企業内では、日々大量の文書を取り扱っています。これらの文書をどの様に管理していますか? 「Sm@rtDB」を使って文書管理の標準化を行えば、ノウハウ・知識を高いレベルで共有できるようになります。

業務に係わる文書、どのように管理していますか?

日々、業務で取り扱う文書は膨大なもの。大量の紙文書は場所を取るし、電子文書でもフォルダで整理するだけでは探しづらい。他にも、

  • 書類(見積書・発注書・契約書等)を保管する場所に苦労している。
  • 保管されている文書(手順書)が古く、手順通りに作業したのに漏れが発生した。
  • アクセス権限が適切に設定されておらず、必要な文書にアクセスできない。
  • 技術文書やノウハウ等が個人端末に保管されてしまい、属人化している。
  • 検索しても欲しい文書が見つからない。見つけるまで時間がかかる。

というように、利用者、管理者双方で困りごとが発生しています。利用者は欲しい情報が得られず、管理者は手間ばかりかかる状況になっているのではないでしょうか。

それぞれの部門で異なる文書管理の仕組みを導入していませんか?

文書管理の仕組みを導入しようとするも、各部門それぞれでファイルサーバやWikiなどを立ちあげてしまうと、文書の保管先が散在することに。その結果、人事異動のたび、部門独自の管理方法を一から学び直すことになってしまいます。

部門ごとに文書の管理がばらばら・・・

共通の文書管理基盤を導入しましょう!

各部門それぞれではなく、会社や部門横断で文書管理するための基盤として、「Sm@rtDB」を導入しましょう。

文書管理基盤が共通化されることで、すべての文書がひとつの場所に集まります。文書がひとつの場所にあれば、欲しい情報を求めてあちこち探すことも、異動のたびに管理方法を学び直すこともありません。
共通の基盤を管理するだけなので、管理者の手間も減ります。

基盤の共通化によって手間を削減できる

しかしながら、単に文書を入れる箱(基盤)を共通化するだけでは、電子ファイルのゴミ箱になってしまいます。運用ルールと紐付けて、常にデータを最新に保つ仕組みが必要です。

運用ルールを整備すれば、ひとつの場所に集まった文書がすべて最新の状態で維持されるようになります。
利用者にとって「ここを探せば必要な情報が得られる」「どんな業務にも対応できる」という安心感が得られます。

基盤とルールの組み合わせによって常にデータが最新になる

「Sm@rtDB」で文書管理することのメリット

「Webデータベース」と「ワークフロー」、2つの機能を兼ね備える「Sm@rtDB」だからこそ、誰もが使いやすい「文書管理」が実現できます。「Sm@rtDB」の機能を使うことで、このような効果を期待できます。

文書管理の標準化

「Webデータベース」として文書がひとつの場所に集まるから、欲しい情報がすぐ見つかります。文書を共有するときは「URLひとつ」。管理方法も一度学べば終了です。

文書の品質担保

「ワークフロー」を使用して運用ルールを簡単に整備できます。お仕着せの運用ルールではなく、会社・部門の業務にあわせたルールを設定できます。使いやすく整備された運用ルールに従うことで、文書の品質も担保されるようになります。

ノウハウ・知識を共有して、高品質な業務を遂行しよう!

「Sm@rtDB」で文書管理をシステム化すれば、基盤の共通化だけでなく、運用ルールも整備することができます。運用ルールは、日々の業務の中で改善されていくもの。「Sm@rtDB」ならば、運用しながらの変更も簡単です。
共通の文書管理基盤を使用し、共通の運用ルールに従うことで、常に最新の文書が登録されるようになります。最新の文書でノウハウ・知識が共有されることで、高品質な業務が遂行できるようになります。

(参考事例)バンダイナムコ様:内部統制に関わる文書管理システムの導入で業務を効率化