BPMとは?重要性やメリット、推進方法を解説

BPMとはなにか、どうやって実施するのか具体的な仕組みはご存じですか?
BPMは、継続的な計測と改善によって生産性を向上させていく業務の管理手法です。

今回は、BPMの概要から目的、重要性、メリット、推進方法まで詳しく解説します。

BPMとは?

BPM (ビジネスプロセスマネジメント)とは、業務プロセスをただ管理するだけではなく、継続的な計測と改善によって生産性を向上させていく業務の管理手法です。 Business Process Managementの頭文字を取ってBPMと呼ばれています。
業務プロセスとは、複数の関係者によっていくつもの過程を経て最終的な結果を生みだすまでの流れです。

業務プロセスの例
営業活動 「見込客発見・創造→面談(接触)→見積→内示→契約→売上」
採用業務 「応募→選考→採用→採用後の入社続き→入社」

それぞれの業務プロセスにおいてPDCAを回すことで、継続的な改善が可能になります。
プロセス管理の目的とは?生産性を上げる具体的な方法

BPRとの関係性

BPRとは、現在の業務内容や社内プロセス、組織構造などを根本から見直し、再設計することです。
ビジネスをプロセスからなるシステムとして捉え、分析・理解・再構築(リエンジニアリング)して利益の最大化を目指します。
一方、 BPMは継続的な計測と改善によって生産性を向上させていく業務の管理手法です。業務プロセスを継続的に改善し続け、生産性向上を目指します。
つまり、BPMはBPRを実践する過程でおこなわれる、具体的な管理手法と言えるでしょう。
BPRとはなにか?基本の考え方や導入事例について

BPMの目的

業務プロセスは一度の改善で最適化されるとは限りません。 改善した後に成果を検証・分析し、新たな問題が発生していないか、利益に結びついているかを確認する必要があります。 また、その後も状況が変化すれば、再度見直すこともあるでしょう。
このように、業務プロセスを最適化し続けるためには、改善への取り組みも継続しておこなう必要があります。 業務プロセスの最適化と改善を循環させ、生産性の向上を目指すことが、BPMの本質的な目的です。
また、日々変化するビジネスシーンへ迅速に対応できる組織力を身に付けることもBPMの目的としてあげられます。
業務の改善は特定のだれかがおこなえばよいわけではありません。現場で作業している担当者にしか見つけられない問題もあるので、管理層だけではなく、組織全体で取り組むことが大切です。
現場の担当者がPDCAサイクルを直接回すことで、恒常的に改善できる組織力が身に付けられます。
グローバル化やテクノロジーの急速な発展、自然災害や異常気象など、さまざまな要因により日々目まぐるしく環境が変化しています。 VUCAの時代と呼ばれる現代において、この急速な変化に対応できる組織の地盤を固めるためにもBPMが推進されています。
VUCA(ブーカ)とはなにか?不確実性の時代におさえておくべきこと

BPMの重要性

前述したとおりBPMが重要な理由は、日々変化するビジネスシーンに対応するために業務の課題を見つけ最適化する必要があるからです。
たとえば、2019年に施行された働き方改革では、個々の事情に合わせた働き方に対応することが求められています。 長時間労働の削減や正社員と非正規社員の格差是正、高齢者の就労促進といった課題を解決するために、業務の改善は必須です。
また、新型コロナウィルス拡大によってテレワークを導入する企業が増加しています。
IT系の職種ではスムーズに導入できていますが、対面でのコミュニケーションが必要な職種では、業務に支障が出る場合もあるでしょう。
上記のように外的要因から業務の進め方を急激に変えた場合、企業の収益性や従業員の労働環境として、最適化されているとは限りません。 業務プロセスを再確認し課題を解決するために、BPMが重要とされています。

