タスクフォースとは?目的や役割など、ビジネスでの実際の事例などをご紹介

タスクフォース(Task force)とは組織内部で緊急性の高い課題の解決や企画の開発などをおこなうために一時的に構成された組織のことです。一般的にタスクフォースのメンバーは、組織内の各部署から選出されます。
今回の記事はタスクフォースの基本概念から、実際の進め方・活用事例などをご紹介します。経営者やマネージャーなど、リーダーの観点では業務改善の施策を具体的に進める上でのヒントとしてご活用いただけます。また、人事部の方にとっても人財マネジメントの観点から、多くの気づきにつながる内容になりますので、ぜひご覧ください!

タスクフォースとは

タスクフォースの目的・思想

タスクフォースはもともと軍事用語で、軍隊がある特定の任務を遂行するために組む機動部隊(チーム)のことを指しました。タスクフォースという用語はビジネスにも活用されています。現在は組織内部で緊急かつ重要な課題を解決するために一時的に編成され、課題を達成した時点で解散となるチームを指し示す場合によく使われます。
タスクフォースでは前述のとおり、緊急な課題に対し迅速な解決が求められます。なので、社内の各部署から選出されたメンバーは通常の企業活動と切り離されて活動を進めている場合が一般的です。能力の高いメンバーが結集し課題解決に向かうことで、部門間の連携が強化され、会社全体の課題解決を迅速かつ効果的に解決できます。
また、タスクフォースは緊急の課題解決だけでなく、業務改善や組織改革を目的とすることもあります。実際、タスクフォースの経験を生かして、業務改善を実現した企業も多数あります。

タスクフォースの役割

一般的な日本企業では機能型組織と呼ばれる形態をとっています。機能型組織で発生しがちな「部門横断でのコミュニケーション不足」や「命令・報告システムの冗長化」を回避し、迅速かつ効果的に課題を解決するためにタスクフォースは利用されます。

functional organization

タスクフォースには大きく以下2つの役割があります。
・部門横断での活動を促進
機能型組織とは機能ごとに部門を編成する組織形態です。つまり、各部門はそれぞれ異なる機能的な役割を担っています。機能型組織のメリットは、機能をベースとして、分業で業務を進められることです。分業により各部門で専門知識が蓄積しやすい一方、部門間のコミュニケーションが不足になりがちです。
そのため、複数の部門が協力しなければならないような緊急の課題に向けた活動には通常の機能型組織では対応しにくい場面が多く発生します。タスクフォースの導入で、各部署から適任なメンバーが集まり、部門横断での活動を促進することができます。

・意思決定の迅速化
上記の組織図の縦横を結ぶ線のことを「Reporting line」と呼ばれます。「Reporting line」は組織内でレポート(報告)するプロセスを示す線です。社内の公式的なやり取りはすべてこの「Reporting line」に沿って進みます。 「Reporting line」上に無い部門や関係者において直接の指示や報告のやり取りは発生しません。
機能型組織の場合、この「Reporting line」は冗長化しやすいため、緊急かつ複数部門にまたがっての対応が必要な案件には不向きとなります。たとえば、あるプロジェクトの担当者が会社全体に関する緊急の課題に向けて、社内調整を進めようとした場合、機能型組織では部内・部門間での「Reporting line」を通る必要が発生します。すべての調整において上長への報告が必要になるなど、時間がかかってしまい、意思決定が遅くなりがちです。 上記のような役割があるため、対応期間が短くて緊急度も高く、集中して取り組まなければならない課題の解決には、タスクフォースの導入が役立ちます。

理想的なタスクフォースのチームを作るために重要なこと

課題・ゴール・スケジュールを明確にする

課題とゴールを明確にできていない場合、解決までの道筋が把握しづらくなります。そのため、まずは何のためにタスクフォースを結成するのかを明確にしましょう。
経営者やマネージャーは、チームメンバー選定の前に、今直面している課題がどのようなものであるか、ゴールをどこに設定するのかをあらためて認識しなければなりません。また、解決までの段取りやスケジュールもある程度明確化する必要があります。それらを明確にした上で関係者に認識合わせのために周知することも大切です。

適切なメンバー選定

課題の内容やゴールによって、メンバーとして必要な人材は異なってきます。単に各部署で「優秀」とされる人材を集めても、対象となる課題の解決に必要な能力が不足しているようならば意味がありません。なので、人事の担当者や各部署のマネージャーは課題とゴールをしっかり認識したうえで、適切な人材を選抜してタスクフォースを結成しましょう。

権限を与える

前述のとおり、迅速な課題解決が求められるタスクフォースに対して、タスクの実行可否をひとつひとつ上長に確認して許可を得ていくような、時間がかかる進め方は適切ではありません。そのため、タスク遂行のための権限をタスクフォースのメンバーに付与することが必須です。また、タスクを遂行する上で、予算不足・人手不足問題を避けるために、タスクフォースは独立した予算枠と執行権を持たなければなりません。経営者やマネージャーはタスクの重要性や緊急性に合わせて適切な権限委譲をおこないましょう。

