バックオフィスの事務作業の効率化とは? 具体的な方法やポイントを紹介

バックオフィス業務は、企業を下支えするうえで欠かせない業務ですが、その実プロセスに無駄が多く、業務改善の余地があるとされています。しかしながら、多くの企業にて効率化がなかなか進んでいないのも事実です。そこで今回は、バックオフィス業務の課題や、業務効率化に向けてできる取り組みを詳しく解説します。

バックオフィスの事務作業は無駄が多い

「バックオフィス」とは、直接お客さまと接することのない業務の総称です。具体的には総務・人事・法務・庶務(一般事務)・経理などが該当します。これらは社内の従業員向けに業務をおこなうものであり、直接収益にはつながりませんが、企業経営において大変重要な役割を担う部署です。

バックオフィス業務の多くは手作業で、反復性の高いものゆえ、無駄な手間や作業が頻繁に発生します。
たとえば経理部の場合、紙やExcelを用いて手作業で精算するケースが多く、特に中小企業ではその傾向が顕著です。経費申請や書類の印刷・郵送においても、時間やコスト(印刷代・郵送費)などが大きくのしかかってきます。また人件費もかさみやすいため、工程の自動化や外注などを利用することで、業務効率化を図りたいと考えている企業は多いでしょう。

バックオフィスの事務作業を効率化する方法

バックオフィスの事務作業では、工夫次第で効率化できる部分が多々あります。ここでは、バックオフィス業務を効率化する方法について解説します。

業務の削減

普段何気なくおこなっている業務のなかにも、必要な業務と不要な業務が入り混じっていることは少なくありません。たとえ形式化した業務であっても、削減できる余地がないか見直すことで、大きな効率化につなげられるかもしれません。

例として、「本来必要ではない資料を作ってしまった」「他部署からの問い合わせに対応していて、本来の業務が進まない」などが挙げられます。資料については、本当に必要かどうかを見極めてから作成しても遅くありません。必要なときに作成したほうが、時間の無駄になりませんし、資料を役立てることもできます。

また、バックオフィスに寄せられる問い合わせに関しては、内容がある程度決まっていると言われています。問い合わせの入る可能性が高い内容を一覧化し、社員が共有できるようにすれば、その都度対応する無駄をなくせるのです。

業務のアウトソース

「アウトソース」とは、人材を外部から調達することをいいます。「人材不足や多忙により手が回らず、社内ではとても対応できないが、かといって業務を手放したくはない」というケースもあるでしょう。そんなときは仕事を依頼する人材やサービスを、外部企業へ委託するのがおすすめです。

アウトソースのメリットとしては、新規で人材を採用するよりも人件費を抑えられる点や、本来の業務に集中できる点などが挙げられます。
特にベンチャー企業やスタートアップ企業では、世の中の変化に素早く対応する能力が求められます。そのため、経理や給与計算などの専門知識が必要な業務はアウトソースし、自社の社員は自社の専門分野に集中する傾向が顕著です。またシステム開発の業界でも、常にIT技術のトレンドが変化しているため、最新のスキルを持ったスタッフにアウトソースすることで、社会の流れに対応できるのです。

業務の自動化

どの企業においても、バックオフィス業務では反復作業が発生しやすく、余計な時間を取られがちです。こうした作業は単純ながらも仕事量が多く、ほかの業務の進行にまで影響してしまうケースもしばしばあります。

こうした事態を避けるには、人手が取られないよう業務を自動化するのが得策でしょう。自動化の方法としては、Excelのマクロ機能を活用したり、RPAやVBAといった業務効率化ツールを導入したりする方法が挙げられます。

「RPA(Robotic Process Automation)」とは、今まで人間が手作業でおこなっていた業務をロボットに代行させ、時間短縮と業務効率化を図るものです。また「VBA(Visual Basic for Applications)」とは、Microsoftが提供しているプログラミング言語のひとつです。Microsoft Officeに含まれる機能であるため、VBA単体では利用できません。

業務効率化ツールの導入

業務の自動化を図るとともに、業務効率化ツールを導入するのも有効です。たとえば、会議の円滑化を図りたい場合は、チャットツールの導入がおすすめです。あらかじめ議題についてチャットツールで議論しておけば、会議の時間を短縮できます。業務以外にも、ちょっとしたコミュニケーションを取るのに利用すれば、社内コミュニケーションの活性化も期待されるでしょう。

ほかにも、フォルダやファイルが複数存在していて、情報を一元管理したいのであれば、データベースツール導入も検討の価値はあります。ほしい情報への迅速なアクセスが可能となり、お客さまからの問い合わせにも即座に対応できるため、顧客満足度の向上にもつながります。

事務作業効率化のために気をつけるべきポイント

このように、事務作業を効率化する方法はさまざまです。しかし、実際にこれらの施策を講じる際は、いくつか注意すべきポイントもあります。取り組みを始める前に、以下のポイントを押さえておきましょう。

効率化するターゲット業務のスコープ決定

「とりあえず目につくところから効率化していきたい」という考えでは、思うように業務効率化は進みません。まずは以下の要領で業務をカテゴライズし、そのなかから効率化しやすい順に優先順位を付けていきましょう。

  • 定型業務:指定フォームへの記入、申請・承認、明確なルールがある業務など
  • 繰り返しおこなう業務:書庫や倉庫などからの出入庫、同じ内容の問い合わせ、定期的な仕事など
  • 単純工程を繰り返す業務:入力、確認、配布など
  • 時間がかかるわりに成果が見えにくい仕事:会議、出張など

このうち、特に定型業務や繰り返しおこなう業務などは、効率化を進めやすい部類です。それらの業務から優先的に取り組んでいけば、より効果を上げられるでしょう。

優先度をもとに業務選定

先ほど決めた優先順位をもとにして、効率化する業務を選定します。このとき、「選定した業務の効率化を進めると、本当に高い効果が得られるのか」をきちんと見極めましょう。

特に、従業員が自らの経験に基づき、暗黙知化して進めているような業務では、知識やノウハウを言語化するのが困難です。これらを文章や図などに示してマニュアル化し、従業員間で知識を共有できれば、全体のパフォーマンス向上が図れるでしょう。
このように、個人が持つ情報や暗黙知を明確化・共有し、組織のイノベーションを促す手法を「ナレッジマネジメント」と呼び、高い効果が見込める手法として知られています。

現代では、ビジネスにおける環境の変化が大きく、常に新たな知識を蓄えておくことが求められます。なかでも総務部門は企業の要であり、生産性向上に大きく関係しています。
しかしながら、バックオフィス業務には解決すべき課題も多いため、業務効率化ツールを導入することが望ましいでしょう。ツールの導入により、昨今叫ばれている働き方改革を進められるうえ、適切にコストを抑えられるようになります。

これから業務効率化ツールを導入される場合は、株式会社ドリーム・アーツ提供の業務デジタル化クラウド「SmartDB®」がおすすめです。複雑な業務にも柔軟に対応できるシステムを構築しており、企業に合わせた業務デジタル化が可能です。これにより、バックオフィスにおけるさまざまな作業の効率化を図れるだけでなく、セキュリティ対策にも役立てられます。興味のある方は、ぜひチェックしてみてください。

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