ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務の効率化や意思決定速度の加速、紙の紛失やミス防止を目的として多くの企業で導入が進んでいます。近年テレワークを導入する企業が増えたこともあり、ワークフローシステムの導入を検討している企業や既存システムの見直しをしている企業も多いのではないでしょうか?今回はワークフローシステムの基本説明から導入をおすすめする理由、失敗しないための選び方まで解説していきます。

ワークフローシステムとは

ワークフローは Work(仕事)とFlow(流れ)を組み合わせた言葉で、企業活動で発生する手続きや、そのなかで発生するやり取りを含む、一連の業務の流れのこと(申請、承認・決裁、確認依頼・確認、報告、見積りや発注処理など)を指します。
そのような一連の業務の流れを自動化(システム化)するのがワークフローシステムです。
英語ではWorkflow Management System (WFMS)といいます。

ワークフローシステム導入の目的

ワークフローシステムは、紙ベースの書類の回付と印鑑で行われている情報伝達、承認、決裁などの業務プロセスをデジタル化することができます。
業種や業界を問わず幅広い業務で導入されており、以下のような目的で導入する場合が多いです。

  • 業務効率化
  • 意思決定のスピードアップ
  • プロセスの可視化
  • ペーパーレスによるコスト削減
  • コンプライアンス・内部統制の強化

ほかにも書類作成・承認作業の負担軽減、ニューノーマル時代に求められるスマートワークに対応するために導入を検討する企業も多くなっています。
特に、新型コロナウイルスの影響や働き方改革の影響で、テレワークの導入を検討する企業からのニーズは急速に高まっています。ワークフローツールを導入することで、紙業務を削減でき(ペーパーレス化)、紙の破損、紛失などのリスクをなくすことができるため、セキュリティ強化を目的に導入する企業も多くなっています。

参考:スマートワークとは
スマートワークの基礎知識と導入メリットについて

スマートワークの基礎知識と導入メリットについて

スマートワークを実現することで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか?ここではスマートワークの種類や導入のメリット、また課題や対策についても解説していきます。

 
    

プロジェクト管理ツールとの違い

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを円滑かつ計画的に進めるためのツールです。複数のメンバーで業務を進める際に、状況を正確に把握することや、メンバーごとのタスクを管理することに優れています。
一方、ワークフローシステムは申請や決裁などの業務全体の流れを自動化・効率化するツールです。
ワークフローシステムで管理する情報は、承認・決裁などをおこなう権限者や公開範囲が明確、かつ社内ルールを遵守するプロセスを踏んだ取り扱いが必要な場合が多く発生します。
プロジェクト管理ツールは、タスクの進捗確認・管理に必要な視覚的なグラフ表現やリソース管理に特化した機能は強いですが、条件に応じた承認・決裁者の指定や公開範囲の制御、業務プロセスの自動化などに必要な機能については弱いです。
どちらも業務効率化のためには重要なツールですが、効率化すべき業務やボトルネックとなっている問題を把握し、改善するために必要なシステムを選定もしくは併用することが大切です。

ワークフローツール導入のメリット

申請書・稟議書の決裁期間が短縮できる

ワークフローツールの導入により、パソコンやスマートフォンさえあれば「いつでも」「どこから」でも承認・決裁ができるようになり、資料を送付する必要が無くなります。
承認者が外出や長期出張などで不在の場合、国外拠点など長距離間での承認が必要な場合でもスピーディーな承認・決裁が可能となり、決裁期間の短縮につながります。承認状況、だれがいつ最後に承認し、どの承認者でどのくらいの期間滞留しているのかを関係者がいつでも確認できるため、滞留解消のための催促もしやすくなります。また承認者にとっても心理的な圧力になるため、承認が滞りにくくなるという効果も見込めます

各種申請業務が効率化できる

申請業務をワークフローシステムでシステム化(電子決裁化)することで以下のような、さまざまな手間や時間、労力を削減し効率化できます。

  • 決裁後の申請書を印刷して、参照用として保管場所にファイリングする手間
  • 関係者へ通知する手間(各承認者への承認依頼、申請者への決裁通知
  • プ申請者や承認担当者などが進捗の確認に要する時間や労力
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内部統制によりコンプライアンス遵守につながる

「内部統制」とは組織がその目的を有効・効率的かつ適正に達成するために、組織内部において適用されるルールや業務プロセスを整備して運用することを指します。
業務全体の一連の流れをシステム化して管理することにより、チェック作業の自動化や社内ルールに沿った業務プロセスを実現するための動線づくりができます。
上記によって、属人化や知識不足によって発生する社内ルールから外れた業務プロセスや、人的ミスを効率的に防ぐことが可能です。
ワークフローをシステム化するためには、業務のパターン化(標準化)も必要となります。そのため、ワークフローシステム導入の準備自体が、内部統制の強化につながります。
標準化を進めるためには業務設計や業務整理が重要となります。各進め方について知りたい方はこちらもご覧ください。

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ペーパーレス化を促進する

ワークフローシステムは、紙ベースの書類の回付と印鑑で行われている情報伝達、承認、決裁などの業務プロセスをデジタル化できます。そのため、紙の申請書が不要となり、ペーパーレス化を進めることにつながります。
紙業務はリモートワークなどを含むスマートワークの障壁になるため、ペーパーレス化が進むことは働き方改革を推進する第一歩になります。

