みなさんの会社の人事部では、業務のデジタル化を自分たちで進めているでしょうか?
実は、自部門の業務デジタル化は、忙しいシステム部門に任せるより自分たちで進めた方が早いのです!
そこで今回は、業務デジタル化初心者の人事部門メンバー自ら自社製品(SmartDB)を使ってハラスメント研修の定着度テストを作成した話をご紹介します。

作成者のご紹介

今回の主人公は、保育園へのお迎えのため16時には退社することを心がけている弊社人事部のミーさん。
「SmartDB」を触ったことはあるものの、業務をデジタル化した事は1度もない初心者です。

ミーさんとお子さんの写真

Excelでは無理?業務デジタル化を「SmartDB」で実現した理由

ミーさんは2020年6月に厚生労働省から示された「労働施策総合推進法(パワハラ防止法)」改正を受け、気付かないうちにハラスメント行為を行わないための教育機会の必要性を感じていました。
研修を行うだけでいいのかと考えたとき、知識の定着度を測るためのテストを作ろうと考えたそうです。

メールや紙でテストを配布して、Excelで回答を取りまとめることもできましたが、実現できることの多さから「SmartDB」で作ろうと考えたそうです。「SmartDB」ならExcel業務で発生しそうな、「メールが届いていない」などの問い合わせ対応や回答をExcelに打ち込む作業、不合格者への再テストの案内連絡などの雑務が無くなることも利用の決め手でした。

業務デジタル化の流れ

ここからは、ミーさんがハラスメント研修の定着度テストを作成した過程についてお話します。

STEP1 やりたいことを考える

ミーさんが最初に取り組んだのは、どういうものにしたいかという仕様を考えることです。
イメージした定着度テストの仕様をまとめると下記の3点だったそう。

  • 回答者が瞬時に合否や点数を理解できること
  • 間違った問題がどれかを把握できること
  • 不合格の場合は解説を読み、正しい答えを理解したうえで、再度テストへ促すこと
これらは、メールやExcel、紙でのやり取りでは、実現が難しかったようです。
管理者側の視点では、今後継続的に研修機会を設けていく上で、「どのあたりの知識が欠けているのか?」「どこに注力して研修内容を設計するか?」という分析に活用するため、問題毎の正答率がわかることが必須条件でした。

STEP2 作成する

やりたいことを考えたミーさんは、次に「SmartDB」にてベースとなる仕組みを作成し、似たような項目やブロックは複製して1日ほどで作っていきました。ノーコードで業務をデジタル化できるため、プログラミング知識のないミーさんでも問題なく進めて行けました。
今回のテストで肝となる「合計点の出し方」や「間違えた部分を赤くする」という箇所は、「SmartDB」の学習コンテンツや「SmartDB」に詳しいメンバーにアドバイスをもらって作成したそうです。

社内に詳しいメンバーがいない場合は、個別に業務デジタル化の相談ができる「SmartRoom」の活用がオススメです!

チェックテストと改善案を考える図

STEP3 確認・修正する

そして最後は回答者の立場に立ち、テストを何度も繰り返し試して、どのような表現なら見やすいか・わかりやすいかを意識して修正を加えていきました。問題文・解説文でどうしても文字が多くなりがちなため、絵を差し込んだり、説明文をできるだけシンプルかつ分かりやすい表現にするようにも心掛けたそうです!

※完成品はトライアルを申し込み後、弊社の営業担当に相談していただければお渡しします。

業務部門自らで確認・修正することで、素早い改善サイクルが可能になります!

こちらのページもおすすめ
SmartDB3つの特長

ノーコード/ローコードで業務デジタル化!

業務部門・IT部門のいずれにも最適なノーコード/ローコード基盤「SmartDB」を徹底解説。資料のダウンロードも可能です。

実施後

8月中旬に実施したハラスメント研修と定着度テストは、大きな不具合もなく全員が受け終わりました。
実施後、ミーさんはこう話しています。

人事総務の業務の中で、「SmartDB」の活用で効率化を図れる部分はまだまだありそう。
今回のケースをきっかけに、もっとマスターして業務のデジタル化を進めていきたい。

私もテストを受けましたが、不明点のないストレスフリーな研修とテストでした。メールやExcelや紙でのテストだったら、受講者からしても雑務が発生しやすかったと思います。
「SmartDB」はプログラミングの知識がなくても思い通りに業務デジタル化を進めていくことができます。インタビューを通して、自ら業務をデジタル化していける「SmartDB」だからこそ、ミーさんはモチベーション高く業務改革を進めていけたのだと感じました。

今後は性別・年齢・部署などの切り口で傾向を分析し、各属性に合った研修方法とテスト項目を検討していくそう。
また、今回の業務デジタル化をきっかけに、リモートワークの影響で話題となっている「従業員サーベイ」も作成中とのこと。
Excel・紙・システム部から脱却したミーさんの「SmartDB」活用は続きそうだ。

※担当営業へのご相談でミーさんと話すことは可能ですが、16時以降はお迎えがあるため対応できませんのでご了承ください。

こちらのページもおすすめ
人事部門導入メリット

攻めの人事へ転換!!4つの導入メリット

攻めの戦略人事へ転換するには、まず目の前の業務効率化を最優先すべきです。多忙な人事部門の業務を効率化する仕組みをご紹介します。

資料ダウンロード
“脱 紙とハンコ”でテレワークを制する!

“脱 紙とハンコ”でテレワークを制する!

大企業1,000人に聞いた緊急調査から読み解く
「業務のデジタル化」のポイントがわかるホワイトペーパー

ドリーム・アーツは従業員数1,000人以上の大企業におけるテレワークの現状と課題を把握するため、インターネットによるアンケート調査を実施しました。
本ホワイトペーパーでは調査結果に考察を加え、理想的なテレワークの導入と業務のデジタル化について探っていきます。

マーケティンググループ ホシ

この記事の執筆者:ホシ (マーケティンググループ)

新卒でドリーム・アーツへ入社
お客様のサービス利用立ち上げ支援を行う部門からマーケティング部へ異動
専門知識がない方にも分かりやすく、サクッと読み進められる記事を書いていく