改善サイクルを意識した業務遂行

課題解決の状況を把握するために、定期的なモニタリングが必要です。活動中に生じた改善点や課題、具体的な施策などを詳細に振り返りができれば、今後の解決手法の精度向上につながります。タスク遂行の段階ではメインの課題以外に、細かな課題もたくさん出てくるはずです。類似の課題がでたときに迅速に解決できるように、対応や解決策を記録して、ノウハウを社内で共有しましょう。

タスクフォースに何よりも重要なことはスピードとメンバー

タスクフォースの活動を進めるために重要なことをいくつか紹介しましたが、何よりも重要なことはスピードとメンバーの選出です。
なぜかというと、タスクフォースは社内でも特に重要で緊急のタスクをいち早く解決することを一番の目的としているからです。また、各部門から適任なメンバーを選出することで、技術者や専門家の考えを統合できるようになり、部門横断でのコミュニケーションが取りにくいという機能型組織の欠点を回避することができます。なので、タスクフォースをうまく活用できれば、目の前のタスク達成だけではなく、抜本的な業務改善や組織改革にも応用できます。
タスクフォースの活動をスピーディーに進めるためには、情報共有や意思決定のスピードを早める必要があります。例えば社内の申請業務が紙で運用されていると決裁までに時間がかかる、進捗確認に時間がかかるといった事象が発生し、意思決定までにかかる時間が長くなります。また、関連する情報が担当者ごとに別々のExcelで管理といったことが発生している場合、集計や報告用の情報をとりまとめる作業に時間がかかり、重要事項の検討時間が短くなります。また、他の担当者の情報をリアルタイムで把握することができず判断が遅れる場合もあるでしょう。情報共有や意思決定のスピードを上げるために、紙業務やExcel管理からの脱却を実現する業務デジタル化ツールの導入は有効な手段となります。

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実際にタスクフォースチームを設けた企業事例

最後に、タスクフォースを導入した企業の事例をご紹介します。

マクドナルド お客様対応プロセス・タスクフォース

2015年に、日本マクドナルドが店舗で販売した商品に異物が混入していた事件が発生しました。それをきっかけに「お客様対応プロセス・タスクフォース」を設置しました。会社としての最優先事項として、CEO直轄で品質保証、法務、お客さま対応、オペレーションなど社内各部署の代表メンバーで構成したタスクフォースとして取り組んでいました。
「お客様対応プロセス・タスクフォース」では、お客さまからのお問い合わせについての対応プロセスをあらためて再検証し、さらなる改善点を見つけました。2015年1月から4月まで、わずか4か月でお客さま対応とサービスの品質を向上できました。

ウェルクス 社内交流推進タスクフォース

企業規模拡大に伴い、社内コミュニケーションが希薄になり、会社の課題に対して一人ひとりが当事者意識を持ちづらくなる…。多くのベンチャーはこういった課題に直面しています。
転職支援サービスを展開するウェルクスでは、上記のような課題解決にタスクフォースを導入しました。「社内コミュニケーションコストの軽減」をミッションとして、「社内交流推進タスクフォース」を立ち上げて、社内パブの開催などに取り組みました。結果として、社内でのコミュニケーションにおける心理的コストを軽減し、部門を越えた一体感のある状態を実現できました。

味の素 全社オペレーション変革タスクフォース

味の素は、社員一人ひとりのASVエンゲージメントを向上させるために、「全社オペレーション変革タスクフォース」を結成しました。「ASV」とは「Ajinomoto Group Shared Value」の略語であり、“創業以来一貫した、事業を通じて社会価値と経済価値を共創する取り組み”のことを指します。
参加メンバーは、対話・議論を通じて企業アイデンティティに対する共感を深め、会社へのエンゲージメントを引き出すことを目指しました。その結果、社員一人ひとりが自分の仕事を通じてASVを実践していく意識を醸成することができ、会社へのエンゲージメントを強化できました。

まとめ

現在、社会の複雑性や不確実性が増すVUCA(Volatility、Uncertainty、Complexity、Ambiguity) がさらに加速した「Super VUCA時代」が訪れています。そんな時代において、市場の変化や競争が一層激しくなります。企業が激しい競争に生き残るために、優先度の高い課題を見極めること、それらを解決するためのスピーディーな意思決定と実行力が不可欠です。タスクフォースを効率的に活用し、業務改善や組織改革を実現しましょう!
 

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この記事の執筆者:楊 溢ヨウ イツ(プロモーショングループ)

新卒でドリーム・アーツに入社
2021年からプロモーショングループの一員になりました。
記事執筆は初心者ですが、おもしろい海外情報を発信していきたいと思います!