SaaS連携|我が社の現場業務効率化事例

新しいクラウドサービスが次々と出現し、みなさんの職場でもクラウドサービスをご利用されているのではないかと思う。我が社でも、技術系の部門は勿論のこと、営業、人事、経理、マーケティング部門などで、様々なクラウドサービスの利用が加速しており、ひと昔前は、各部門の事情に合わせた自前のシステムを作って欲しいという要望が多かったのに対し、最近は、それぞれの部門が利用している各種クラウドサービスをAPIベースで連携して欲しいという声が多くなってきた。勿論のことながら、ドリーム・アーツ社内の業務プロセスや文書管理などは、すべて自社製品である「SmartDB」で実現しているので、「SmartDB」を中心として他社クラウドサービスとのAPI連携するパターンが随分と増えてきた。今回はその一部をご紹介しようと思う。

執筆者のご紹介
この記事の執筆者プロフィール
前川 賢治(Kenji Maekawa)
株式会社ドリーム・アーツ 取締役 執行役員 兼 CWO
ドリーム・アーツの創業当初からCTOを務めた後、2015年にその立場を自ら後進に譲り、大企業へ驚きと価値を生み出すCWO(チーフ・ワオ!・オフィサー)に就任。

連携事例①名刺管理 → 顧客マスタ → 営業レポート → 営業活動管理

#「SmartDB」と「Sansan」,「gBizINFO(旧:法人インフォ)」,「Teams」,「Salesforce」を連携したイメージ

基本的に我々の会社は大企業向けのビジネスを行っており、営業担当者のみで商談がまとまることはほとんどなく、営業を支援する技術部門のみならず、製品開発を行う部門も一丸となってプロジェクトを進める必要がある。そのため、営業現場の一次情報である営業レポートは全社員で共有し、各役割を担う全員がレポートを起点にしたコミュニケーションをとるようにしている。そして、この営業レポートがコミュニケーションの起点となるためにも、レポートを登録する担当者が現場で実際に感じた「所感」というものを特に大切にしている。

営業部門で交換した名刺は、名刺管理クラウドサービスである「Sansan」に取り込まれ、その名刺情報は「Sansan」のAPIを経由して「SmartDB」上の企業マスタおよび担当者マスタに自動で取り込まれるが、この際、経済産業省の「法人インフォ(現:gBizINFO)」APIを利用して、企業の法人番号も付与している。

営業担当は、取り込まれた企業マスタおよび担当者マスタに紐づいた営業レポートを登録する。 登録した営業レポートは「Microsoft Teams」の営業レポートチャンネルに投稿され、「Microsoft Teams」内でのコミュニケーションの起点となる。また、営業部門では、営業活動管理に「Salesforce」を利用しているため、登録された営業レポートは「Salesforce」の活動としても登録される。

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「Salesforce」を利用しているのなら、営業活動の記録をすべて「Salesforce」上で収束できるのではないかという疑問もあるかも知れないが、単に自社製品である「SmartDB」を使い倒すという理由の他に、以下のような我々の事情もあるのである。
  • 前述の通り、我々にとっての営業活動は営業担当のみで行うものではないのだが、営業活動の情報を共有するために、全社員分の「Salesforce」アカウントを購入するのは現実的に難しい。
  • 企業マスタや担当者マスタは社内のさまざまなシステムから参照されているので、マスターデータのメンテナンスポイントは、最も融通の利く「SmartDB」にしておきたい。実際、それぞれに事情を抱える各種システムに連携されるマスターデータを綺麗に保つことは、なかなか容易なことではないのである。 顧客マスタに登録されたお客さんの所属部署や役職などが、自動的に常に最新の状態に保たれるので、「Sansan」との連携は営業の担当者に大変好評のようである。

連携事例②マーケティングオートメーション → 問い合わせ管理 → トライアル環境構築

マーケティング部門では、見込み顧客の管理やナーチャリングに、マーケティングオートメーションの「Marketo Engage(以下、Marketo)」を利用している。なんと嬉しいことに、実は最近、我々の製品に対する問い合わせが急増しているのだ。

「Marketo」のWEBフォームから登録されるこれらのお問い合わせは、お客さんの属性やナーチャリングのステータスなどに従って、マーケティング部門、営業部門、営業支援部門など複数の部署に振り分けられ、すぐに適切なアクションが実施されるように「SmartDB」で管理されている。

「SmartDB」と「Marketo」,「Salesforce」,「Sansan」,「FORCAS/uSonar(企業情報データベース)」の連携イメージ

また、弊社サービスのトライアル申し込みについても「Marketo」のフォームで受け付け、個別のトライアル環境の構築やその他必要な処理が全自動で実施される仕組みになっている。

今後について

他にも連携事例は色々あるのだが、それらはまた今度。
それぞれのクラウドサービスでAPIのお作法が異なるので少々面倒な面もあり、実際の業務で運用できるレベルで汎用化するにはもう少し時間が必要ですが、現在、各種クラウドサービスとの連携を「SmartDB」の標準機能として汎用的にまとめられるように、鋭意努力しております。
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