マーケティング部では、自社製品・サービスのカタログや、販促物の作成・管理を行っていると思います。これらカタログや販促物の制作データを、普段どのように管理されていますか?
今回は、「ひびき®Sm@rtDB」を使って、カタログや販促物を管理することのメリットをご紹介します。

ファイルサーバで管理することの問題点

自社製品・サービスのカタログや販促物の制作データの管理をどのように行っていますか。制作データを、部署共通のファイルサーバなどで管理されていることが多いのではないでしょうか。しかしながら、ファイルサーバでの管理には、以下のような問題点があります。

  • フォルダ名、ファイル名にルールがなく、ほしいデータがどこにあるのかわからない
  • 似たような名前のファイルが複数あり、どれが最終版なのかわからない
  • だれでもファイルサーバにアクセスできるため、作成途中のものが使われてしまった
  • ファイルサーバの上限サイズが決まっており、サイズの大きな制作データが保管できない
  • ファイル名でしか検索できず、必要なファイルを見つけられない

これらの問題点を解決するには、どうすればいいのでしょうか、、、

Webデータベースを使って一元管理しよう

Webデータベースを使うことで、制作データを一元管理するようにしましょう。単純にファイルを管理するだけではファイルサーバでの管理と同じになってしまいます。Webデータベース化するにあたり、制作データに関する属性情報も管理するようにしましょう。

さらに、制作データが1ヵ所に集まることで、属人化していたカタログや販促物の制作もチームでフォローできるようになります。

文書管理で「管理」すべき項目とは?

「Sm@rtDB」を使うことのメリット

「Sm@rtDB」を使えば、制作データを格納する箱が簡単に作成でき、さらに以下のようなメリットがあります。

制作データへのアクセスコントロールも簡単

「Sm@rtDB」なら制作データへのアクセスコントロールも簡単です。特定のグループだけに公開したり、一部のユーザだけを編集可能にしたりできます。

ワークフローで制作データの版をコントロール

制作データの改版も、ワークフローを使うことで、簡単にコントロールできます。

制作データをカテゴリで分類

溜まった制作データをカテゴリ分けしておけば、ツリーからの絞り込みも簡単です。

大きなサイズの制作データも格納可能

クラウドストレージを使うことで、大きなサイズの制作データでも気にすることなく格納できます。

「Sm@rtDB」を使って、一歩先を行くデータ管理を実現

「Sm@rtDB」を使えば、制作データに関するアクセスコントロールも細かに設定することで、制作途中のものや、廃版のものが使われないようにできます。さらに属性情報を付加することで、必要なファイルを簡単に絞り込むこともできます。「Sm@rtDB」を導入して、一歩先を行く制作データの管理を実現しましょう。

Sm@rtDBのWebデータベース機能