日々の業務を円滑に進めるための重要事項にインシデント管理があります。
インシデントとは重大な事故などに発展する可能性のある出来事や事象のことで、インシデントを的確に管理できれば重大な事故を未然に防ぎ、業務をスムーズに遂行することができます。

今回は「SmartDB」を利用したインシデント管理についてご紹介します。「SmartDB」で根本原因や発生要因への対応・対策が容易に実施できるシステムを実現させましょう。

多くの人が関わる物流業界、発生原因はどこに?

インシデントはあらゆる業務、業態において発生します。特に物流業界では、さまざま人が関わるために根本原因がわかりにくく、問題管理が難しくなる場合が多くなります。
特に下記のような項目が問題管理を難しくする要因になります。

  • 業務が多くの拠点や工程に分かれており、問題が報告されても共有されにくい
  • 商品に不備があった場合、メーカー/物流センター/輸送中のミスなど、どこに原因があるのかわかりにくい
  • 物流センターごとで管理方法が違う為、同様の事象への対応が遅れる

では、物流業界で実施すべきインシデント管理の手法について考えてみましょう。

インシデントをExcelで管理する場合

まず、Excelでインシデント管理をする場合を考えてみます。
Excelで管理する場合、データをかんたんに整理できます。また、開始することもかんたんです。しかし、各自がローカルの端末にExcelファイルを持ってしまう場合がほとんどです。そうなると、さまざまな問題が発生します。

ファイルのマージ(集約)に時間がかかる

各拠点/各人などからExcelファイルを集めると、ファイルが大量に集まることになります。これをマージしようと思うと、多くの時間が必要となってしまいます。
さらに、このあと紹介するような要因によってマージ作業が困難になっていく場合もあります。

フォーマットの独自進化

それぞれの拠点や工程でインシデント情報を集約するようになると、拠点や工程独自の情報を持ちたくなってきます。Excelではかんたんにフォーマットを追加・変更でき、そこが便利な点ではあるのですが、その結果、フォーマットが独自進化を遂げてしまう場合があります。

さらに、フォーマットが異なることで機械的にマージすることができなくなり、さらにマージが困難になっていきます。

報告の遅延

Excelで管理している場合、たとえば月次など決まったタイミングでレポートラインに沿って集約していくことになるでしょう。そうすると、インシデントが発生してから実際に報告されるまでに1ヵ月かかる場合があります。報告までに時間がかかることで、下記のような問題も発生します。

  • 問題に対しての対応が遅れる
  • 問題を時間軸で感じることが難しくなるため、「ある時期に集中して問題が起きていた」という状況にも気付きにくくなる
  • 記載する側がまとめて記載することで、ヒヤリハットなどの事故に至っていない事例が抜け落ちてしまう

Excel管理の結果

上記のような要因から、各自での入力から集約するまでに労力がかかり過ぎ、インシデント管理が目的にすり替わってしまいます。

本来であれば、インシデントを管理する目的は、インシデントを分析して下記のような対応を実施することです。

  • 登録されたインシデントから発生要因を分析して、適切な対策を検討する
  • 発生要因がわからない場合でも、発生時の適切な対応を検討する

インシデントをシステムで管理するメリット

これまで、Excelによるインシデント管理について紹介してきましたが、続いてシステム化することによるメリットをご紹介します。

登録先を一元化し無駄な業務を不要に

インシデント管理をシステム化することで情報は直接システムに登録されます。登録先が一元化されることで、集めたデータのマージ等の作業は不要になります。
また、登録する情報のフォーマットを管理者が管理するので、フォーマットが独自進化してしまう心配もありません。

リアルタイムでの確認が可能に

登録先をシステムで一元管理することにより、情報はリアルタイムで本部側に共有されます。報告が遅延することはなく、インシデント対応を迅速に行えるようになります。

「SmartDB」のメリット

「SmartDB」であれば、上記のシステム化のメリット以外にも、工夫次第でさらに便利に活用できるようになります。

状況に応じて、入力フォームを自在に変化

物流でのインシデントは、メーカー/物流センター/輸送中などさまざまな場所や状況で起きます。拠点単位でも報告する項目などが変わってくる場合があります。また、発生要因、根本原因、対策方法など、インシデント管理工程においても入力すべき項目が変わってきます。
Excelで運用している場合は、そのような時には再度ファイル配布し直す必要があり、いつまでも古いフォーマットを使い続けてしまう場合もありました。

「SmartDB」では、インシデントの工程状況や登録先の拠点に応じて、入力項目を表示/非表示にできます。
登録者には必要な入力項目のみ表示されるので、入力の手間も最小限になります。

モバイルでの登録もかんたんに実現

さまざまな人が関わる物流業界では、登録者がオフィスにいることはほぼありません。
「SmartDB」を利用すると、モバイル末端からインシデントを登録できます。インシデントは後で登録しようと思ってると忘れてしまうもの。気づいたときにその場で登録しましょう

入力業務をかんたんに

「SmartDB」では、すでに登録されている顧客、商品、社員情報など参考となるデータベースの情報を参照して表示できます。登録者は毎回商品情報などを入力する必要がなく、かんたんにインシデントを登録できます。

インシデント管理を実現し、根本原因を解決しよう

インシデント管理を「SmartDB」を使ってシステム化することで、各所から集まるインシデントを容易に管理し、根本原因や発生要因への対応・対策を早急に実施できるようになります。

インシデント管理に時間と労力をかけ過ぎてしまうと、本来の目的が果たせなくなってしまいます。「SmartDB」でさくっとインシデント管理のプロセスを簡易化して、生みだされた時間と労力を対応・対策の検討に活用しましょう。

SmartDB」のWebデータベース機能について

【関連記事】ヒヤリ・ハット事例を共有して重大事故を削減!