています。[2]
また、想定される利用シーンとフラグを登録してもらい、利用者の利便性を考慮しました。[3]
具体的には次項でご紹介します。
＜業務マップ登録画面＞
工夫ポイント② 利用シーンを意識
利用シーンに応じて効率的に必要な情報にアクセスできるように、ビューの内容を工夫しています。1つ目は「入社時に見ると便利！」の利用フラグ[3]が立った情報を「便利なモノ」ビューで集約し、ツリー（中分類）で情報を絞れるようにしています。また、拠点独自のルールが目立つように色分けしています。
＜「入社時に見ると便利」フラグのついた文書の一覧画面＞
2つ目は申請が必要な手続きについて「TOP申請一覧」ビューで集約し、一覧画面から申請用のリンク先へ移動して申請できるようにしています。また、関連ドキュメントも一覧画面で確認できるようにしています。
＜各種申請手続きの入口を集約した一覧画面＞
工夫ポイント③ 運用者視点
ドリーム・アーツの業務マップは全社員が閲覧・登録できますが、オーナー情報を必須登録とすることで問い合わせ先やメンテナンスの責任所在を明確にしています。
＜オーナー情報の登録項目画面＞
業務マップに新規文書が登録されると「Teams」へ自動通知され、業務大分類ごとにアサインされた担当者が登録内容をチェックする運用を行っています。情報鮮度を保つために、四半期に一度登録内容のチェックや棚卸しを実施しています。
＜登録内容確認者への「Teams」通知画面＞
業務のデジタル化で楽になったこと、運用効果、メリット
業務マップDBを運用してみて、どういう効果があった？
業務情報への入口が業務マップにまとまることで、知りたい最新情報を得るまでの労力が各段に減りました。私は就業規則や各種申請を管理する立場でもありますが、社内から問い合わせがあった際には業務マップの文書URLを教えるだけですみ、回答にかかる時間も短縮できています。
調べる方も答える方も必要な情報にアクセスする手間が省けるのは、「SmartDB」で文書管理するメリットだね。とても参考になったよ、ありがとう！
Cello（チェロ）「業務マップ」は文書管理・リンク集の要素を取り入れつつ、複数の業務とも連携することでさまざまな業務の入り口となっているDBです。「SmartDB」をつかって業務デジタル化するメリットをうまく取り込んだ事例の一つです。業務デジタル化を検討している方にとって参考になれば幸いです。
関連資料
3分でわかる「SmartDB」
大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。
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また、業務マップは、社内ポータルサイトと組み合わせることで、さらに効果を発揮します。 たとえば、人事労務に関わる情報や、それに関連する具体的な計画や業務連絡、依頼などを関係する社員にわかりやすく発信する「コーポレートポータル」への掲載です。社内手続きや関連資料への入口の社内周知をより徹底できます。社員は情報を探す時間を減らせ、人事・総務部などのコーポレート部門は問い合わせ対応の時間を減らせるなど、コーポレート部門と全社員の業務が円滑になります。
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