時は人手不足。バブル時代をもしのぐ売り手市場の時代を迎え、人事部門は採用にひと苦労しているのではないでしょうか。離職防止のため、評価や教育制度の施策も考えなければならないし、働き方改革の流れのなかで、経営や現場からの要求も多い…。人員は増えないのに、人事部門の「やるべきこと」は増えていく一方です。
そんな今だからこそ、人事部門がオペレーション業務中心となっている現状から脱却し、社員と向き合う時間や、未来のことを考える時間を確保することが求められています。
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あなたの会社、高齢化が進んでいませんか？
2019年度の調査によれば、上場企業1,841社の平均年齢は41.4歳。9年連続で上昇をたどり、2010年からの10年間で1.9歳上昇*したといいます。
- 社内を見渡すと古株社員ばかりで、社内でも高齢化が進んできた
- 苦労して採用した新入社員も、戦力になるまでに時間がかかる
- 優秀な若手ほど転職してしまう
このような状態に心当たりがある会社では、下記のような原因が考えられるのではないでしょうか。
教育制度を整備できていない
「新入社員研修が最初で最後の教育制度」なんてこと、ありませんか？
せっかく苦労して人材を採用しても、中長期的に教育カリキュラムが検討できていないと、新入社員が戦力化するまでに時間がかかってしまいます。
また、社員のスキルや個性に合わせて研修などを受講するための制度が整備できていないと、向上心を持つ社員の後押しができなくなってしまいます。
評価制度が古い
「社員数が増えても、旧態依然とした評価制度をアップデートできていない」なんてこと、ありませんか？
ある調査によれば、働く人の6割以上は勤務先の人事評価制度に不満を感じ、約8割が評価制度を見直す必要があると考えている**そうです。
若手の成長に合わせた評価ができずに、優秀な若手ほど適切な評価を受けられないと感じる状況になってしまっては、エンゲージメント強化どころか離職につながってしまいます。
自社にマッチした人材が採用できていない
そもそも、会社にマッチした人材は採用できていますか？
自社の価値観や文化を十分に発信できていない場合や、そもそものマッチングがうまくいっていない場合、採用が失敗に終わる確率も高くなります。。
自社で活躍できる人材かの判断基準が属人化していると、選考基準がリクルーターの好みや直感に依存してしまうため、組織とのミスマッチが起こるリスクも高まります。
これらの根本にあるのは、人事部門が「日々の業務に忙殺されていて、本当に重要な活動に注力できていない」という問題です。
逆に言えば、日々の業務の効率を改善できれば、本当に時間を掛けるべき「人材教育制度の改善」「評価システムのアップデート」そして「マッチした人材の採用活動」に取り組むことができるのです。
では、具体的になにをすればよいのでしょうか？
既存業務の効率を改善して戦略人事に向けた体制を整えよう〜基礎編3ステップ〜
まずは「忙しくてなにもできない」状態から脱却し、戦略を立てる時間を確保するための一歩踏み出しましょう。たとえば、以下のような打ち手が考えられます。
基礎編1. 業務をシステム化できるクラウドサービスを導入
まずは改革の土台として、業務を自らの手で仕組み化できるクラウドサービスを導入します。
情報システム部門やIT部門の協力がなければ、システム導入は不可能？
そんなことはありません。クラウドサービスなら人事部門中心でも対応可能です。システムの利用範囲を他部門にも拡大するなど、自部門で管理できない範囲になるタイミングで、システム部門に協力してもらえばOK。
下記の「基礎編」2や3が実現できるようなクラウドサービスを選びましょう！
基礎編2. 申請書の電子化
クラウドサービスを導入したら、煩雑な業務の代名詞である「紙の申請書」を電子化しましょう。
紙の申請書は入力も自由だし、物理的な移動などで時間がかかりがちです。紙を電子化するだけで、資料の管理や申請書の持ち運びなどの余計な時間をカットすることが可能に。 隙間時間でも作業しやすくなります。
基礎編3. テンプレートを活用した入力の簡素化
申請書のテンプレートを準備したり、システムで入力チェックを行ったりすることで、ミスの低減につながります。
管理者の人事部門だけでなく、申請者と承認者の両方にとってメリットが生まれます。
さらに人事の業務改革を進めよう〜応用編3ステップ〜
足場が固まり、考えるための時間を確保できるようになったら、いよいよ戦略的に動くときです。
人事の業務は毎年のように変わります。働き方改革関連法の開始は記憶に新しいところですが、法改正以外にも環境変化に伴う経営戦略の方針転換にすぐ対応しなければいけません。
「変わることは当たり前」ということを織り込んで、より時代の変化にしなやかに対応できる、「攻め」の改革を進めましょう。
応用編1. 人事評価や教育制度などのルールの管理
変化を迎える際には、ルールの明文化が必要。各種制度や評価基準などの最新版を、すべての社員が参照できる形で管理しましょう。
応用編2. 評価・実績管理もシステム化
人事評価の制度や実績などもシステム上で管理すると、組織内での情報共有が簡単になります。
ただし、評価情報の取り扱いには権限設定などに注意が必要。
入力者に見せるもの、評価者に見せるもの、人事部が見えるものの指定など、役職に応じた細かいアクセス制限が必要となります。
応用編3. 目標設定や研修受講などをワークフロー化
その他、目標設定や研修受講など、人事部門特有のワークフロー業務もシステム化してしまいましょう。
システム化することで全体の状況が把握しやすくなり、可視化できます。また、滞留している申請に対しての自動通知なども可能となり、管理者の負荷を軽減させることができます。
では、どのようなシステムを利用すれば、上記で紹介したようなステップを実現できるでしょうか？
業務デジタル化クラウド「SmartDB」なら、「攻めの人事部門」に転換する6ステップのいずれにも対応可能です。
| クラウドサービス比較表 | SmartDB | システムA | システムB |
|---|---|---|---|
| 現場（人事）部門での導入 | 〇 | 〇 | × |
| ワークフローの電子化 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 複雑な業務フローへの対応 | 〇 | △ | 〇 |
| テンプレートによる省力化 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 全社（大規模）での利用 | 〇 | × | 〇 |
| 現場（人事）部門での仕様変更 | 〇 | 〇 | △ |
| 文書管理としての利用 | 〇 | 〇 | △ |
| 細やかな権限設定 | 〇 | △ | × |
たとえばある企業では、人事部門自らが「SmartDB」で業務改革を行い、下記のような成果を達成することができました。
- 導入から実質3ヵ月で20つの申請手続きをシステム化
- 最終的に約7,000人が利用する50種類の申請業務のデジタル化に成功
「攻めの人事部門」に一歩踏み出そう
人事部門のミッションは、「縁あって出会い、仲間となってくれた社員が活き活きと働く会社を作ること」。
日々さまざまな業務に追われているのが人事部門の実情ですが、システムを使うことでオペレーション業務を短縮できるようになります。
「SmartDB」なら、情報システム部門に頼まなくても、すぐにルールや業務の変更に対応が可能。柔軟なワークフローや文書管理に利用できるから、税制や法改正への対応もすぐに行えます。
さあ、経営戦略に沿った採用計画の立案や行動に時間を使える、「攻めの人事部門」への一歩を踏み出しましょう。
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参考: 「2019年3月期決算上場企業1,841社「従業員平均年齢」調査」
参考: 「6割以上が勤務先の人事評価制度に不満、約8割が評価制度を見直す必要性を感じている」
