OKR管理・運用のポイントとは?SmartDBで管理する3つのメリット、活用事例を紹介

企業や従業員の成長にあたり、みなさまはどのような目標管理を実践されていますか?
弊社ではOKRという目標管理手法を採用し、「SmartDB」で作成した業務アプリで管理・運用しています。今回は弊社が実際にOKRを「SmartDB」で運用・管理して感じたメリットと、活用した取り組みを一部ご紹介します。

OKRとは

OKRは「Objectives and Key Results」(目標と主要な成果)の頭文字をとったものです。企業、部門、チーム、個人ごとにObjectives(目標)とそれに連動したKey Results(主要な成果)を設定し、設定した目標を会社全体に公開します。そのうえで目標設定・進捗確認・評価のサイクルを高頻度でおこなうことで、高い目標を掲げ、進捗を確認できる目標管理手法です。ビジネス環境の変化と人々の価値観の変化が激しく、不確実性の高いVUCAの時代、OKRがさらに注目を浴びています。

MBOやKPIではなくOKRを導入することによるメリットや運用方法はこちらの記事で解説しています。ぜひ合わせてお読みください。

OKRとは?MBOやKPIとの違い、目標管理・業績評価の方法を解説

OKRの運用で重要なポイントとは

Objectives(組織が達成すべき目標)とKey Results(Objectiveを達成するための具体的な指標)を設定する際、約1か月から四半期(3ヵ月)で達成できるような内容にし、高い頻度でレビューを行います。
この際に最も重要になるのは、企業目標と個人目標がリンクしていることです。そのため企業OKRは設定後に各部門やチームに展開され、実業務と乖離していないか確認のうえで調整し、チーム・部門ごとのOKRは確定した企業OKRをもとに決まっていきます。個人OKRは確定した企業やチーム・部門のOKRをもとに設定・調整し全社に公開します。
成果指標は「むずかしいが不可能ではない」「ベストをつくせば達成できそう」という水準のストレッチゴール(ストレッチ目標)で設定し、達成度は100%ではなく60~70%で成功とみなします。目標達成の進捗は週次で確認し、達成にあたる課題や解決策などは都度分析します。この際、ほかの人の意見を伺い、チーム内で相談・助け合いながら目標達成を目指しましょう。

OKRをSmartDB(バインダ)で管理する3つのメリット

目標管理をExcelで実施し、運用の不便さを感じている方も多いのではないでしょうか?弊社では「SmartDB」で構築したOKR管理バインダ(※1)を活用してOKR活動の管理をしています。ここからはOKRを「SmartDB」で管理した場合の3つのメリットをご紹介します。

※1 Webデータベース機能で構築した業務アプリのこと

全社員のOKR活動全体を一元管理できる

OKRを運用するには以下複数の工程を意識する必要があります。

  1. 企業OKRを設定する
  2. チームからフィードバックを受けて企業OKRを調整する
  3. チーム・部署のOKRを設定・調整・共有
  4. 個人OKRの設定
  5. 個人OKRを共有し、調整
  6. 週に一度進捗確認(チェックイン)
  7. 中間レビュー、最終レビューをおこなう
  8. 来期の企業OKRを設定する

これらの工程を社員ごとにExcelなどで個別に管理しようとすると、管理する側にも運用する側にも負荷がかかり、OKRを導入しても効果的な運用ができない可能性があります。担当社員が増えれば増えるほど管理するファイルが増え、さらに年度ごとのファイルの管理も…となるとその負荷は計り知れません。

弊社は「SmartDB」のWebデータベース機能を活用して構築したOKR管理バインダで、全社員のOKR活動を一元管理することで、管理にかかる負荷を削減しています。 また、OKR運用には大きく企業OKR、チーム・部署OKR、個人OKR、3つが必要です。これらを設定するにはいずれの場合も必ず調整が発生します。Excel管理の場合、上長は調整のたびに対象者の個人ファイルと、企業やチーム・部署のOKR管理ファイルを開く必要があり、負荷が高いだけではなく、管理が煩雑になってしまう可能性があります。OKR管理バインダであれば、個人ごとに企業やチーム・部署のOKRが記載されているうえ、対象者のOKRを絞り込んで一覧化して確認・調整ができます。そのため、「SmartDB」でのOKR運用は、こういった目標設定の負荷軽減や管理の煩雑さ回避にも貢献します。