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ワークフローシステム製品の選び方

画面作成がどれだけ簡単か

ワークフローシステムにおいて使いやすさは重要なポイントです。複雑な要件に応えられるシステムでも、使いにくければ社内で浸透せず、うまく活用することができなくなってしまいます。ぜひ、下記のような観点で画面作成の簡単さをチェックしてみてください。

  • 設定や登録の際に直感的に操作することができるか
  • 視覚的に見やすいか
  • 反応のスピードが速いか
  • 業務プロセスや管理項目に変更が発生した場合に改修しやすいか

ノンプログラミングでどこまで自由に作ることができるか

プログラミングせずに非IT部門(業務部門)が自らどれだけ作ることができるかは重要です。
業務上よく必要になる処理としては、エラーチェックがあります。 必須入力の指定や入力形式・文字数の指定など、単純なものだけでなく、複数の項目や条件を組み合わせたエラーチェックまで作りこめるかを確認するのがおすすめです。 そのほかには、データの入力や選択の際に以下が利用できるかも重要なチェックポイントです。

  • プルダウンリストやチェックボックス形式を設定できるか
  • 蓄積したほかのデータを参照できるか(台帳などから関連情報を参照して自動入力)
  • 組織内のユーザーやグループなどをアカウント情報として利用できるか
  • 画面の構成が単票形式だけでなく帳票形式にも対応できるか
  • 一覧画面では用途に合わせて必要な項目を自由に組み合わせて表示させることができることができるか

また、あまり重要視されないことが多いですが、デザインも会社のイメージカラーや業務内容などに合わせて自由に編集できるとさらにいいでしょう。

文書管理機能を兼ねているか

文書管理機能が備わっていない場合、決裁済み申請・稟議書などのファイルに対し、検索用のカテゴリを付けるなど保管のための作業が別途必要となります。
文書管理機能がないワークフローシステムを導入すると、保管用の作業が追加になるだけではなく、承認履歴を確認するためにワークフローシステムから該当する記録を探さなければならないなど、効率化できているとは言えない状況になりがちです。
ワークフローシステムからほかの文書管理システムに自動でデータを連携させるなどの手段も考えられますが、それにはシステム構築の高度なスキルが求められるため、非IT部門(業務部門)が設定するのは難しいでしょう。
ワークフローシステム選定時には両方の機能が備わっているのかは必ず確認してみましょう。

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大規模での運用・業務開発基盤としての利用に対応しているか

大企業のバックオフィス領域では、さまざまなシステムが乱立したまま放置されているケースが多くみられます。こうした状況を改善するには、大規模での運用に対応しているワークフローシステムへの統合が効果的です。また大規模の場合、複数部署横断での利用や大人数での一斉利用も想定されるため、対応できる権限制御の機能や性能が備わっていることも重要備わっていることも重要です。企業規模が大きいほど導入前の評価は難しくなりますが、運用実績を参考に製品を精査してみましょう。複数のワークフローの共通基盤となり、あらゆる業務に適用、システムの統廃合、複数部署横断や大人数での利用にも耐えられるワークフローシステムをオススメします。

プログラミングで拡張可能か

ワークフローツールを選定するうえで、外部のツールと連携できるかも重要です。外部ツールとの連携ができないと、各ツール同士が分断され、連携用のデータ作成が必要になったり、連携作業を手動で都度実施が必要になったりなど管理が煩雑になります。
たとえば、利用中のコミュニケーションツールと連携することで、申請書の承認などタスクの依頼を受けたときや自分が申請した稟議書が決裁されたときに自動的に通知が行くよう設定することができます。
ほかにも、基幹システムと連携することで、台帳情報の更新漏れを防ぐことができたりとさまざまななメリットがあります。

まとめ

いかがでしたか?
ペーパーレス化や業務効率化、ニューノーマル時代に対応した多様な働き方などを実現するために、ワークフローツールの導入は大きな一歩になります。また、すでに導入していても、自社の業務プロセスを再現できない、なんらかの理由で社内に浸透していないといった場合には、自社にフィットしたシステムに移行することを考えてもいいかもしれません。
弊社サービスの「SmartDB®」であれば、非IT部門(業務部門)の人でも、画面からのクリック操作のみ、ノーコード・ローコードでワークフローシステムを構築することができます。1,000名以上の大企業を中心に50万名が利用中の「SmartDB」には、ワークフロー機能と文書管理機能が備わっています。わざわざ複数のシステムを連携させることなく、ワークフローのシステム化と企業で使用する文書の一元管理が可能です。ワークフローに関する機能はもちろん、検索機能も充実し、アクセス権限の設定や、入力フォームの改修など、導入後のカスタマイズにも柔軟に対応できます。ワークフローシステムを検討の際に、思い出していただければ嬉しいです。

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プロモG 伊藤

この記事の執筆者:伊藤(プロモーショングループ)

2021年5月にドリーム・アーツに入社し、 プロモーショングループに配属。
SmartDBやShopらんのプロモーション活動をおこなっています。日々新しいことの連続で、勉強中です!
これからも皆さんの役に立つような情報を発信していきます!