テレワークへ移行!発生した課題と解決方法は

みなさんの会社では、テレワーク(在宅勤務)を実施していますか?
ドリーム・アーツも昨今の社会情勢の影響で、テレワークに移行しました。
ですが、テレワークとなって発生した課題も。
そこで今回は、テレワーク課題に対してドリーム・アーツが社内で行っている取り組みを3つご紹介します!

テレワークへの移行で発生した課題

ドリーム・アーツでテレワークが導入されたのは、コロナが騒がれ始めた2020年3月のことです。
最初は戸惑いの声も多かったですが、ITという業種も味方してテレワークへの移行は問題ありませんでした。
お客さまとのやり取りが多い部署も、WEB会議ツールの普及で在宅に移行できました。

ですが、移動時間が無くなるなどのメリットが多い反面、テレワークによって発生した課題もありました。

  • 社員の勤務状況(出社/在宅/休暇)が不明
  • 社内でのコミュニケーションの不足
  • 他部署のプロジェクトや活動が不明

出社することが前提の状態では発生しなかったこれらの課題に対して、ドリーム・アーツがどのような活動をしているのかご紹介します。

※幸いにも、ペーパーレスや申請業務のデジタル化を進める自社製品(SmartDB)を利用しているので、ハンコ押印のための出社という課題はほとんどありませんでした。

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テレワークの課題を解消する社内の取り組み

1.メンバーの出社状況を可視化する「出社状況管理アプリ」

テレワークという選択肢が増えたことで発生したのが、社員の勤務状況が見えなくなったことです。
これによって誰が出社しているのか、休みなのか在宅勤務なのかが分からず、社外からの電話取次ぎ業務なども容易には出来なくなっていました。

そこで行ったのが、SmartDBで作成した「出社状況管理アプリ」の利用です。あらかじめ出社する日時を登録しておくことで、会社に居るかがひと目で分かります。
Outlookのスケジュールと連携しており、スケジュール表にも反映されます。

また、管理者目線では各部署の出社状況や席の利用率も管理できます。

こちらのアプリ作成について詳しい内容が知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください

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2.コミュニケーション不足を解消する「雑談タイム」

WEB会議やチャットでのやりとりが主流となり、相手が忙しいのかが見えなくなりました。
その影響で、雑談が無くなり新しいアイディアや気づきが生まれる機会も減っていきました。

それに危機感を感じたメンバーが自発的に始めたのが「雑談タイム」の設定です。
雑談タイムとはその名の通り、希望者にて毎週ランダムな組み合わせの雑談時間を設けるという取り組みです。メンバーのストレス軽減や近況の確認の機会となったり、他部署のプロジェクト状況も自然と入ってくるようになりました。

3.部署間の連携不足を解消する「社内報での部署紹介」

テレワークになったことで立ち話などの何気なく行っていた情報連携が減り、自分で取りに行くか発信しなければならない状況が生まれました。部署間の連携についても、より一層の発信が求められるようになっています。

そこで始まったのが、ドリーム・アーツのプロダクト「InsuiteX(インスイートX)」の一部であるコンテンツ機能を活用した、電子社内報を通じて部署を紹介する企画です。1つの部署について、今やっていることやメンバーの近況を紹介しています。

組織の意識共有を担う「InsuiteX」の詳細はこちら

ドリーム・アーツは広島や沖縄にも拠点があるため、テレワークになってより一層他拠点や他部署のメンバーのことが分かるようになってきました。社員250名の顔と名前に加え、趣味やハマっていることまで網羅される日も近いです。

テレワークに必要な3つのこと

今回は、ドリーム・アーツがテレワークになって発生した課題とそれを解決する3つの取り組みについてご紹介しました。
私たちが課題に素早く対応できたのは、どんな状況にも対応できる環境やツールをあらかじめ用意できていたからだと考えており、業務担当者自身で素早く業務のデジタル化を実現できる「SmartDB」はまさに適任のツールです。「SmartDB」をご利用中のお客さまからも、「『SmartDB』のおかげでコロナ禍で急遽発生した申請業務を素早くデジタル化することができた!」とのお声もいただいております。

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SmartDB紹介動画

「SmartDB」紹介動画

「SmartDB」の概要や特徴について、ユーザー様の導入事例やデモンストレーションを交えてご紹介します。自宅や会社でいつでもどこでもご覧いただけるので、ぜひお気軽にお申し込みください。

この3つの取組みを通して、テレワークという労働環境では、以下3つが必要であることに気づかされました。

  1. ”意識的”に情報を共有しあうこと
  2. 共有する”仕組み”つくり
  3. すぐ仕組みをつくることができる”環境”

みなさんの会社は、社会情勢や法改正、会社の働き方改革推進などに素早く対応できる環境やツールは整っていますか?
業種や業態によって状況が違うとは思いますが、テレワークを導入・検討している企業の参考となればありがたいです。

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マーケティンググループ ホシ

この記事の執筆者:ホシ (マーケティンググループ)

新卒でドリーム・アーツへ入社
お客様のサービス利用立ち上げ支援を行う部門からマーケティング部へ異動
専門知識がない方にも分かりやすく、サクッと読み進められる記事を書いていく

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