BPMのメリット

BPMのメリットは以下の4つです。

  • 自社業務の全体像を可視化できる
  • 業務課題の要因を発見できる
  • 業務の自動化ツール導入の際適切な判断ができる
  • 組織リスクの回避

以下で詳しく解説します。

自社業務の全体像を可視化できる

BPMのひとつ目のメリットは、業務の可視化によって自社業務の全体像を把握できることです。 BPMを実施することで業務がどのようにおこなわれているのか、業務の進捗状況はどの程度なのかを把握でき、各部門でおこなわれている業務の課題を共有できます。 部門間で発生していた課題についても、担当者同士で共有しながら改善を進めることができるでしょう。
業務全体を可視化しなければ、業務の改善は困難です。
業務は各部署のプロセスの集約によって成り立っていますが、多くの企業では「業務プロセスが見えない」、「複雑すぎて課題が分からない」といった問題を抱えています。
業務全体の流れが把握できていなければ、個々の業務の課題を見つけ、改善することはできません。
業務を改善するためには、業務プロセスのPDCAサイクルを回し業務を可視化するBPMが重要になります。

業務課題の要因を発見できる

次に、業務課題の要因を発見できることもBPMのメリットです。
特定の業務だけを改善しようとすると、なにが問題となっているのか見えて来ないこともあります。
たとえば、部門間の情報のやり取りに時間がかかっていることがボトルネックだった場合では、片方の部門だけで業務改善しようとしても、問題点を発見するまでに時間がかかる場合があります。
組織全体で業務改善に取り組むことで、発見が難しい課題についても対応できるようになります。

業務の自動化ツール導入の際適切な判断ができる

BPMの三つ目のメリットは、業務の自動化ツール導入の際に適切な判断ができることです。
業務の自動化ツールを導入するためには、どこまでを社員がおこない、どこからツールに任せるのかを明確にしておく必要があります。 安易に自動化ツールを導入すれば、導入コストが高額になったり、満足な成果が得られないという結果になる恐れがあります。 BPMを実施することで業務を可視化できれば、自社にとって最適な業務自動化ツールを導入できます。

組織リスクの回避

BPMには、組織全体で業務改善に取り組み、組織リスクを回避するメリットもあります。
属人的な業務改善をおこなうと、場合によってはリスクを抱える恐れがあります。 特定の社員にとって都合のよい改善であっても、別の社員にとっては改悪となることもあるでしょう。
組織全体の利益を向上させるには、すべての従業員にとって最適化された業務プロセスが不可欠です。 業務プロセスのPDCAサイクルを回すことで、属人的な業務改善ではなく組織全体の業務改善が可能になります。

BPMとPDCA

BPMにおける業務改善は一度だけの改善だけではありません。継続的にPDCAサイクルを回すことで、業務を改善し続けます。
PDCAサイクルとは、下記の4つのフェーズを何度も回すことで継続的に業務を改善する方法です。

  • 計画(Plan):目的を設定し計画を立案する
  • 実行(Do):計画を実行する
  • 確認(Check):実行した結果を検証する
  • 改善検討(Action):検証結果から改善策を検討する

BPMの推進方法

PDCAサイクルに基づいたBPMの推進方法を解説します。

BPMのPDCAサイクルの流れ

  • P:モデリングした業務プロセスを再設計
  • D:可視化・再設計した業務プロセスを展開
  • C:展開した業務プロセスをモニタリング
  • A:効果を発揮しているか、問題が発生していないかを分析
モデリング・可視化→D→C→A、P→D→C→A、 P→D→C→A


1、モデリング・可視化

業務を可視化することで、業務プロセスをモデリングします。
BPMのモデリングでは、 BPMN(Business Process Model & Notation)を利用します。
BPMNとは、業務プロセスを可視化するための国際標準のフローチャート手法です。

2、展開

通常のPDCAサイクルではPからスタートしますが、前述したモデリング・可視化がPに該当するため、BPMの最初の段階では可視化・モデリングした業務プロセスを展開する作業からスタートします。 事前に新しい業務プロセスを共有し、組織全体の理解を得たり影響を考慮したりすることで、スムーズに実施できます。

3、モニタリング

展開した業務プロセスをモニタリングします。この工程はBPMにおいて非常に重要です。 展開した業務プロセスが問題なく、かつ効果を発揮しているかをモニタリングします。

