ワークフローをシステム化するだけで満足していませんか?「紙からシステムへの引越し」だけでは不十分です。「通知」から「承認」までを一気通貫で行う「ワンストップ」のワークフローにより、意思決定のスピードを大幅に加速しましょう。

システム化で、「意思決定のスピード」は本当に加速した?

無事にワークフローをシステム化しても、このような課題はありませんか?

  • 承認者が出張や会議で、承認が滞る。
  • 申請を急ぎで承認して欲しい場合は、改めて電話連絡をする必要がある。
  • 承認依頼の通知が大量のメールに埋もれてしまう。

これでは単なる「紙からシステムへの引越し」に終始してしまい、「ワークフローが溜まる」という課題は残ったまま。せっかくシステム化をしても、「意思決定のスピード」は加速していきません。

「PC」のタイムラグ

原因は、「承認デバイスがPCだけ」であること。多くの会議や出張に追われる承認者は、「常にPCを開いている」ことがなかなかありません。リアルタイムで申請を確認できず、どうしても「承認は、落ち着いてPCを開くことのできる時間になってから」という対応に・・・。結果、申請から承認までには大きなタイムラグが発生してしまうのです。

「モバイル」×「すきま時間」

けれども多くの承認は、その判断自体は数分で済むもの。移動中や会議の合間など、数分単位の「すきま時間」が多い承認者にとって、ここを有効利用する余地は、多くあるのではないでしょうか。「承認デバイスをモバイルへ広げる」ことで、「いつでも・どこでも」承認が可能に。「モバイル」と「すきま時間」の有効利用で、「意思決定のスピード」を加速することができるのです。

鍵を握る「ワンストップ」のワークフロー

しかし、単にデバイスを「PC」から「モバイル」へ広げるだけでは意味がありません。「モバイル」と「すきま時間」の相乗利用効果を高めるには、数分で終わる「かんたん操作」であることが必要です。つまり、「通知から承認まで」が「ワンストップ」であることが重要なのです。

「知話輪」と「Sm@rtDB」で実現

この2つの製品を連携することで、「ワンストップ」のワークフローを実現できます。「通知から承認まで」が、3ステップの「かんたん操作」。その様子がこちらです。

1.通知を受け取る

「知話輪」のタイムライン上に申請の通知が届きます。普段スタッフとのやり取りをしているアプリ上へ通知が届くため、新たに画面を立ち上げる必要はありません。

2.確認する

通知をタップすると、申請の概要を確認出来ます。

3.承認する

申請を確認し、通知を「スワイプ」することで承認が完了します。

以上の「たったの3ステップ」で、承認が完了しました。

「意思決定のスピード」を加速する

「ワンストップ」のワークフローを実現することで、これまで存在していた「タイムラグ」を解消。企業に「必ず」存在するワークフロー業務にメスを入れることで、生産性は飛躍的に向上します。

ドリーム・アーツでは、実際に「知話輪」「Sm@rtDB」を導入し、「通知から承認」を「ワンストップ」のワークフローにしたことで、申請から決裁までの「意思決定のスピード」を、40%も加速させることに成功しています。

「Sm@rtDB」と「知話輪」の詳しい紹介は、こちらからも見ることができます。「働き方改革」の最初のステップとして、まずは「ワークフロー」からメスを入れてはいかがでしょうか。

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