工程管理とは?目的、手法、メリットを徹底解説

工程管理は製造業のコアともいうべき重要な業務です。大規模なプロジェクトで、関わるメンバーや工数、情報が増えるほど工程管理は重要性を増します。工程管理が上手くいくと生産の質も向上すると言われており、工程管理の仕組みが整備されているかどうかは企業の生産性にも影響します。
では、効果的な工程管理をおこなうためにはどうすれば良いのでしょうか。本記事では工程管理の概要から目的、効率化する方法まで詳しく解説します。

工程管理とは

工程管理とは

まず、製品の製造過程における作業を分類化・体系化したものを「工程」と呼びます。「工程管理」とは主に生産管理に使われる言葉で、プロジェクトの開始・終了時期から逆算して各工程の効率的な実行計画を立て、それを運用することです。効率的に生産工程の目的を達成できるように、労働力・設備・原料などを管理します。生産部門に限らず、営業や開発部門でも使われます。
工程管理は作業フローの計画や使用する備品・機械などを決定する「生産計画」と、生産計画に従って作業の手配や進捗管理をする「生産統制」で構成されています。

工程管理と生産管理の違い

工程管理と類似した言葉に「生産管理」があります。この生産管理と工程管理とでは管理している範囲に違いがあります。両者ともに製造に関わる内容ですが、工程管理は納期内での生産を中心にしているのに対し、生産管理はより広い工程範囲をカバーします。
工程管理は生産業務のなかでも、「納期内に生産目標を達成すること」、「進捗に遅れがないこと」を重視しています。
そして生産管理は、製造業でよく使われる手法で、販売計画から材料の仕入れ・製品の出荷・売上管理まで、製品に関わるすべての流れ、つまり生産業務全体を管理し、目の前の計画だけでなく数年先も視野に入れ長期的に管理するのが特徴です。
一般的には仕入れや出荷・売上計上を問題なくおこなうために、生産管理のなかに工程管理を組み込みます。

工程管理の目的

品質と納品期日を守る

製品を生産・製造する際、決められた納期までに顧客が満足する品質の製品を用意することが重要です。そのためには、現状を正確に把握・管理し効率的に製造する必要があります。
たとえば、生産計画をうまく立てたとしても、トラブルの発生などで予定どおりに生産できないこともあります。工程管理を適切におこなうことができていれば、トラブルが発生しても迅速に対応できるほか、人員の配置や工程の段取りを現在の状況に合わせて最適化・効率化することが可能になります。常に最適な作業をおこなうことで、作業に必要な期間が短縮され、計画どおりに工程を進めやすくなり、製品の品質も守りやすくなります。

生産性の向上

各工程の進捗状況を確認しながら調整・改善していくことで生産リードタイムを短縮することができ、1日あたりの工場の生産能力をアップさせることに繋がります。
たとえば、通常通り製造の工程を進めている場合でも、工程管理により現状を正確に把握することで効果的な生産方法を見つけられることがあります。また、工程管理を進めるうえで見つかった無駄な作業を排除していくことで、重要なタスクに集中する時間を増やすことができます。これにより残業が減少するため、従業員のモチベーションを維持でき、職場環境の改善にもつながります。
このように工程管理を適切におこなうことで、人や機械の稼働率を上げられるため、結果的に生産性が向上します。

工程管理のステップ

1. 生産計画を立てる

工程管理を効率的におこなうためには、適切な生産計画が必須です。生産計画とは、簡単に言うと「工場でいつなにを生産するのか」を考えることです。日本工業規格(JIS)では、「生産量と生産時期に関する計画」と定義されています。これは企業の状況や顧客の要望、年間目標といったさまざまな要素で決まります。適切な生産計画を立てられれば、各工程に必要な作業や人員もイメージできます。もし生産計画の段階で無理が生じていることがわかれば、効率的な生産ができるよう早い段階での軌道修正が可能です。
生産計画は生産の始まりでもあるため、慎重に計画を立てていきましょう。生産計画を元に各工程の全体像を把握して、工程の計画を立てることも大切です。

