デジタルの民主化DAY開催レポート（前編）
DX組織に求められるバックオフィス変革

2022年4月19日、ドリーム・アーツ主催のオンラインセミナー「デジタルの民主化DAY - DX組織に求められるバックオフィス変革 -」を開催しました。

▼3分でわかる「デジタルの民主化」

今回のセミナーは、佐野学園さま、赤ちゃん本舗さま、トランテックスさま、コクヨさまに登壇していただき、「DX組織に求められるバックオフィス変革」をテーマに講演をおこないました。講演の内容を少しだけ紹介いたします！

DXに立ち向かう組織に求められる｢デジタルの民主化｣
株式会社ドリーム・アーツ　馬本高志
DXを加速させるデジタルの民主化 ~バックオフィスの脱Excel・紙業務~
学校法人佐野学園(神田外語大学・神田外語学院)　藤田加津氏
本部・店舗、全社で取り組む業務デジタル化
株式会社赤ちゃん本舗　伊藤竜氏
まとめ

DXに立ち向かう組織に求められる｢デジタルの民主化｣株式会社ドリーム・アーツ　協創パートナー推進本部エンゲージメントリードグループ　ゼネラルマネージャー　馬本高志

DXに必要なこと

「デジタルトランスフォーメーション（DX）」の取り組みについて、ドリーム・アーツが重要だと考えていることは3つあります。

「①自社プロダクト/サービスのデジタル化」と「②ビジネスモデルのアップデート」は1勝9敗のつもりでトライアル＆エラーといったチャレンジが必要な領域です。しかし、①と②のチャレンジが成功し、ビジネスがヒットしても、「③業務プロセスのデジタル化」をおこなわなければ、オペレーションがついていかず、競合他社に追いつき・追い越されてしまう可能性があります。
そのため、「③業務プロセスのデジタル化」は軽視できない同時に取り組むべき課題だと考えています。

DX前に大きな課題

しかし、業務プロセスのデジタル化を実現するために、大きな課題に直面しています。それは大企業で生まれるタテ割り組織の壁です。
組織内には、DXを推進したいと思う“変革マインド”を持つ人とDX実現に必要な“デジタル・リテラシー”を持つ人がバラバラに存在してしまいます。企業トップは新しい価値を提供したいと思い、現場部門では特定領域でのビジネスチャンスを肌で感じています。その一方、情シス部門ではあらたなテクノロジーの将来性についてPoCなど進めています。

このように、「タテ割り組織の壁」により、部門間の新しい連携が起きにくくなってしまいます。

デジタルの民主化とは

これらの課題を解決するために、ドリーム・アーツは「デジタルの民主化」を提唱しています。最も業務に精通する現場部門が、自らITを活用し業務デジタル化をすることで、いままでにないスピードで業務のデジタライゼーションを推進できます。

つづいて、「SmartDB」のユーザーさまから「デジタルの民主化」の先進事例を4つご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

DXを加速させるデジタルの民主化 ~バックオフィスの脱Excel・紙業務~ 学校法人佐野学園(神田外語大学・神田外語学院)　法人本部人事部シニアマネージャー　藤田加津氏

佐野学園さまご紹介

学校法人佐野学園さまは、神田外語大学と神田外語学院を設置する高等教育機関です。神田外語大学では、KUIS（Kanda University of International Studiesの略）DXビジョンとして、「DX推進による、より良い生き方（個人のウエルビーイング）」と「より善き世界（社会のウエルビーイング）」を同時に実現することを掲げています。
現在は「業務系DX」と「教学系DX」2軸でDXを推進しています。今回の講演では業務系DXの取り組みについて、「SmartDB」の活用事例をご紹介いただきました。

導入までの経緯

学園で最も重要な申請書として、稟議書があります。コロナ禍前では、下記のような課題がありました。

稟議書の受付簿は担当者がすべて手書き
決裁済み稟議書はすべてファイルに保管
保管するファイルは10cmもの厚さになり、それが毎年5冊分増えていく
多数の回付・押印がなされている
案件ごとに回付ルートが異なり、回付者が増えていく

このような状況下において、「手書きの受付簿をデジタルにしたい」、「保管はペーパレスにしたい」、「通常ルートを外れて回付される稟議の行方を可視化したい」といった要望が出てきました。

導入後の効果

佐野学園さまはいくつかの製品を比較・検討した結果、ワークフロー機能とデータベース機能を兼ね備えた「SmartDB」を導入。
稟議書については、紙ベースと同内容を記入フォームで再現し、複雑な回付ルートもフロー化ができました。その結果、起案から決裁までの所要日数が大幅に短縮されました。

佐野学園さまと同じく稟議書業務をデジタル化したい方はいらっしゃいますか？実際の講演では、より具体的な導入効果のお話や、導入計画についてもお話いただいています。

ぜひ講演資料・動画にて詳細の進め方をお確かめください！

➡申込はこちらから！

本部・店舗、全社で取り組む業務デジタル化株式会社赤ちゃん本舗　業務DX推進部ジュニアスタッフ　伊藤竜氏

赤ちゃん本舗さまご紹介

赤ちゃん本舗さまは1932年に創業し、今年で90周年を迎えました。“妊娠”、“出産”、“子育て”に関わる、“物販”、“サービス”、“情報”などを提供する小売業です。
講演者の伊藤さまが所属している業務DX推進部はＤＸへの積極的な挑戦・DXを成功へと導くため、2021年の3月に発足しました。発足後の1年間で、社内におけるDXの認知・理解向上に取り組み、その中で紙業務のデジタル化をスタートしました。

導入までの経緯

2020年、新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、２月にコロナ対策本部を立ち上げました。４月に勤務体制の変更があり、12月からは本社でのテレワーク運用を開始。それらを経て、2021年4月から、ワークフローシステムの導入検討を開始しました。

赤ちゃん本舗さまは、稟議書などの主要文書は年間2,700件を処理しています。今までこれをすべて手作業で対応していました。そのため、“決裁スピード”と“業務の効率性”に関する課題を抱えていました。

導入後の効果

上記の課題を解決するために、赤ちゃん本舗さまは“紙文化からの脱却”と “デジタルへの移行”という抜本的な改革が早期に必要だと考えました。
そして、いくつかのサービスを検討したうえで、「SmartDB」の導入を決定。
「SmartDB」を運用開始してからまだ短い期間ですが、すでに効果が出てきています。
決裁スピードにおいては、業務を⾒直し、複数⼈に対して同時に承認依頼をまわす合議形式に変更したことでリードタイムが大幅に短縮。業務の効率性においては、社内稟議のプロセス上で発生していた人的作業はすべてが自動化されました。

赤ちゃん本舗さまは2021年4月に検討開始し、同年の11月には「SmartDB」の社内運用を開始しており、かなりの短期で成果を出しています。セミナーでは、そのプロジェクト体制や、より詳細な成果の内容、これからの最終目標「デジタルの民主化」に向けての取り組みついてお話しています。

詳細を知りたい方はぜひ講演資料・動画にてご確認ください！

➡申込はこちらから！