4、分析

業務プロセスが効果を発揮しているかモニタリングした結果をもとに、課題を確認します。 作業ごとに細かく課題をみつけるのではなく、業務プロセス全体を通して課題を洗い出しましょう。
この段階で、最初のPDCAサイクルが回転したことになります。

5、再設計からPDCAサイクルを回し続ける

分析に基づいて業務プロセスを再設計し、展開・モニタリング・分析とPDCAサイクルを回し続けます。

BPMシステムとは

BPMシステムとは、BPMを実践するためのシステムの総称です。
業務プロセスのPDCAサイクルを回すことで、業務を改善します。
業務プロセスといった広い範囲を、システムを使わずに、マンパワーで改善し続けるには限界があります。自社の目的にあったシステムを活用して、サイクルをテンポよく回すことも有効な手段といえます。 BPMシステムに搭載されている主な機能は以下の3つです。

  • モデリング機能
  • シミュレーション機能
  • モニタリング機能

ERPとの違い

BPMシステムとERPは導入する目的が違います。
ERPとは、ヒト・モノ・カネ・情報という経営資源を一元管理し、企業の基幹業務情報を統合的に管理するシステムです。 Enterprise Resources Planningの頭文字を取ってERPと呼ばれています。
一方、 BPMシステムは業務プロセスのPDCAサイクルを回すことで業務を改善することが目的のシステムです。

ワークフローシステムとの違い

BPMシステムとワークフローシステムの違いは目的にあります。
ワークフローシステムでは申請や承認、決裁といった業務ごとのフローを効率化し、BPMシステムでは、製造やなどのプロセス全体を効率化することを目的としています。 しかしいずれのシステムも、製品ごとに搭載されている機能がことなり、また共通する機能も多いため、導入の目的を明確にし最適なシステムを選択することが重要です。

BPM取り組みにあたって「SmartDB」でできること

「SmartDB」はワークフローとWebデータベース機能を備えた、ノーコード・ローコード開発ツールです。
BPMシステムとの比較に、条件によって分岐する承認ルートの応用範囲や通過したフローの可視化があげられます。
「SmartDB」は、高度な承認ルートの設定や自動実行に対応しています。 また、申請や決裁などの業務フローを開始から完了まで、どこを通って、それぞれの過程でどのくらい時間がかかったのかの可視化も可能です。
これにより設計した業務フローのモニタリングと分析が容易になるため、改善サイクルを循環させることにつながります。
また、「SmartDB」は他社のSaasシステムとの連携も簡単に実現可能であるため、それぞれ個別の業務で使われているシステムを「SmartDB」でつなげ、業務プロセスのデジタル化を実現し、業務を改善することができます。
DX推進に必要な「ケースマネジメント」とは?業務完全デジタル化の必須要件を解説

BPMの目的のひとつが「変化に適応できる組織づくり」です。
ノーコード・ローコード開発ツールの「SmartDB」ではIT知識のない現場部門でも、業務アプリを開発することができます。
現場部門自らが業務フローを可視化し、設計・分析・改善とサイクルを回すことによって、「変化に適応できる組織づくり」につながるでしょう。

関連資料
3分でわかるSmartDB

3分でわかる「SmartDB」

大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。

まとめ

BPM とは、継続的な計測と改善によって生産性を向上させていく業務の管理手法です。
一度の改善だけでなく、PDCAサイクルを回すことで継続的に業務を改善します。
BPMが重視されているのは、業務を継続的に最適化しなければ日々変化するビジネスシーンに業務を対応できないからです。 BPMには、業務の可視化、課題の発見といったメリットがあります。

マーケティンググループ アルガ

この記事の執筆者:有賀 (マーケティンググループ)

2016年中途でドリーム・アーツへ入社
人事採用業務、事務担当者を経験し2022年10月よりマーケティング部門へ異動。
プライベートでは2児の母として仕事と育児の両立に奮闘中。マーケティングも執筆も超初心者ですが、わかりやすくみなさんの役に立てる文章を目指します!