クリスマスカード発送管理に「SmartDB」を活用

ドリーム・アーツの社内で実際に運用している「『SmartDB』活用事例」を紹介していくシリーズです。案内役のCello(チェロ)と一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。今回は、社員がクリスマスカードを送るときに使うお客さまの情報を、登録・管理している「クリスマスカード送付先管理DB(データベース)」についてご紹介します。

こんにちは!社内で見つけた「SmartDB」の活用術についてDBの作成者にインタビューしていくよ! さっそく、「クリスマスカードの送付先管理DB」の作成者のプロフィールから紹介するね。
celloCello(チェロ)
執筆者のご紹介
DB作成者プロフィール
G.Sさん
株式会社ドリーム・アーツ マーケティンググループ
普段の主な仕事:顧客データ管理、イベント運営など
趣味・特技など:スノボ・辛い物好き・有名な人の声モノマネ。
気づき
システム部門でなくても「SmartDB」で業務をデジタル化することができるんだね!参考になりそう!

「クリスマスカード送付先管理DB」とは

ドリーム・アーツでは、毎年お世話になった企業の方々へ、工夫を凝らした特製のクリスマスカードをお送りしています。このカードの送付先情報を、社員が登録・管理するデータベースが「クリスマスカード送付先管理DB」です。このDBでは送付先情報の管理のほかにも、クリスマスカードの入稿スケジュールなど、クリスマスカード送付に関するさまざまな情報も一元管理しています。お客さまにカードを送りたい社員だけではなく、カードの発送作業をおこなう担当者にとっても便利な工夫が盛りだくさんなDBです。

DB作成・管理担当者にインタビュー

作成の目的・背景

このDBを作成することになった背景や目的、どんな思いで作ったのか教えてくれる?

作成者
以前クリスマスカードの送付先情報はExcelで管理していましたが、各部署から別々に集めた大量のデータを手作業でマージしていました。情報のとりまとめをおこなっているなかで、追加のデータが渡されたりすると作業中にどれが最新のファイルなのか分からなくなったり、情報の不整合が発生したりすることも多くあります。情報の不整合が発生してしまうとその都度確認・調整の時間と手間がかかりとても大変でした。情報取りまとめの工数削減もそうですが、過去の送付記録やお客さまとの関係性の把握、送付先の担当者の所属や役職など最新の情報を確認しやすくしたいという思いがありました。

「SmartDB」でデジタル化した効果

業務デジタル化の3つの効果

  1. 送付先情報の登録・入稿作の工数削減
  2. 社内からの問い合わせが減少
  3. 必要な情報の登録漏れが減少

この業務を「SmartDB」でデジタル化・運用してみて、どういう効果があったのかな?

作成者
大きく3つの効果がありますが、全体として送付先情報の登録・入稿作業ともに工数が大幅に削減されました。これは送付先情報の登録者、入稿・発送者ともに、常に最新の必要な情報を手軽に確認、取得できるようになることで実現できました。入稿作業では、Excelで作業をおこなっていた以前は取りまとめ作業などで4日ほどかかっていた所が4時間程度にまで短縮できました!
2つ目に社内からの問い合わせ対応にかかる時間が減りました。DBでは送付先のお客さま一人に対して1レコードで管理していて、送付先情報や別部署で同じお客さまに送付を希望する人もリアルタイムで確認できるようになっています。また送付先情報を登録する人にわかりやすいよう入力エリアに登録STEPを記載し、いつどの項目の入力がどの順番で必要なのかわかりやすくなっています。また登録期限などクリスマスカードに関連するスケジュールについてもDB上で確認することができるので、とりまとめをおこなう担当者へ問い合わせする前に自己解決できるようになっています。3つ目にカード送付に必要な項目が必須入力となっており、登録漏れ防止の軽減にもつながりました。

便利なポイント

  • クリスマスカード送付に関する情報を一元管理できる
  • 顧客マスタや担当者マスタと連携し、宛先の人を選択するだけで氏名や部署・送り先住所が自動入力されるようにしたことで、登録者の入力負荷が軽減
  • DBの入力エリアで送付先情報の登録STEPが記載され、項目がSTEPごと整理されており、登録者が必要な情報をもれなく・迷わず登録できる
  • 送付先情報の登録手順が明確、かつ関連する情報(他部署の送付先入力状況や関連スケジュールなど)がDB上で一元管理されているので問い合わせが減少
マスタ連携での送付先管理だと、年賀状の送付先管理などにも応用できそうだね。作成者のコメントを交えながら、DBについて詳しく紹介していくよ!
celloCello(チェロ)

作成までの道のり

どうやって作成を始めたの?作成するにあたり必要だった段取りや、情報はどんなものがあった?

