ワークフロー図とは?効果的な書き方や作成方法をご紹介

業務効率化のために業務工程を最適化したい場合、ワークフロー図を作成することがおすすめです。しかし、ワークフロー図に親しみのない方も多いでしょう。そこで今回は、ワークフロー図の概要や書き方、また作成時のポイントについて詳しくご紹介します。

ワークフロー図とは

「ワークフロー図(業務フロー)」とは、業務の中身や工程、タスク(ワーク・処理など)の方法を視覚的に捉えられるよう図示したものです。ワークフロー図を利用することで、業務効率化のための業務整理が容易になります。

ワークフロー図の導入メリット

ワークフロー図によって仕事の全体的な流れを可視化すると、業務の中身や工程について全体像をつかみやすくなり、自分の受け持つ仕事への理解が深まります。

ワークフローでは図形を使用しているため、仕事の工程を一つひとつ直観的に捉えられます。一目で仕事の進め方や中身を読み取れるわかりやすさから、現在では一般企業をはじめ、金融や教育、マーケティング、製造など多様な分野で取り入れられています。

また、ワークフローでは業務工程だけでなく、担当者やおこなう処理なども詳しくチェックできます。図を見るだけで、異なる部署の仕事の中身や流れがわかることもあるため、部署間の相互理解にも役立つでしょう。

ワークフロー図の書き方

ワークフロー図は、担当者や業務の中身などの情報を収集・整理し、改善点を修正してから作成します。図を作成するときに、実務担当者との打ち合わせで業務の見直しまで済ませておくと、より実用的なワークフロー図を作成できるでしょう。

ワークフロー1 

まずは、最低限必要な情報を書きだして、以上のような簡易的なワークフロー図を作りましょう。

情報収集

ワークフローでは仕事の流れを図式化して、簡易的にまとめることが大切です。まずは、一般的なマニュアルにするためか、部門内での確認用かなど、作成する目的を決めてから必要な情報収集を始めましょう。

簡単に理解できる図にするためには、最初にワーク・処理などの情報を挙げることが大切です。ワークフロー図の作成時に必要な情報としては、主に以下のものが挙げられます。

  • 業務課題や電子化の目的など
  • 業務に関わる担当部署や担当者、顧客といった関係者
  • 関係者へのヒアリングや業務工程、必要なワーク・処理、判断により変わるケースなど

情報整理

次に、収集した情報を整理します。前項で収集した情報のなかから、関係する部門やワークなどに必要な情報だけを絞り込んで、書き出していきましょう。関係する担当者や部門が多い場合、それぞれの「スイムレーン(列や枠)」を追加します。さらに、実際の工程をもとにしながら、時系列で「ワーク・処理」を並べていき、徐々にワークフローを完成させます。

ワークフロー2 

改善点の発見

ワークフローが完成したら、作成したフローに問題がないかよく確認し、修正しましょう。単純な修正では、ワークの書き漏れ、工程・分岐点の判断は誤っていないかなどをチェックします。また、これらの単純な修正以外にも、通知メールの削減や手動ワークの自動化、ワークの重要度のランク付け、遅延の原因になる余分な工程の削減など、改善の余地がないか実際の利用者・関係者とともに見直すことが大切です。

なお、ワークフロー改善のためには「シックスシグマ」「総合品質管理」「ビジネスプロセスエンジニアリング(BPR)」「リーン方式」「限界の理論」などの改善理論も活用できます。

ワークフロー分析による働き方の改善は、会社の将来に大きく影響します。会社の将来的な目標を達成するために適した働き方ができているかどうか、この機会に一つひとつ見直しておきましょう。

設計開発

フローの修正がまとまったら、アプリの作成をおこないます。ブラッシュアップしたワークフロー図をもとに、テンプレートを利用して入力すると簡単です。

アプリ作成の際は、後述する「SmartDB®」の活用がおすすめです。「人事・労務」「財務・経理」「IT・情報システム」「経営企画」「営業・販売」など、さまざまな部門のテンプレートが準備されており、業務に合わせて柔軟に編集・入力できます。決裁までの期間短縮に便利な「承認依頼通知」の設定など、詳細設定まで検討し、より使いやすく効率的なアプリを作成しましょう。

アプリが完成したら、想定どおりの動きができているか確認します。実際に利用する社員にテスト運用してもらい、意見や感想を募るのがおすすめです。操作性などに問題がなければ利用を始められます。利用開始後も必要があれば都度修正しましょう。

ワークフロー図作成のポイント

ワークフロー図を作る際は、ポイントを押さえることが大切です。作成の目的を明確にし、だれが見ても仕事のことがわかるものを作成すると、完成度の高いワークフロー図になります。

図を作成する目的を明確化する

より正確なワークフロー図を作るには、目的を最初の時点で決めておく必要があります。最初から関係者がワークフロー図の活用法を理解していれば、効率よく必要な情報を集められるでしょう。特に、以下の情報はフロー作成時における主軸となるので、事前に明らかにしておくことが大切です。

  • だれの担当業務か
  • いつ開始する業務か
  • どのような作業かなど

誰がみてもわかりやすい図を作成する

ワークフロー図は、一目で業務の流れをつかめるわかりやすさが特徴です。実際に業務に携わっている社員だけでなく、違う部門の社員や新入社員が見ても、おおまかな仕事の流れをつかめる状態が望ましいでしょう。そのためには、「開始条件」「時系列の流れ」「条件分岐」をそれぞれ明確にすることがポイントです。

業務の開始場所は、ほかの作業とは区別して一目でわかる書き方をしておきましょう。また、工程は作業順・時系列で記載されていると、実際の業務にとりかかる工程も把握しやすいです。条件分岐も時系列を守り、分岐されたそれぞれの作業に移動させます。

図形においても同様です。図形に矢印などの記号がごちゃごちゃと重なっているようでは、ぱっと見ただけで業務の中身を理解できないでしょう。時系列の流れに沿って図形を並べ、適切な場所に記号を入れて、すっきりとした形を目指しましょう。

ツールを活用する

ワークフロー図を作る際は、ツールやコンテンツを活用してみてはいかがでしょうか。ドリーム・アーツでは、ワークフロー図の作成に活用いただけるコンテンツも用意しています。作成したワークフロー図をもとに、「SmartDB」でワークフローシステムを簡易的に作成できます。

「SmartDB」では、複数の部門・担当者で並列承認できるため、決裁までの期間を大きく短縮できます。問題発生時には進行をストップし、差し戻しも可能です。これにより、大企業ではありがちな「ワークフロー導入済みにもかかわらず、紙媒体での作業が残っている」「他部門と関連する業務があるのに、十分な連携がとれていない」などの問題も改善できるでしょう。

また、業務上のワーク条件分岐を設定することで、それまで手動で一つひとつ振り分けていた作業が自動で振り分け可能となり、作業の簡略化にもつながります。ワークフローの改善や業務効率化を図りたい方は、ぜひチェックしてみてください。

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