2. 計画を実施する

立案した計画を元に生産・製造を進めていきますが、計画したすべての工程が計画通りに進むわけではありません。また、実際にやってみないと分からないことも多くあります。
まずは計画を実行し、生産工程の経過・進捗をしっかりと観測することが大切です。もしそこでトラブルや課題が発生したとしても焦らず対処しましょう。そして、生産工程上で発生した計画外の問題や課題は今後重要なヒントになるので必ず書き留めておきましょう。 この段階では実施するだけでなく、現在の状況を正確に把握することがポイントです。

3. 活動を振り返り評価する

計画を実行に移した結果、計画通りに生産できたかどうか、総合的に確認・評価をおこないます。現在の進捗を把握し、遅延などの不具合が発生している工程はないか、状況を正確に認識したうえで適切に評価することが重要となります。
ここでは、「実際の計画とどれくらいの差異が発生しているのか」を確認することがポイントです。もし計画どおりに生産できたとしても、生産された製品の品質が悪ければ意味がありません。進捗具合と製品の品質に問題があった場合は、なにが原因だったのかを追求し、改善案を作成する必要があります。システム導入による情報の一元化など、現場の状況を集約できる仕組みを整えておきましょう。

4. 問題を抽出し改善する

工程管理では、現状の生産体制を見つめ直し、最適になるよう問題を改善する必要があります。そのためには、活動を評価するだけでなく、改善策を考えて実行しましょう。
実行した後は、改善した結果を次の計画に取り入れましょう。最初に立案した計画にこだわり過ぎず、状況に合わせて柔軟に対応していくことが重要です。工程管理の手順で重要なのはこれまでの流れ(PDCAサイクル)を一度だけではなく、繰り返し実践することです。継続的に作業を見直して、改善活動を数回おこなうことで効率良く生産性が高い体制を構築できます。改善案をもとに、新たな計画を立て、作業工程をより効率化していきましょう。

工程管理の方法

WBSを作成する

工程管理にはWBS(Work Breakdown Structure)を用いた作業工程や成果物の洗い出しと細分化が必要不可欠です。WBSとは作業分解構成図のことで、工程内の作業内容や成果物を細かく分けて把握することができます。これにより、必要な作業や成果物のヌケモレを防止できます。
WBSで洗い出したすべての作業や成果物は、工程管理において粒度が細かくなりすぎるので、すべての管理はおこないませんが、想定している工程で過不足がないか、各工程の予定作業時間が妥当であるかの判断に役立ちます。

工程管理のテンプレートを作成・使用する

工程管理は紙やExcelなどアナログ管理がされている場合が多くあります。このような場合、毎回1から作成するのではなく、効率化のために汎用的なテンプレートを作成しましょう。Excelで工程管理表のテンプレートを作るのであれば、必ず工程管理する上でのルールを明記した、いわゆる標準書もセットで作成しましょう。
しかし、Excelで工程管理をする場合、下記のようなリスクが考えられます。

  • 新人などの慣れない作業者が工程管理表を記入する場合、記載すべき指標にヌケモレが発生する
  • そのときの工程管理者が工程管理表の仕様変更をすることで過去データとの整合性、統一性がとれない
  • 記入ルールからの逸脱が発生し、記入漏れや表記違いなどがあった場合でも気が付きにくい

工程管理における表記や記入方法の統一性は工程管理表の品質にも影響します。
Excelで管理することで、工程管理表をデータ活用して分析する際に独特な書き方をしている箇所が分析不能にならないよう気をつける必要があります。また進捗管理に必要な情報が不足して遅延に気が付かないという事態にならないようにしましょう。

工程管理ソフトを導入する

前述のとおり、工程管理を紙やExcelなど属人化しやすい方法で進めるのはさまざまなリスクもあり非効率な面もあります。工程管理が仕事を進めていくうえで中心となる情報のため、それらが紙やExcelであることによって手戻りが発生するリスクや、情報共有の手間が発生してしまいます。
効率的に工程管理をしたいとお考えの方には工程管理システムの導入がオススメです。

