カフェ・ベローチェや珈琲館を展開するC-Unitedが挑むシステム内製化

3社の統合をきっかけに全社のワークフローシステムを移行

一番わかりやすい課題だったのは、カフェ・ド・クリエの業務は紙が主体であったことです。会社が統合される前は1フロアのオフィスだったので紙の申請でも運用できていたのですが、3社統合後のオフィスではフロアや建物も複数あり紙での回付には時間がかかるためシステム化は必須でした。また、各業態でおこなわれる様々な申請業務について、申請をあげる基準や承認が必要な範囲など業務プロセスもバラバラでした。

また、経営統合をきっかけに人の入れ替わりもあり、旧システムの中身を把握している人がおらず外部の方にメンテナンスをお願いする必要がある状態でした。ユーザーから改善要望があがった際はまず大量のコードを解読して…と運用コストも非常に大きくなっており、統合後の変化に対して旧システムは柔軟な対応ができませんでした。

イニシャルコストや構築期間の短縮を考えて、SaaSの利用は大前提に検討していました。旧システムがそれなりに作りこまれていたこともあって、並列承認や合議承認といった複雑なワークフローを再現できるかどうかや、販売管理など社内の他システムとの連携が可能かという点は重要視していました。一方で、旧システムはJavaScriptがわからないと読み解くのが難しいという課題もあったので、開発のしやすさや拡張の際の柔軟性といった点も今後の変化を見据えて検討時の観点としていました。

検討時の要件にもある複雑な承認や外部連携が実現可能という点は当然重要でした。旧システムでは設定できる承認者数に限界があり、組織ごとの個別要件に応じた設定や組織改編に伴う対応工数に課題を抱えていたので、そこを効率化できるシステムとして選定しました。承認ルートの設定に必要な人事情報や売上などのその他情報を柔軟に活用可能という点で外部システムとの連携も必須でした。

選定のなかで、プラグインによる機能拡張で要件を満たせる製品も検討しましたが、やっぱり過去の経験も踏まえてシステムがブラックボックスになってしまうことは避けたかったです。将来を見据え旧システムのような「負の遺産」を残さないというテーマのもと、例え担当者が変わっても継続的に運用できる、なるべく標準機能で構築可能なシステムであることはプロジェクトを通して意識していました。

そして、内製化だけでなく将来的な現場開発の世界観を提案の初期から提示していただいたことも大きかったです。というのも、これまでマスタデータの登録作業などシステム周辺の作業は大体情シスが担っていました。しかし、個人的には現場の業務担当者が責任を持ってデータを扱いシステムに登録をおこなう「マスタ管理の民主化」ができる状態が理想だと思っていました。システムに関する当事者意識をユーザーにもってもらうきっかけになるという意味でも、市民開発というのはかなり魅力的に映ったことを覚えています。

また、これはSmartDBの導入を決定したあとにはなりますが、導入後最初の3ヵ月でオンボーディングとして伴走していただいて、そこで自分たちで開発できる状態にもっていくというスピード感も良かったと思っています。
結果としてSmartDBを導入して約1年後の2024年11月には、移行対象としていた業務のほとんどをSmartDBに移行できました。

業務効率化の観点では、紙での稟議業務が減ったことに加えて旧システムで存在していた不要な入力項目などを見直すきっかけにもなったので、稟議を起案する時間が短くなっています。システムの動作速度も旧システムと比較すると大きく向上しているのでその点でも移行の効果が出ていると思います。情報システム部の負荷についても、以前は問い合わせを受けた際に探り探りの調査で問題解決に時間がかかっていたので、メンテナンス工数の削減という効果もありました。

SmartDBへの移行をおこなってからは、「この業務もシステム化したい」とか「ここをもっと良くしたい」といった要望がユーザーから結構あがってくるようになっていて、大体80件くらいの要望をこれまでに受け取り必要に応じてシステムに反映しています。システムの統合やリプレイスをおこなって終わりではなく、業務や組織の将来的な変化にも対応できるようにとSmartDBを選定したのですが、実際に柔軟な改修をおこなえていることはSmartDBを選んだメリットだと思っています。

実際に社員総会の場で「SmartDBでできるってほんとうですか？」という質問をいただいたこともあって。SmartDBで身の回りの業務が改善できるということが口コミで広がった結果として、身の回りの業務改善や効率化に興味を持ってもらうきっかけになったんじゃないかと想像しています。

以前は情報システム部からの発信が少なかったんですが、SmartDBの導入などを通じてユーザーの要望を聞きながら新しいシステムでよくなりますということを積極的に発信してきたこともあって、情報システム部へのイメージも変わったんじゃないかと思います。
システムを売りにしている業界ではないのでいわゆる運用や保守のような裏方業務が中心だった頃から変わり、システムを通じて業務をよりよく変えていくという新しい役割を自然に受け入れてもらえています。

現在は、店舗の基本情報などを管理する店舗マスタや修理依頼書などを開発しようとしています。
修理依頼書は業務を主管する営繕部門からSmartDBでやりたいという依頼があったことがきっかけです。別のワークフローシステムからの移行になりますが、話を聞いてみるとただそのまま移行するだけじゃなく様々な改善の余地があるとわかりました。また、現行システムはアカウントを小規模に限定していてエリアマネージャーなど限られた人しか依頼を出せないのですが、SmartDBに移行すると店舗からも直接修理依頼をあげることが可能になるのでそこも使いやすくなりそうです。

業務効率化という点では、店舗マスタの運用を開始できれば多店舗を運営する業態として大きなインパクトになると思っています。
また、「デジタルの民主化」というSmartDBのコンセプトにもあるように、自分の手で業務を改善できるユーザーを増やしていって、SmartDBに限らずいろいろなシステムや業務効率化を意識してもらえる状態を作りたいです。情報システム部に話しかけやすくなったという声を聞く一方でまだまだ壁もあると思うので、部門やシステムの垣根をなくす入り口になるシステムにしていきたいです。

SmartDBで取り組んできた新規開発は一段落する頃合いなので、他にも紙でやっているものとかシステム化したいものをヒアリングして、どんどんSmartDBに移していって紙・ハンコ文化の脱却を目指したいと思っています。
また、今は本社から店舗への情報伝達はインフォメーションアプリとして実装していますが、店舗から本社への報告は定期的なものしかありません。もっと気軽に要望やお客さまからのポジティブな言葉を本社に伝えてサービス品質を向上させるような仕組みを構築していきたいと考えています。

システムの内製や市民開発を一層後押しするアップデートと、業界横断のコミュニティでの知見共有に期待しています。他社のユーザーさんと情報交換をする機会というのもあったりするので、そういった横のつながりも大事にしながら現場のスピードに寄り添ったDXを推進していければと思っています。

まずは、いつも頻度の高いアップデートを実施頂き、ありがとうございます。今後も開発者側・利用者側共に利用しやすくなるアップデートを期待しています。また、今後はSmartDBへもAIが導入されると伺っています。AIをはじめ、様々な技術を取り入れていただき、より便利でより広い使い方ができるようになればと思っています。