経費申請をワークフローシステムで作成すると楽なワケ

社内の経費申請対応を一手に引き受ける経理部門。そんな経理部門の負荷を減らし、経費申請の効率化を図りたい!となれば、自社の業務フローに合わせて作れるワークフローシステムを作成するのがおすすめです。しかし、システムを作るといってもどうしたら?とお思いの方へ。システム化の進め方から、ツール選びのポイントまでわかりやすく解説します。今回は業務を効率化したいがITには詳しくない経理部門の担当者「田中さん」を例に、経理部門自ら経費申請の仕組みを作成する流れを、ステップごとにみていきましょう。

Step1.経費申請のプロセスを整理しよう

「経費申請」とは経費精算プロセスの一部であり、経費精算とは社員が立替払いをした経費を会社が精算することです。社員による経費の立替払いは、取引先などへ訪問した際の交通費や出張旅費、会食費、日常業務で使用する文房具などの購入費など、業務上のさまざまな局面で発生します。

そうした立替払いを精算する際に行うのが、「経費申請」となります。

経費申請では、購入後に領収書やレシートを添付して、実際に支払った金額の申請を実施する場合が多いと思います。しかし、購入品によっては「承認されずに自己負担するはめになる」ことを避けるため、事前に申請を済ませるケースがあります。
こうした申請は、「事前経費申請」として区別する場合もあります。

経費申請は、このようなステップで進みます。

  1. 申請者が、経費を申請する。
  2. 上長は申請を承認/棄却する。
  3. 経理担当者は申請を承認/棄却する。
  4. 経理担当者は精算処理を行う。

このステップを整理することで、条件分岐のポイントや手作業が発生しているポイントを把握できます。

Step2.問題点を洗い出し、経費申請システム化のメリットを把握

経費申請を紙やエクセルで運用していると…

企業の規模が小さければ、紙やエクセルで経費申請を運用していても、問題は起きないかもしれません。
しかし、企業の規模が大きくなるにつれて、このような問題が発生し始めます。

経費申請をExcelや紙で運用するデメリット
経理担当者
  1. 印刷コスト、申請書紛失のリスク対処など、書類管理に労力がかかる
  2. 会計ソフトや給与計算ソフトへ取り込むときの再入力が手間
  3. 過去の申請を参照したいときに、探しにくい
承認者
  1. 入力ミス、書類不備のチェックが面倒
申請者
  1. 申請経路がわかりにくい
  2. 承認に時間がかかるうえに、承認状況が不明

これでは、申請から承認、振込みまでの業務に漏れやミスが起こりやすくなってしまいます。

システム化で解決

これらの問題は、経費申請をシステム化することで解決できます。
システム化によるメリットは、以下のようなものです。

経費申請をシステム化するメリット
経理担当者
  1. 紙がなくなり、書類管理が不要に
  2. 会計ソフトや給与計算ソフトと連動させれば、再入力が不要に
  3. 過去の申請が検索できるようになり、簡単に参照できる
承認者
  1. 必要事項の未記入など申請ルールから外れる申請は起票できないため、チェックの手間が大幅に軽減される
申請者
  1. 申請フローが可視化される
  2. 承認がどこまで進んでいるのか把握できる

経費申請をシステム化した場合のメリットや、どれだけ効率化されるのかは会社の規模に比例して大きくなります。
一方で、システム化にかかる導入・運用・社員教育費用といったコスト面でも同じことが言えます。
効率化とコストを天秤にかけ、長期的なコストパフォーマンスを踏まえたうえで、導入を検討しましょう!

Step3.システム化の選択肢は2つ!

経費申請のシステム化を実現するには、2つの方法があります。

  1. 会計システムや経費精算システムのワークフロー機能を使う
  2. 業務に合わせて簡単に改修できるワークフローシステムを使う

❶の場合、システムの入り口が一つで済むため一見すると現場の申請者にとっても業務が楽になるように思われるかもしれません。

その会計システム、ちょっと待った

会計システムには、ワークフロー機能を持つものがあります。
しかし、経理担当者の田中さん、ちょっと待ってください。
その会計システムにはこんな落とし穴がありませんか?

会計システムのワークフロー機能、よくある落とし穴
フォームの融通がきかない

会計システムの「汎用ワークフロー機能」では、
フォームが定形化されており、自由度の低いケースが多い。

承認フローが柔軟ではない

会計システムの「汎用ワークフロー機能」は、単純なルートしか設定できない場合が多い。
直列回付ならば実現できるが、「部署を隔てた並列回付」はできない。部署をまたぐ購入処理は別途依頼しなければならないなどの制限がある場合も。

承認デバイスがPCだけ

会計システムは、スマホなどのデバイスには対応していない場合が多い。
承認者が外出や会議に追われ、リアルタイムで承認できずに会計処理に影響してしまうこともある。
さらには、承認依頼の通知メールも埋もれており、結局は席までお願いに行くような「紙をシステムに載せただけ」という事態になってしまうケースも。

このような、「経理担当者のかゆいところに手が届かない」システムでは、せっかくのシステム化メリットを最大限に享受することができません。
では、どうするか?

そもそも、経費申請システムを経理部自らで作ってしまうという手があります。
業務に合わせて作れるワークフローシステムであれば、これを実現することができます。
ドリーム・アーツの、最強のワークフローシステム「SmartDB®」を例に、そのメリットを解説します。

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「SmartDB」で経費申請を作成する

「SmartDB」で作成した、経費申請システムのイメージはこちら。
豊富なテンプレートを備えているためすぐに使い始められるほか、自社に最適化したシステムを作成し、必要に応じて変えていくこともできます。
その秘密は、「SmartDB」の次のような強みに基づいています。

フォームの自由度が高い!

「SmartDB」は、会計システムのワークフロー機能と比べて、基本的にフォームの自由度が高いです
たとえば「この項目は必須指定にしたい!」といった比較的単純な設定から、社内の他DBをマスタとして呼び出す設定まで、ノンプログラミングで実現できてしまいます。

承認ルートのカスタマイズが柔軟!

柔軟なルート設定が可能な「SmartDB」なら、経理の実業務に寄り添った承認ルートを設定できます。

たとえば購入先や担当者の種別の選択を、経費申請のフォームにもたせておけば、「会社でアカウントを持っているECサイトから購入する申請時には、上長承認後に自動で購買部に購入依頼を行うプロセスを呼び出す」なんていう複雑な処理も、簡単に設定することができます。

経理業務を一番良く知るあなたが、自分で作るという選択肢

経費申請といっても、各社の事情はさまざまです。
柔軟なワークフローシステムで実現すれば、申請ルートが変わった際や、実際に運用して微修正を行う場合等の対応もらくらく。
効率化の結果、単純作業にかける時間が減れば、他の作業に時間を割くこともできます。

経理担当者のみなさん、申請業務を「SmartDB」で巻き取って、もっともっと楽してしまいましょう!

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