就業規則・社内規程の電子化・管理・公開はWebデータベースで

どのような会社でも就業規則・社内規程があります。それらの規則・規程をどのように管理していますか。
就業規則・社内規程を「SmartDB®」で管理するメリットをご紹介します。

就業規則の変更について知りたい方はこちらもご覧ください。
就業規則を変更するには？届出の作成方法・実施までの流れを解説

どのように管理・公開していますか

従業員が10名以上いる会社では、必ず就業規則が存在していると思います。これは、労働基準法第89条（作成及び届出の義務）に

常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

とあるためで、会社によっては、就業規則のほかに社内規程として、給与規程や育児・介護休業規程などが定められている場合もあります。就業規則や社内規程は、作成するだけでなく、その内容を従業員へ周知する義務（同法第106条）もあります。

ちなみに、「規定」は個々の条文を意味し、「規程」は一連の条文（規定）をまとめたものを意味します。

これら就業規則や社内規程をどのように管理・公開していますか。

PDF化したものを、社員全員がアクセスできるファイルサーバやWebサーバ上で公開していることが多いと思います。従業員への周知を考えると、ファイルサーバやWebサーバでの公開でも問題ありません。しかしながら、就業規則や社内規程は、法改正の影響を受けて、改訂などの対応が必要になります。ファイルサーバやWebサーバでは、改訂中などの管理を行うことが難しくなります。そのため、改訂中のものを担当者個人の端末で保持していたりしませんか。

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Webデータベースを使おう

就業規則や社内規程の管理・公開には、Webデータベースを使いましょう。

Webデータベースを使うことで、就業規則や社内規程の公開だけでなく、改訂版の管理まで行うことができます。公開中の就業規則や社内規程は、全従業員が参照できるように設定しておけば、Webブラウザのみでいつでもアクセスができます。また、改訂中の就業規則や社内規程については、管理部門のメンバーだけが見えるように設定して、部門内でのレビューをを行いましょう。

「SmartDB」のメリット

「SmartDB」を使うと、以下のメリットがあります。

カテゴリによる分類と絞り込み

カテゴリを付けておけば、必要な規則・規定をツリー表示のなかから簡単に絞り込むことができます。

ワークフローでのステータス管理

就業規則・社内規程の定期的な見直しで、どの版が公開中で、どの版が修正・レビュー中なのか管理できます。

キーワードによる全文検索

添付ファイルも含めて、キーワードによる全文検索ができます。必要な規則・規定を簡単に見つけることができます。

就業規則・社内規程の管理は「SmartDB」で

「SmartDB」での就業規則・社内規程を管理してみませんか？

「SmartDB」は文書管理で公開前のレビュー・公開後の改訂にも対応しています。画面上の設定のみで、より簡単・スピーディに文書改訂の仕組みを実現できるようになります。「文書改訂機能」については、以下の参考記事をご覧ください。

【参考】ISO文書も適切に管理できる「文書改訂機能」をリリース

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さらに「InsuiteX」で社内手続きや関連資料への入口として「人事・総務ポータル」を構築し、規程一覧として公開すれば従業員が必要なときに、いつでも参照することができます。最新版の規則・規定が常に周知されていることで、総務部など管理部門への無用な問い合わせも減らせます。「InsuiteX」について、詳しく知りたい方は以下をご覧ください。