年賀状もデジタル化!?文系の新人が発案した社内年始企画をご紹介!

近年は、年賀状を送る人も減少しているようで、皆さまに届く年賀状の枚数も年々減っているのではないでしょうか?
ですが、年賀状は日頃の感謝を伝えるツールとしては優れていると思います。

そこで今回は、業務デジタル化クラウド「SmartDB」で年賀状をデジタル化し、社内で感謝を伝えあった年賀状企画についてご紹介します。

お年玉付き年賀状企画のご紹介

まずは、実施した企画自体のご紹介をします。

お年玉付き年賀状企画とは?

お年玉付き年賀状企画とは、本来の年賀状のように日頃の感謝を伝えたり、コミュニケーションのきっかけを作りましょうという企画です!年末年始に社内報メンバーを中心に実施しました。本来は紙の申請書をデジタル化するツールである「SmartDB」を使い、年賀状形式のアプリケーションを作成しました。アプリにメッセージを添えて文書を登録すると、宛先として登録した相手にかわいいデザインの電子年賀状が届きます!
最終的には300名ほどの社員数に対して1,400件ほど登録されました。

お年玉の当選商品と参加者の反響

登録した文書には登録番号が自動で採番されるように設定し、年明けに発表する2桁の数字が登録番号の下2桁と一致していたら当選という形式にしました。商品は、当選した文書の差出人と受取人の2人で行けるランチ券です。当選したのは30組ほどで、焼肉や海鮮などそれぞれが好きなランチを堪能したようです。
同じ部署としてお世話になっているメンバーへの感謝の場、部署が違うメンバーとの交流の場となり、盛り上がりました。

作成した年賀状アプリのご紹介

次に、「SmartDB」で実際に作成した年賀状アプリのご紹介をします。

紙・ハンコを使わない年賀状アプリのこだわりポイント

本物の年賀状を再現するため、下記のポイントにこだわったそうです。

  • 文字のフォントやサイズ、画像などで自分の個性が表現されたメッセージを書ける(リッチテキスト部品)
  • 既に登録した宛先や自分自身を宛先にした文書は登録されない(重複チェック)
  • 当選番号が自動で採番される(自動採番)
  • 自分と関係ない文書は閲覧できない(閲覧権限制御)
  • 新年になってから届いた文書が閲覧できるようになる(閲覧権限制御)
  • 文書を登録したとき、驚いてもらえる(項目の表示制御)

これらはすべて製品の標準機能で実現しています。切手や郵便番号の部分は、画像を挿し込んで再現したそうです。

画面イメージ

お年玉付き年賀状アプリの入力画面・閲覧画面

文系の新人でも幅広い業務をデジタル化できる「SmartDB」

この企画の発案者は、営業職として採用された新卒1年目のメンバーでした。本業務の傍らで参加していた社内報メンバーとして企画し、サポートコンテンツを参考にしながらアプリ自体の作成も自ら行いました。

「SmartDB」は、文系の新人でも業務を作成できるノーコード・ローコードツールです。
きっちりとした稟議申請から今回のような年賀状まで幅広くデジタル化できる「SmartDB」で、紙やExcelで行っている業務のデジタル化を進めてみませんか?

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マーケティンググループ ホシ

この記事の執筆者:ホシ (マーケティンググループ)

新卒でドリーム・アーツへ入社
お客様のサービス利用立ち上げ支援を行う部門からマーケティング部へ異動
専門知識がない方にも分かりやすく、サクッと読み進められる記事を書いていく