どのような会社でも、さまざまな部署が関わりあって仕事が進められます。では、複数部署への作業依頼を、どのように管理していますか。管理に手間や時間がかかっていたりしませんか。今回は、さまざまな部署が関わる作業依頼をスムーズに管理する方法をご紹介します。

作業依頼のメールはどれ?

さまざまな部署が関連する場合の作業依頼をどのように行っていますか。エクセルで管理して、メールで依頼していませんか。メールで作業依頼した場合には、以下のような問題点があります。

  • さまざまなメールに埋もれて、重要な作業依頼メールが見落とされてしまう
  • どれが最新の作業依頼メールなのかが、わからなくなってしまう
  • 依頼メールへの返信がないと、作業の進行状況がわからない
  • メールの宛先に入れていないと、作業があることにすら気づいてもらえない

これらを解決するには、メールでの作業依頼をやめて、ワークフロー化しましょう。

メールの依頼をやめてワークフロー化!

作業依頼をワークフロー化すると、以下のような効果があります。

  • 入力項目が指定されることで、作業依頼の品質が保たれる
  • 依頼する内容により、依頼先となる部署が自動的に決定される
  • 依頼先部署の抜け漏れや、順番を意識する必要がなくなる
  • 依頼した作業がどこまで進んでいるのか、簡単に確認できる
  • だれがどのような作業を実施したのか、証跡を残せる
  • だれがボールを持っていて、だれが今作業を実施しているのかがわかる

作業依頼をワークフロー化することで、業務フローが整理されます。だれでも同じルートで依頼できるようになれば、業務の標準化も進みます。

「Sm@rtDB」で作業依頼を管理するメリット

さらに、Webデータベース「ひびき®Sm@rtDB」なら、以下のようなメリットがあります。

並行作業の進行状況が管理できる

ひとつの作業依頼を各部署で直列に実施していく場合はもちろん、複数の部署で並行して担当する場合も、作業の進行状況を管理できます。各チームの対応状況はどうなっているのか、だれが担当しているのか、まとめて確認ができます。

サブプロセスを活用し並列で業務を進める図

優先度や期限を指定できる

作業依頼に優先度や期限を指定できます。優先度や期限を見落としたり、作業の実施が遅れることもなくなります。

昇降順をワンクリックで並べ替え、優先度の高い項目を簡単に確認できる図

過去の作業依頼を簡単に検索できる

大量にある作業依頼のなかから、必要な依頼を見つけることも簡単です。どんなに経験の浅い人でも、過去の似たような作業依頼を参考にして仕事が進められます。

過去事例を検索し、必要な情報を入手する図

作業依頼のワークフロー化で品質も効率もアップ

Webデータベース「Sm@rtDB」を使って作業依頼をシッカリと管理しましょう。作業依頼をワークフロー化することにより、さまざまな部署が関連する作業依頼でも一定の品質で依頼ができます。優先度や期限を指定すれば、作業遅れも減らせます。「Sm@rtDB」を導入して、その威力を確かめてみてください。