内部統制に関わる文書管理システムの導入で業務効率化

内部統制の文書管理に「SmartDB」を選んだ理由

こうしたグループ会社を統括する株式会社バンダイナムコホールディングスが、ドリーム・アーツのWeb型データベース「SmartDB（スマートデービー）」をクラウドサービスで導入した。内部統制用の文書を保存/管理するのが目的だ。海外展開する会社も含め、グループ全体の内部統制用文書の収集、評価、承認などの業務遂行に役立てる。

同社はなぜ「SmartDB」を採用したのか。これまでの業務の課題と「SmartDB」導入に踏み切った理由を、バンダイナムコホールディングス 業務監査室 室長 古川研吾氏、同 業務監査室 エキスパート 青柳晃氏、業務監査室 佐藤信一氏と、システム導入時に要件定義やフォームの開発などを主導したバンダイナムコビジネスアーク 業務監査室 マネージャー 下村市郎氏に聞いた。

失われたユーザビリティが業務遂行の障壁に

財務報告に関わる内部統制の評価/監査体制を構築することが義務付けられたのを機に、関連文書の保存/管理に乗り出した同社。業務プロセスやCSA（コントロール・セルフ・アセスメント）の整備状況や、リスクに対するコントロールが適正に機能しているのかなどを記した文書を、年間3,000～5,000も保管している。

当初は紙の文書を保存していたが、文書を電子化して管理するため、2009年にシステムを導入した。しかし、使っていくうちに不便な面が次々と顕在化していったという。

非定型業務の効率化が内部統制のカギ

ユーザ視点で作れる柔軟なシステムだからこそ実現できたバンダイナムコの成功事例をご紹介します。「SmartDB」って何ができるの？という方もぜひ、参考になさってください。