同一人物による連続承認の手間を省いて承認効率をUP!

管理職の方や、グループ・部門を束ねる立場の方には、日々さまざまな承認依頼が回ってくることと思います。部署の責任者が申請をおこなった場合に自身で承認をおこなわなければならない場合や、承認に関わる複数の役職を担っており連続で承認をおこなわなければならない場合などは発生していないでしょうか?今回はこうした連続承認の手間を回避したい場合に活躍する、「SmartDB」ワークフローの便利な"自動実行機能"についてご紹介します。

承認作業でよくある課題

みなさんは、ワークフローシステムをご利用の際、以下のような経験はありませんか?

  • 部署の責任者
    自身の申請に、一次承認者として自分自身で承認をおこなわなければならなくて二度手間が発生
  • 複数の役職を兼任する責任者
    承認者が申請者の上長であり、また所属部門の責任者あるために連続で承認しなければいけなくて二度手間が発生

管理職の方や、グループ・部門を束ねる責任者の立場の方は、1度はこんな経験があるのではないでしょうか?「SmartDB」にはそんな煩わしさを払拭する、「同一人物が連続して承認担当者になった場合に、2つ目の承認を自動実行する」機能があります!

Aさんの悩み
昇進して経費精算など承認をすることになったけど、自分で申請した場合も最初の承認者が自分になって、毎回承認するのが手間なんだよね…。
自分が申請した場合は承認とみなしてくれると嬉しいんだけどな…。 自分で申請したものは却下しないよね…。
そんなお悩み、解決します!
同一人物が連続して承認担当者になった場合に2回目以降の承認を自動実行する、「自動実行」機能を使ってみたらどうかな?
celloCello(チェロ)

イメージ:申請者と一次承認者が同一人物なので自動で連続承認

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イメージ:同一人物が一・二次承認者として指定され、二次承認を自動で「承認」処理した場合の画面

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承認ステップ(アクティビティ)で同一人物が連続で承認者に指定された場合、2回目以降の承認確認も自動で「承認」したことにできるんだ。
これで連続で何度も承認する必要がなくなって承認者の負担や煩わしさが軽減できるんだよ。
celloCello(チェロ)
気づき
本当だ!これで何回も承認が回ってこなくなるね。早速設定してみるよ!
参考:オンライントレーニング「5-5 プロセスのスキップと自動実行について」

「自動実行」機能を利用して実現できること

  • パターン1:直前の承認者が次の合議の承認者にも含まれる場合
    連続している承認者は自動で「承認」が実行され、残りの承認者は承認が必要となります
  • パターン2:直前の承認者が次の承認者候補に含まれている場合
    自動実行の対象となります
  • 自動実行でおこなう処理は「承認」以外にもさまざまな内容を指定できます。
  • 例:「差戻し」を設定する場合
    申請者と一次承認者が同じ場合は、承認ルートの指定に誤りがあるとして「差戻し」を自動で実行する

「自動実行」のパターン例

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かゆいところに手が届く便利な機能なのでぜひ活用ください。
※お客さまのご利用形態によっては「自動実行」機能がご利用いただけない場合がございます。

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