地味に手間と時間がかかる出張申請にイライラしていませんか?煩雑な手配に振り回されることなく、また急な出張にも申請ひとつで済むように業務プロセスを整理し、ワークフロー化しておけば、出張申請も楽々。「ひびき®Sm@rtDB」は各社の事情や業務フローに合わせた柔軟なワークフローを実現します。

出張申請に手間をかけすぎていませんか?

来週から急きょ出張が決まった!さて、出張申請をしようとしたときに、みなさんはすぐに申請ができますか?
出張申請とはいっても、国内出張の場合もあれば、海外出張の場合もあります。国内出張か海外出張かどうかでも手配の手間はずいぶん変わります。
また、出張自体の承認を得るほか、出張旅費・交通費や宿泊費の精算、日当の申請、出張後の出張報告書といった関連の申請もあります。 このように、出張申請は、さまざまな付帯手続きがあり、慣れていないと非常に手間がかかり、面倒ですよね。そして煩雑さゆえに、ミスの可能性も高くなります。

出張申請の手続きに手間取って、出張する本来の目的を準備する時間を潰してしまっては本末転倒です。 こうした手続き業務とあわせて、申請システムにおいても以下のような問題をかかえていませんか。

  • 申請書に移動手段を調べて転記しなければならない
  • 承認されるまで時間がかかるため、急な出張では申請を通すために関係部署に別途確認する必要がある
  • 出張申請だけ申請して、立て替えた旅費精算の手続き、報告書の提出を忘れてしまった
  • 旅程の情報の所在がばらばらで、申請内容や紙のチケット、メールなどそれぞれ確認する必要がある

出張申請をワークフローシステムで改善して、出張先での業務に集中しましょう。

出張申請ワークフローの改善ポイント

出張申請の課題解決には、以下のポイントをおさえたワークフローシステムが理想です。

  • 移動手段を調べるサイトと連携している申請フォーム
  • モバイル端末で上長にいつでもどこでも素早く承認してもらえる
  • 出張申請に必要な各種手続きが一連のフローになっており抜け漏れがなく次に何をすればいかわかる
  • 交通機関や宿泊施設の情報をモバイル端末で申請書からまとめて確認できる

記載もれをなくす!出張申請として管理すべき項目

手配や経費の処理を行う部署の担当者の立場では、やりとりに時間がかかると手間になるので、記載もれがないよう、必要な項目はフォーマットとしてあらかじめ用意しておくことが大切です。
出張申請として管理すべき代表的な項目として下記のものが考えられます。会社によって、また申請の種類によって管理すべき項目は異なるでしょう。「Sm@rtDB」ならフォーマットも自由に設定できるので、記載もれを防ぐことができます。

  • 行き先
  • 出張期間・日程
  • 目的・業務内容
  • 移動手段
  • 宿泊の有無、宿泊先
  • 国内出張か海外出張か
  • 同行者
  • 連絡先
  • 費用負担コード
  • 領収書

「Sm@rtDB」が提供する出張申請ワークフロー

出張申請とひとくちに言っても、手配を専任で担ってくれる部署がある場合や、個人で手配をしなければならない場合、同じ社内でも部署によって依頼先が異なる、など各社事情は異なります。 「Sm@rtDB」を導入すれば、各社や部門の事情に合わせた出張申請を柔軟なワークフローシステムで実現できます。 出張申請業務を便利なワークフローにして、出張先での本来の業務に注力できるようにしましょう。

Sm@rtDBのワークフロー機能