全社で目標や進捗を共有しやすい

全社のOKRを一元管理することで、組織全体に全社員の目標や進捗が共有しやすくなるというメリットもあります。目標の共有により「主要な成果」に直結するタスクの優先度が明確化し、より効率的に行動できるようになります。
Excelで管理する場合に発生しがちな進捗共有の作業負荷を軽減することにも役立ちます。社員がOKRを設定・更新するたびに上長やチームにファイルを展開せずとも、「SmartDB」に登録するだけでほかのメンバーに展開され、さらに通知機能と合わせて活用すれば確認依頼の連絡を別途する必要もなくなります。
また「SmartDB」では所属などに応じて閲覧権限を自由に設定できます。 個人の目標を設定している期間は社内の混乱を避けるために、上長のみに閲覧権限を開放するということも可能です。

変更履歴の管理ができる

OKRは1か月~四半期という短いスパンでサイクルを回します。また、OKRを効果的に運用するには、週次で「チェックイン」というOKRの進捗を確認する機会を設けることが重要です。
その際、進捗と合わせて各自のOKRに対する自信度の確認や目標の更新も行います。このようにOKRでは頻度高く更新がおこなわれるため、履歴管理が適切にされ、いつでも振り返りができる状態にしておく必要があります。
「SmartDB」では更新ごとに情報をバージョン管理しているほか、個別に変更履歴の記入欄も作ることができるので、「チェックイン」時に目標を変更した場合には、経緯も含め記録できます。

【イメージ:SmartDBで構築した「OKR管理バインダ」】

OKR管理バインダサンプル

OKR管理バインダを応用した実際の取り組み

OKR管理バインダを利用した1on1の実施

「SmartDB」でOKRを管理すると、OKR運用のすべての工程が一か所で管理できるとお伝えしました。弊社では、週に一度上長との1on1(※2)で 、OKR管理バインダを使って進捗確認をおこないます。
OKR管理バインダでは個人OKRの達成にあたる取り組みや過去の更新履歴も振り返ることが可能です。進捗を記入する欄もあり、設定・実行両方の工程が確認できるため、中間レビュー、最終レビューの際、断片的な情報だけでOKR達成の評価をおこなうのではなく、取り組みすべてから評価をおこなうことができます。企業にとっても、社員個人にとってもストレスがなくなるだけではなく、振り返りの機会があることでOKRに取り組む姿勢もより良いものになると期待できます。また1on1を通して定期的に進捗が更新されるため、更新漏れが防げます。

※2 1on1=人材育成を目的として上司と部下が1対1でおこなう対話(面談)のこと

ワーキンググループを利用した横断施策

弊社ではOKRの運用にあたって「ワーキング・グループ」という取り組みも合わせて実践しています。ワーキング・グループとは、同じ関心や目標を持ったメンバー同士がチームを組んで達成を目指す取り組みです。同じOKRを設定していても、部門が異なると達成に向けた取り組み方は異なります。一人ではOKRの達成に滞ることがあっても、自分と同じOKRを設定しているメンバーを探し協力することで、OKR達成に貢献するだけではなくさらに高い目標を設定することも可能になることがワーキング・グループのメリットです。
OKRを「SmartDB」で全社員が共有することで、部門などの括りにとらわれることなく同じOKRを設定しているメンバーを見つけることが容易になっています。また、コメント機能を活用することで、従業員同士が能動的にワーキング・グループを組みやすく、OKR活動の活性化につながっています。

まとめ

いかがでしたか?
本記事でご紹介した、OKRを運用・管理するポイントや「SmartDB」で管理するメリットが皆さまの気づきになりましたら嬉しいです。VUCAの時代、MBOやKPIでの目標管理ではなくOKRの導入を検討する企業も増えてきています。OKR導入後、効果的に運用するには高頻度の目標設定や調整・評価が求められます。これには適したツールを活用することも有効な手段です。
OKR導入の際はぜひ「SmartDB」もご検討ください。

関連資料
3分でわかるSmartDB

3分でわかる「SmartDB」

大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。

prof_saitok

この記事の執筆者:斉藤(マーケティング本部)

通信サービス・コンタクトセンター運営などの経験を経て、2021年ドリーム・アーツに中途入社。マーケティング本部の一員として日々勉強中です。
たくさんの経験をしてきたことを活かし、誰が読んでも楽しめるコンテンツを目指して、今後もたくさんの情報をお届けします!