総務部門を助ける！４つの導入メリット

総務部門はノウハウの宝庫

限られた人的資源を最大化する方法〜総務部門にとっての効果編〜

ビジネス環境の変化が著しく、人的資源も限られる時代。全社の効率性の縮図とも評される「総務部門」に求められることとはなにか。なぜ、全社の生産性向上に「総務部門」の業務効率化が重要なのか。その理由と、業務効率化の具体策を実際の業務に沿ってご紹介します。
「SmartDB」を利用することでどのように効率化ができるのか、ポイント・機能をわかりやすく解説しています。ぜひ業務の効率化にお役立てください。

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掲示板をワークフロー化
部門からの依頼対応をスムーズに

各部門から依頼がある社内向けアナウンスの掲示。それぞれに指摘、再チェックと何度もやりとりが発生し、確定してからようやく公開作業にとりかかる。こんなふうに振り回されていませんか。依頼とチェックをワークフローにして、掲示まで自動化すれば楽になるうえ、ミスも防止できます。

掲示期間、宛先、公開内容などの必要情報を入力フォーム化すれば、情報の不足をチェックする必要はありません。「SmartDB」なら、何度もやり取りする場合でも、今、だれがボールを持っているのか？が一目瞭然で優先度も明確。掲示開始日の近いものから優先して確認しましょう。メールでは見えづらい状況も、ひと目でわかります。
チェックが完了し承認が終わったら、指定された日時に公開するように自動化しておきましょう。

組織で対応すれば負荷分散もできるうえ、依頼から掲示までをスムーズに実現。公開するファイルを間違えたり、宛先を間違うといったミスも減らせます。

大量の資料印刷よ、サラバ！
会議のペーパレス化を実現

経営会議など資料が多くなりがちな会議は、事前の準備も大変なうえに、せっかく準備しても直前に差し替えが発生することも。紙ゆえに会議終了後の適切な廃棄も必要です。

会議資料をWEBで閲覧できるようにすれば、直前まで差し替えが発生しても大丈夫。紙の行方を気にする必要はありません。しかし、WEBで会議資料を閲覧できる専用会議システムは高価で、すぐに実現するのは難しいのではないでしょうか。

「SmartDB」で実現するなら、議案受付からシステム化。受付、内容チェック、差し戻し、確定までの流れをワークフローで仕組み化しましょう。状況の追跡はもちろん、属人化も防止。組織的に対応できます。
当日の会議では、確定文書をWEBで閲覧してもらえばOK。その場で可決、否決を反映でき、さらには議事録を添付すれば関連文書が一元管理されます。結果は関係者へ自動通知。圧倒的に手間を削減、高価な会議システムよりも便利に使えます。

全社文書管理の仕組みで
内部統制を実現

各部門ごとの文書管理は適切に行われていますか？管理を部門ごとに任せてしまうとルールの徹底は難しくなり、情報漏えいや改ざんなどのリスクも高まります。閲覧権限のコントロールはもちろん、改版や持ち出し、廃棄まで適切に管理される必要があります。全社統一のルールを適用した文書管理の仕組みを用意して、内部統制を実現しましょう。

「SmartDB」は大企業への導入実績に裏付けられた権限コントロール、閲覧する人や部門に合わせて最適化できる柔軟な項目設定、運用に合わせた文書ライフサイクルを実現するワークフローなど、柔軟でありながらきめ細かな文書管理システムを実現する機能をそろえています。

運用に合わせた文書管理ルールを策定し、柔軟でありながら堅牢な文書管理システムを実現しましょう。

部門間のやりとりの手間は
「仕組み化」で減らそう

部門間のやりとりは、実は個人間に閉じたものになりがちです。その理由はメールでやりとりしていることにあります。メールだと責任の所在が不明確になりやすいうえに、状況把握や期日管理も難しくなります。そうは言っても専用のシステムを構築するほどではないし、かといってメールのままでは煩雑すぎます。
そこで、部門間のやりとりこそ「SmartDB」で「仕組み化」しましょう。

たとえば、申請受付後に関連部門で作業が必要な場合、状況把握とタスク管理にはワークフローが使えます。関連部門が複数ある場合も、同時並行作業や前提作業がある場合もカバーでき、申請者は状況の把握ができます。
また、各部門に一斉に回答してもらうようなアンケートなどは、エクセルファイルをばらまいているとその後の集計作業に時間がかかりすぎ、本来の目的を実現するまでに大きなタイムロスが発生します。その用途に合わせてアンケートフォームを作れば手間が激減。宛先への自動通知も簡単にできます。

他部門との連携に伴う雑多な業務が多い総務部。仕組み化を助ける「SmartDB」があれば、さまざまなことに応用がききますよ。