事業成長と共に。SmartDBで業務デジタル化を加速！

これからのデジタル化の秘訣は「個人のスキルに依存しないこと」

2017年春、「稟議・決裁デジタル化プロジェクト」がスタート。紙業務のデジタル化とともに、意思決定のスピードを損なわない柔軟なワークフローの実現が重要要件に挙げられた。

一方で、急成長を続けるアダストリアの“今”に伴走できることも重視。業務が変わることを前提に、また各部門の業務デジタル化を素早く行うためにも、IT部門だけではなくシステム開発の経験が少ない人でも開発・変更が容易にできるサービスのなかから選定が進められた。

「『SmartDB』に対しては私たちがもっとも重視した標準機能の組み合わせでの業務の再現性が高いと感じました。また、システム開発の経験が少ない方でも、ワークフローを開発、運用できることで、個人のスキルに依存せずに事業成長や業務変化に合わせた継続的な業務デジタル化の推進ができると考えました。大企業での導入実績・事例が多い点もプラス要素となりましたね」（櫻井氏）
スマートフォンによる社外からの承認や、滞留時には承認を促すメールを送信するなど意思決定をスピードアップさせるための具体的な機能要件も踏まえた上で、「SmartDB」が選定された。

アダストリアの担当者とドリーム・アーツのエンジニア間でディスカッションを重ね、ユーザーインターフェースからワークフローのプロセス、その他の必要な処理など「SmartDB」上で設定変更を細かく繰り返しながら、わずか８ヵ月後の2017年秋には運用が開始された。

「SmartDB」がもたらしたデジタル化の定着と広がり

急ピッチで進められた「稟議・決裁業務」のデジタル化は、「承認までの意思決定のスピードアップ」「業務効率」の両面で大きな効果をアダストリアにもたらした。紙ベースの運用時は年間1,000件ほどだった起票数が、「SmartDB」でのデジタル化により現在は3,000件弱と大幅に増えている。

「紙運用の時代は回覧時の利便性から省略していたプロセスもありました。『SmartDB』では本来のプロセスを組み込んだのですが、起票数は３倍になっています。本社メンバーが業務効率を体感してくれていることをこの数字で感じることができます。またこれまでは紙が手元に回ってきたときしか稟議情報が確認できませんでしたが、デジタル化することによって情報共有のスピードもアップし、業務効率化が進んでいると感じます」

そう語るのはデジタル化推進部でマネジャーを務め、プロジェクトスタート時から携わる菱沼 美樹氏。もともと内部監査部門にいた菱沼氏はシステム開発スキルを持ってはいなかった。

選定時の要件にあった「標準機能で開発、運用が容易」という点に加え、メーカーのエンジニアに対応を依頼しなくても自分たちで調べたり、参考にしたりできる活用支援情報「カスタマーサクセスコンテンツ」が充実していたことは、プロジェクトに大いに役立った。菱沼氏は続ける。

「『SmartDB』担当になってから、ドリーム・アーツが開催するSmartDB紹介セミナーやハンズオンなど対面の機会や、Webやメールでのユーザーサポートを積極的に活用することでサービス習得を進めました。高度な開発スキルがなくても今では業務変化に合わせた更新にも対応できています。複雑なワークフローで悩んだときにもオンライン相談を活用して解決しています」

稟議・決裁で本社の多くのスタッフがメリットを享受できたこともあり、「SmartDB」に対する期待は日増しに増えてきている。事実、他の業務でも「SmartDB」を使いたいという声があがり、販促物管理などデジタル化した業務もある。さまざまな業務への適用が可能であり、業務変化への柔軟性を保持している点においても「SmartDB」の有用性は評価されている。

本社の業務効率が上がることは、世界中のお店づくりへのプラスを意味する。アダストリアの成長は今後も見逃せない。