さまざまな部署が議題を持ち寄る「会議」。大変なのは、運営のための資料準備を行う事務局です。「運営」と「紙」、どちらのコスト削減も実現する「ペーパーレス会議システム」。特別なシステム導入をしなくても、「SmartDB」の標準機能を活用して実現できます。

「会議の運営準備」で苦労する事務局

事務局は、さまざまな部署からあがってくる議題についての資料をくまなくチェックしなければなりません。資料に不備があれば修正依頼をして、もう一度資料を確認します。事務局は、場合によっては多くの回数が必要になるこのやり取りを、議題の立案部署すべてと行わなければならないのです。

「個別やり取り」の山

議題資料のチェック

通常は、議題の立案部署が資料を用意し、事務局とやり取りをしながら資料を作成していきます。

やり取りが繰り返される

事務局の資料チェック・修正が何度も必要になり、一度の会議ために資料準備のやり取りが多くなることもしばしば。

全部門とのやり取りが必要

事務局は、このようなやり取りを、いくつもの部署と行わなければなりません。資料チェックなどの「運営準備」で1日が終わってしまう、なんてことも・・・。

イレギュラーな対応、かさむ「運営」と「紙」のコスト

膨大なやり取りを経て、やっと資料が完成した次に待つのは、「印刷」です。各部署からそれぞれ提出された資料を、会議スケジュールの流れに沿うよう、ひとつの資料にまとめて印刷しなければなりません。しかし、そんな時に「待った!」をかける、こんなハプニングはありませんか?

  • 資料の印刷が終わったところで、急に「商品部」から資料の差し替え依頼が来た・・・。
    せっかくまとめた資料も、もう一度やり直し。すでに全員分印刷した資料はすべて無駄に・・・。
  • 資料の受け渡しをメールで行っていたので、改めてとりまとめる時にどれが最新資料なのかわからなくなってしまった・・・。

このような「イレギュラーな対応」と「紙を取り扱う面倒さ」が会議運営の効率を下げ、事務局へのおおきな負荷につながっているのです。

「ペーパーレス会議システム」を導入しましょう

「SmartDB」の標準機能である「Webデータベース」と「ワークフロー」を活用すれば、さまざまなハプニングにも即座に対応する「ペーパーレス会議システム」を導入することができます。

立案部署から「申請」

ワークフローで「申請」する

まず、これまでメールで行っていた立案部署との「資料のやり取り」を、「ワークフロー」へ移行します。立案部署からの「資料確認依頼」は、「SmartDB」で申請されるように。

議題資料を「確認」

資料の「承認」もワークフロー上で行う

事務局は、申請された内容について、資料に不備がないか、チェックしていきます。資料の「修正」もメールではなく、「ワークフロー上のコメント」で依頼ができます。

全員で「共有」

会議資料はWebデータベースに蓄積する

会議にいる全員が、「SmartDB」から会議資料を確認します。議題の決定事項もその場ですぐに反映され、会議後のファイリングも不要です。

「SmartDB」だから実現できる

「Webデータベース」と「ワークフロー」、2つの機能を兼ね備える「SmartDB」だからこそ、スムーズな「ペーパーレス会議」を実現。「SmartDB」の機能を使いこなすことで、このような効果を期待できます。

ステータスの見える化

会議毎にさまざまな部署から立案されるたくさんの議題資料。ワークフロー機能を使えば、「資料準備のステータス」が一目でわかります。「未確認」「修正依頼中」「完了」などのステータス、またどの部署にボールがあるのかも、一目瞭然です。

メールの洪水がゼロに

議題資料の「確認依頼」「修正指示」も、ワークフロー機能を利用することで、メールでやり取りする必要がなくなります。

資料のかんたん共有

「Webデータベース」として資料がひとつの場所に集まるから、資料の共有もスムーズです。「URLひとつ」の共有で、会議資料の「事前確認」「事後配布」が簡単に。

使いこなすことで「経営会議」でも運用できる

特別なシステムを入れなくても、「SmartDB」の標準機能である、「Webデータベース」と「ワークフロー」を組み合わせることで、「ペーパーレス会議システム」を実現することができます。

「SmartDB」を活用し、「経営会議」などの重要な意思決定の場で「ペーパーレス会議システム」をすでに運用している企業も。ぜひ試してみてはいかがでしょうか。