今回のラーニングは、Webデータベース「ひびき®Sm@rtDB」とグループウェア「INSUITE®」を、情報基盤として導入されたA社さまの事例をご紹介します。A社さまでは、情報基盤の刷新を機に「Sm@rtDB」がどのような業務に活用できるかを知るため、勉強会を開催。この勉強会をとおして、ユーザー部門からIT推進部門への相談を受け付ける「システム化相談シート」を作成されました。「システム化相談シート」を作成するにいたる背景からその効果までを、ぜひご覧ください。

「Sm@rtDB」導入の背景と課題・改善例

これまで、A社さまのIT推進部門では、業務システム作成の相談をユーザー部門から受け付ける際は、所定のエクセルファイルに記入してから印刷・捺印のうえ回覧する、というワークフローになっていました。その結果、案件の承認に時間がかかるうえに進捗状況が見えない、書類や情報を探すのが手間、エクセルと紙の二重管理、情報共有のメールが大量発生、といったさまざまな課題を抱えていました。 このワークフローをシステムにすることで、以下のように課題を改善できたそうです。

  1. ワークフローの承認に時間がかかる
    → 電子承認により、承認時間の短縮を実現
  2. 案件がエクセルと紙の二重管理になっている
    → ひとつのバインダで一括管理
  3. ユーザー部門のなかで、作成中の内容を共有するためのメールが大量発生している
    → IT推進部にドラフト公開し、作成中でも共有可能に
  4. 提出されたシートや過去の情報の検索性が乏しい
    → バインダのビュー定義を工夫することで、情報の検索性を高めた
  5. 一覧性に乏しく捺印が確認できず、ワークフローの進捗状況の把握も困難
    → 一覧表示できるようになり、ワークフローの進捗状況が簡単に把握できるようになった

電子化により得られた効果

ユーザー部門として

  • 部門内の案件申請内容を一覧で確認できるため、担当が異なっていても情報共有が可能になった

IT推進部として

  • 一覧性が向上し、どの部からの案件が多いか、だれがどの案件を担当しているかを把握しやすくなった
  • ユーザー部門内で承認を得なくても概要を把握することが可能となり、サポートしやすくなった
  • 管理職が全案件を把握することで、IT推進部内の情報共有が可能になり、チームをまたいでシステム化手段を検討できるようになった

A社さまでは、今回の成果を踏まえ、紙文化に慣れていたユーザー部門に、早く「ワークフローの電子承認」に慣れてもらうことが大事なポイントだと感じており、今後は「開発者育成」「バインダの属人化防止」「対象業務の基準作成」にも取り組まれるとのことでした。 また、こうした成果を生んだ勉強会は、若手中心のメンバーが6名、それも3名が新入社員という構成で開催され、「想像以上に簡単にシステムを作成できることがわかった」という声や、「新入社員がとても成長した」といった思わぬ効果もあったそうです。

今回は、情報基盤の刷新を「ツールの導入」に終わらせず、勉強会を活用して、社内の業務の棚卸しと効率化を実現した例をご紹介いたしました。

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