稟議業務で、こんな“現場の課題”ありませんか？
コロナ禍などを背景に、稟議申請の電子化・ペーパーレス化を進めた企業は少なくありません。一方で、周辺業務はExcelやメール、別システムで運用されたままだったり、部署・グループ会社ごとに異なる稟議システムが混在していたりするケースも見受けられます。
また、長年運用されたシステムの老朽化に加え、機能や柔軟性が十分でないシステムを使い続けていることで、利便性向上や業務改善が十分に進んでいない企業もあります。
その結果、立場ごとに次のような課題が発生しがちです。
申請者
- どのシステムから申請すべきか分かりづらい
- UIが古く、申請方法がわかりにくい
- 入力ミスによる差し戻しが起こりやすい
承認者
- 承認依頼が多く、対応すべきものが漏れる
- 確認ポイントが分からず判断に時間がかかる
- 外出先ですぐ承認できない
管理者
- 組織・ルール変更時の対応負荷が大きい
- 承認ルート・権限管理の設定ミスが起こる
- 改修・運用コストが大きい
なぜ稟議の課題は解消されないのか
多くの企業で、稟議書の電子化やペーパーレス化自体はすでに進んでいます。
しかし実態としては、申請・承認だけをシステム化し、前後の業務や関連システムは分断されたまま運用されているケースも少なくありません。
稟議業務は、法務相談など事前の確認や承認後の対応まで含めた複雑な業務構造を持っています。
そのため、従来型の稟議システムでは、こうした業務全体やグループ横断での利用、データ活用への対応が難しくなりつつあります。
SmartDBで稟議にまつわる業務を一気通貫でデジタル化！
【稟議関連業務の全体像イメージ】
こうした課題を構造から解決する基盤として、多くの大企業に選ばれているのがSmartDBです。
【稟議業務に求められる要件とSmartDBの適合性】
多くの大企業が、SmartDBを稟議業務に活用！
稟議業務におけるSmartDBのポイント
①複雑な承認ルートも柔軟に設計可能
- 日本独自の組織構造（兼務・グループ横断）を考慮した承認設計
- 複数条件（AND条件）や入力内容に応じた承認者の自動設定
- 合議・代理承認を含む複数ステップのあるフローへの対応
- ロール単位・プロジェクト単位双方に対応した柔軟な承認ルート設定
- 承認状況・履歴・確認コメントを証跡として一元管理
②AIによる入力支援・確認業務の効率化
- AI OCRにより添付ファイル・画像を自動テキスト化し、入力負荷を軽減
- 起案内容の自動チェックにより、入力ミスや抜け漏れを防止
- 承認時に確認すべきポイントや変更点をAIが自動サジェスト
- 過去の稟議履歴を踏まえ、承認判断に必要な情報を提示
- AIプロンプトをデータベース化し、組織的・継続的なAI活用を推進
③データ活用を前提とした稟議基盤
- 過去の稟議や関連情報を横断的に検索可能
- 稟議内容・取引先情報・関連文書を構造化して一元管理
- 承認フローと稟議データをひも付け、承認判断に必要な情報を整理・統制
- 過去の稟議履歴・承認実績をデータベースとして蓄積・再利用
④機密情報を安全に活用する柔軟な権限制御
- 稟議項目・文書単位で、閲覧・編集権限を柔軟に設定可能
- 起案者・承認者・担当部署など、役割に応じた権限設計に対応
- 契約条件や人事情報など、機微情報を特定部署のみに限定公開
- 不要な閲覧・編集を防止し、必要な情報だけを適切に共有
⑤稟議を起点に前後の業務・情報を統合管理
- 法務相談・取引先審査など、稟議前の検討プロセスにも対応
- 契約手続き・予実管理など、承認後の後続業務まで連携可能
- 稟議を起点に、関連業務を横断した業務フローを構築
- 前後工程を含めた業務全体のデジタル化を実現
SmartDBの協創実績（一部抜粋）
「SmartDB」業務活用例 稟議決裁編
「SmartDB」を活用した稟議業務のデジタル化について、申請者・承認者・管理者における課題と解決策を交えながら、実際の大企業の業務を想定した活用例とともにご紹介します。ぜひご覧ください。
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よくあるご質問
SmartDB（スマートデービー、スマデビ）とは？
SmartDB（スマートデービー、スマデビ）は、大企業向けのWebデータベースとワークフロー機能を備えたノーコード開発プラットフォームです。
現場の業務効率化はもちろん、ノーコードによる市民開発を実現することで大企業のDXを推進します。
詳しくは「SmartDB製品ページ」をご覧ください。
SmartDBの導入事例はありますか？
大企業を中心に、業種・規模・テーマ別の導入・活用事例をご覧いただけます。
稟議・ワークフロー領域でのリプレイス事例も紹介しています。
詳しくは「導入・活用事例」をご覧ください。
既存の稟議システムからリプレイスできますか？
はい、可能です。
EOL対応やスクラッチ運用の限界をきっかけに、既存の稟議・ワークフローシステムからSmartDBへリプレイスされる企業も多くあります。
業務内容や運用に合わせて柔軟に設計・移行できるため、現行ルールを活かしながら段階的な刷新が可能です。
稟議業務をSmartDBでどこまで対応できますか？
SmartDBは、稟議起案・承認・決裁といったワークフローだけでなく、関連する文書やデータ管理まで含めた運用に対応できるプラットフォームです。
承認フローの複雑化やグループ横断での利用など、大企業ならではの業務構造を前提に設計されています。
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