1/25開催「SmartDB」勉強会報告

スマートDB勉強会の開催報告

「第3回SmartDB勉強会」を、恵比寿ガーデンプレイスSpace6にて開催いたしました

当会は、日頃「SmartDB®」をご利用いただいている皆さまに、事例の発表やディスカッションを通して「課題解決や活用のヒントをお持ち帰りいただくこと」「担当者さま同士の継続的な交流を支援すること」を目的に開催しております。

今回は２社のユーザーさまからの活用事例発表。「SmartDB」新バージョンのご紹介。「SmartDB」の課題・お悩みについてグループでディスカッション。最後は場所を変えての懇親会と、大盛況の内に終了した「SmartDB」勉強会の様子をレポートいたします。

参加者の声

・ディスカッションで他社の方との交流を持つことができてよかったです
・社内のアイデアだけでは行き詰まるところもあったので、参考になりました
・業務効率向上のための活用事例を生の声で聞くことができ、大変有意義な時間となりました

事例発表① ｜事例発表② ｜新バージョンのご紹介｜ディスカッション

事例発表①ユーザー企業Ａ社さま
自分たちで企画運営する運用
Notesと併用して「SmartDB」を利用

「SmartDB」導入にあたっては、社内の全部門が、それぞれの業務改善のために簡易なアプリケーション開発を自ら行える環境を用意し、業務改善を活性化させることを目的に掲げました。また、自部門で実践的な機能を短時間で開発できること、開発部門の繁閑に左右されず、臨機応変にシステムの構築・改修が可能となることを効果として期待し、「SmartDB」の運用を開始いたしました。

「SmartDB」活用により業務改善が実現した事例が「案件管理システム」です。弊社では案件を進めるにあたり、とりまとめ部門が複数の他部門に対し、数ある必要情報の確認や作業要請、進捗確認を行います。「SmartDB」導入前は、こうしたやりとりに紙書類とメールを使っていたため、状況の確認に時間がかかったりメールを見落としたりと、改善が必要な状況となっていました。

そこで「SmartDB」を活用し、必要な情報を一元管理できる作業依頼のワークフローを作成しました。これにより報告漏れやメールが大幅に減少。情報を探し回る手間もなくなり、業務を効率化することができました。こうした成功事例から「SmartDB」の適用領域も広がっています。

事例発表②ユーザー企業B社さま
ストリクトなSmartDB運用
大規模組織で利用

弊社は、「INSUITE」導入の翌年、旧イントラツールから「INSUITE」に移行できない情報の救済を目的に「SmartDB」を導入しました。ただし、社内でも積極的に利用を薦めているわけではなく、ガバナンス強化の志向を持ちつつ、非常に緩やかなペースで導入を進めております。

この志向の背景にあったのは、従来のシステム運用体制からの反省です。NotesやSharePoint2003の運用においては、だれでも非常に簡単に操作できてしまうことから、属人化や不要なDBの増殖、情報セキュリティや全体最適に対する意識の欠落といった問題がありました。そこで、「SmartDB」導入に際してはIT部門が関与することで、「安全に」かつ「最適な」効率化の実現を追求することとなりました。

私たちが目指しているのは、ユーザーの求めるシステムを作ることではなく、あくまでも「IT部門が持つ道具のひとつを使って、ユーザー部門が主管する業務を支援する」ことです。こうしたストリクトな運用体制を敷くことで、弊社サービスの向上や、新たな価値創造につながる活用が可能となりました。

しかし効果が出ているとはいえ、いつまでもこの「ストリクトな運用」ばかりを続けていくべきかという疑問もありますので、より効果的な「SmartDB」の活用を目指し、今後の運用体制について考えていこうと思っております。

「SmartDB」春バージョンの新機能紹介

2018年春にリリース予定の「SmartDB」新バージョンの機能を、「SmartDB」プロダクトオーナーよりご紹介させていただきました。

春バージョンでは「SmartDB」をさらに便利にご利用いただけるよう、機能改善を予定しております。ぜひご期待ください！

課題ディスカッション

ご参加いただいた皆さまにグループに分かれて「SmartDB」利活用促進のための課題とその解決策について、ディスカッションしていただきました。同じような悩みを抱えるご担当者さま同士、活発な意見交換がされ、大変盛り上がりました。ディスカッションのあとの懇親会で、ディスカッションだけでは語りきれなかったこともお話しされていたようです。