【工程管理システム導入のメリット】

  1. 管理項目のフォーマット化により、担当者ごとの記入内容や方法のばらつきを防げる
  2. チェック項目を設定することでヌケモレを防ぐなど、必ず一定以上の品質を保った工程管理ができる。
  3. 工程の進捗や予実などマネージャーなどがウォッチするべき各指標も一目で簡単に把握できる。

工程管理にオススメの「SmartDB」

ドリーム・アーツが提供している「SmartDB®(スマートDB)」は工程管理システムとしても利用できます。大企業向け業務デジタル化クラウドである「SmartDB」では、ノーコード・ローコード開発基盤でエンジニアでなくても業務アプリを作成することができます。
Webデータベース機能を持ち、管理項目のフォーマット化や入力内容のチェックなどが画面操作のみで簡単に設定できるほか、ワークフロー機能も兼ね備えているので、工程内で発生するレビューや申請についても併せてデジタル化でき、関連情報を一元管理することもできます。自社の業務に沿って、管理項目やプロセスのカスタマイズも可能です。
「SmartDB」で実現した工程管理システムの利用メリットについて5つご紹介します。

業務の変化に合わせて柔軟かつスピーディーに対応できる
・管理項目やプロセスを画面操作からの設定変更のみでカスタマイズすることができるので、業務の変化をすばやくシステム反映できる
進捗状況を可視化し、遅延防止や属人化防止へ
・各工程の進捗状況をステータス管理し、リアルタイムで社内に共有できる
・期限前にはアラート通知もできる
関連情報を一元管理し、情報検索・共有にかかる手間と時間を削減
・各工程の担当者の情報や、マニュアル、レビューなどで発生する申請書の進捗状況を一元管理できる
・複数の業務アプリと連携できるので、日報やタスク、関連書類などの情報を相互にリンクや集約表示などができる
工程管理で重要な作業工数の予実管理ができる
情報確認者の立場に合わせて一覧に表示する情報を調整できる
・例:マネージャーが情報を確認する場合
担当する案件に関する情報で絞り込み、遅延状況を把握するために各工程の予実に関する項目を表示させるなど

導入事例:応用地質様

「地質」エキスパート企業である、応用地質さまでは地質調査業務や土木設計業務などの業務プロセス管理に「SmartDB」を利用しています。
各業務はISOに即した業務マニュアルに沿って徹底した管理をおこなっています。導入以前は、紙運用中心の業務プロセスであり、業務実施時のプロセス確認に手間や労力がかかることに課題がありました。「SmartDB」導入後は、地質調査業務などで順守すべきビジネスルールを織り込んだ業務プロセスそのものをデジタル化したことで、従業員は自分の業務や自分の役割・権限に応じて、必要な業務手順や実施すべき内容が自動的に明示されるため、紙のマニュアルを確認しなくとも迷いなく業務を遂行できるようになりました。また、「SmartDB」上に蓄積される実績・進捗などのデータを、そのままISOに即した証跡データとして内部監査などでも扱うことができるようになりました。

これらは、「SmartDB」が一般的なワークフローシステムや業務アプリ作成ツールとは異なり、業務プロセス全体の一連の流れから文書管理までをノーコード・ローコード開発で実現できるという特長により実現できた事例となります。この取り組みによって、応用地質さまでは従業員の働き方を変革し、生産性向上に大きく貢献できることが期待されています。

DX認定事業者の応用地質、「SmartDB」を導入

まとめ

いかがでしたか? 工程管理は製品の生産ラインで必要になる、生産の質につながる重要な業務です。
今回ご紹介したポイントを押さえながら、工程管理の方法を見直し、より効率的な業務を実現してみませんか。

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マーケティング本部 上野谷

この記事の執筆者:上野谷 (マーケティング本部)

金融機関に新卒入社し、3年間ほど個人営業、法人融資などの業務を経験。
2020年にドリーム・アーツに入社し、本部-店舗間コミュニケーションツール「Shopらん」のマーケティングを担当。2021年からInsuiteX、SmartDBも担当しています。