文書管理をシステム化するには何が必要なのでしょうか。文書管理のシステム化といっても、ファイルを電子化するだけで終わりではありません。膨大な文書を管理し、欲しい文書にすぐにたどり着けるようにするためには、文書にどんな属性情報をもたせるかがポイントです。

文書管理で「管理」すべき項目とは

文書管理のための共通基盤の必要性について、以前ご紹介しました。
(参考記事)『文書管理を標準化し、ノウハウ・知識を高いレベルで共有!』はこちら
紙文書を電子データ化してファイルサーバで管理する、だけでは文書管理ができているとは言えません。 文書管理に必要なことのひとつに、文書の属性情報を定義することがあります。 今回はその属性情報について見ていきます。

探したい情報でラベリングする

なぜ属性情報が必要なのか?ひとつには特定の文書を見つけやすくするために印をつける(ラベリングする)ことがあります。どのような文書を保管し、どう活用するか?どういう情報で探したいのか?を考えることが属性を決める鍵になります。
商品企画部で働くAさんの会議で必要な文書を例にラベリングしてみます。

過去に行った新商品企画会議の資料を参考に会議資料を準備したいのだけど、ファイルサーバで検索キーワードを指定しても欲しい資料にたどり着けない。会議の議題や当時の議事録、対象商品の分類があれば、見つけやすいのに。

このような場合、以下のようなラベリングをすると探しやすいのではないでしょうか。

  • 会議種類(商品企画会議、商品開発会議、販売促進検討会議など)
  • 会議日時
  • 議案(テーマ)
  • 商品カテゴリ
  • 対象商品

ラべリング例

ライフサイクル情報でラベリングする

文書にはライフサイクルがあります。特に機密情報が含まれている文書や保管期限が決まっている文書は、適切にそのライフサイクルを管理する必要があるでしょう。ライフサイクル情報には以下のようなものが考えられます。

  • 文書登録日時
  • 文書登録者
  • 分類
  • 廃棄確認日
  • 廃棄期限
  • 機密情報の有無
  • 文書更新日時
  • 文書更新者
  • 文書更新情報
  • など

適切なラベリングで文書管理を実現するSm@rtDB

文書に適切な属性を持たせることで、その文書へたどり着くことが容易になります。また、それだけでなく、棚卸しや廃棄といった文書のライフサイクル管理を適切に行うためにも必要です。
「Sm@rtDB」なら、文書管理に関するラベリングは自由自在です。基本的なラベリングから、企業独自に存在する業務ルールのラベリングまで、幅広く対応できるので、文書管理の適切なシステム化をお手伝いできます。「Sm@rtDB」を使った文書管理は、すでに多くの企業で実践されています。「Sm@rtDB」を使って文書管理を行い、文書の品質を維持してみませんか。