作成者
まず、クリスマスカード送付先情報として管理が必要な情報を大きく3つに分けて、情報の配置場所やマスタ情報との連携について検討しました。検討の際には、どうやったら利用する人にとって入力が楽になるか、重複発送や送付先情報の登録ミスを防げるか、送付先情報をもとに発送準備をおこなう人が作業しやすいかを意識しました。
  1. 社長の送付先・前年の送付履歴
  2. 社長からの場合は差出人を社長名義とすること、社長管理の送付先情報は社員に非公開にする必要があることより、社長とその他の社員で送付先情報は別で管理しています。送付先情報を登録する際に社長との重複登録や、誤送を防げるように、社長の送付先管理バインダとのリンクを設置して社長からの送付先を確認することができます。送付先情報については1年1DBで管理しています。過去に送付履歴がある宛先については事前に送付先情報と、過去の発送履歴を登録しておくことで、送付が必要な人を漏れなく登録できるような仕組みにしています。

  3. 送付先情報
  4. 送付先の会社・所属・役職・氏名などです。どのマスタと連携して情報を取得するかなどを検討しました。

  5. 作業者用の情報
  6. クリスマスカードは送付先情報と差出人情報の印字が終わったあとに東京・広島・沖縄・大連の各オフィスでカードにメッセージを記入します。そのために必要な入稿において作業者側で必要な情報(差出人情報など)、発送情報(メッセージ記入用にどのオフィスにカードを送付するかなど)、も管理できるようになっています。

作成で工夫したポイント

工夫ポイント① 登録者がわかりやすく、モレなく入力できる工夫

作成者
1つ目は「登録者向けUX」です。左列のラベルを工夫し、登録時の手助けになるようにしました。 まず「STEP0~4」の表記を入れて、ステップに沿うことで順を追って登録しやすく、モレなく入力できるように作成しました。また、それぞれの入力エリアで扱っている各情報を項目別に色分けし、情報の分類を判別しやすいように工夫しています。

左列にステップのラベル、入力エリアごとでの情報色分けで登録時に判別しやすくなっています。

<クリスマスカード送付先管理DB画面>
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工夫ポイント②マスタとの連携

作成者
2つ目は、「最新の情報を常に保てるように情報連携」したこと。
顧客マスタとの連携で、送付先登録時にはボタン一つでマスタから担当者や会社名、住所などの一連の最新情報が反映されるようにしました。また、マスタ側にも連携用のボタンを設置して、新規のお客様をマスタに登録する際に併せてクリスマスカード送付の手配ができるようにしています。
担当者マスタから送付先の担当者を選択するだけで、必要な項目が一度に反映されます。

<マスタとの連携画面>
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作成時のポイントまとめ

必要な要素の洗い出し
  • 社長の送付先・前年の送付履歴、送付先情報、作業者用の情報
送付先管理DBの使いやすさをどう工夫するか
  • 登録して欲しい情報に抜け漏れがないように、手順を明確にする
  • 項目別に色分けをして、情報の分類をひと目で判別しやすいようにする

事前にフォームの完成イメージで背景の色分けなど検討しておくとスムーズです。

常に最新の情報を保つための仕組み化
  • 担当者マスタと連携して入力負荷軽減・最新情報を取得
  • ※カード送付先DB側で、送付先の担当者を選択するだけでマスタから最新の情報(所属・役職・住所など)が反映されるように設定。顧客マスタ、担当者マスタなどお客さま情報を一元管理する仕組みがあることが重要です。

企業によって取引のあるお客さまに発送するする郵送物ってきっといろんな種類があるよね。今回紹介してもらったような、クリスマスカード以外にも、年賀状やお知らせなどの送付先管理にといろんななシーンで使えそう!ぜひ、試してみてね!
celloCello(チェロ)
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「SmartDB」には業務デジタル化を実現するさまざまな機能があります。「SmartDB」の概要や特徴、「SmartDB」で業務をデジタル化した場合のイメージについて、ユーザー様の導入事例やデモンストレーションを交えてご紹介します。自宅や会社でいつでもどこでもご覧いただけるので、ぜひお気軽にお申し込みください。